سازمان نهاد سردفتری در ایران

برای انجام رسالت نهاد سردفتری ایران مجموعه‌ای به فعالیت می‌پردازد. نقایص بسیاری در مقررات حاکم موجودند که کارکرد این مجموعه را با مشکل مواجه می‌سازند. تلاش نگارنده در این مقاله معرفی مجموعه مذکور و تاثیر برخی از نقایص موجود در مقررات در کارکرد آن است. موضوعات مورد نظر با تمایز دو نوع سردفتر(الف) و دو نوع دفتریار(ب) بررسی می شود.

الف – دو نوع سردفتر

سردفتر اسناد رسمی و سردفتر ازدواج و طلاق در راس دو دفتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق قرار دارند. قبل از ورود به بحث، باید اعلام کنیم که اسناد تنظیمی توسط دفاتر ازدواج و طلاق نیز رسمی هستند و از مزایای چنین سندی برخوردارند. یادآوری این واقعیت به این دلیل است که شاید نام‌های انتخاب شده برای این دو نوع سردفتر مخاطب را به اشتباه بیندازند. اینها نام‌های برگزیده توسط قانونگذارهستند و ما به همین جهت آنها را برگزیدیم.

۱- سردفتر اسناد رسمی 

در هر دفتراسناد رسمی جایگاه اول را سردفتر به خود اختصاص می‌دهد. او مدیر و مسوول تمامی امور دفترخانه است. هنرش به این صورت خلاصه می شود: نوشتن سند رسمی و معتبر. رابطه اش با جامعه متقابل است. او تاثیر مهمی برجامعه دارد. به ویژه او امنیت را به روابط قراردادی مردم و اسنادشان می‌دهد. در مقابل جامعه نیز جایگاه بالایی به وی می‌دهد. مردم ترجیح می‌دهند که اسنادشان در دفتر اسناد رسمی نزد یک سردفتر رسمی شود، هرچند که در پاره‌ای از موارد مجبور به انجام این کار نباشند. نباید ایراد شود که مردم برای رسمی کردن اسنادشان در دفاتر اسناد رسمی هزینه می‌پردازند و زمان زیادی صرف می‌کنند، زیرا درعوض، امنیت و اطمینان را برای روابط قراردادی و اسنادشان به ارمغان می‌آورند. پشت پرده تمامی این واقعیت‌ها نقش سردفتر انکارناپذیر است. چرا که در یک دفتر اسناد رسمی سردفتر مسئول اصلی است. از دید قانونگذار سردفتر شاهدی ویژه برای اسناد مردم است. نقش او آنقدر بنیادی است که نقش دیگران را در خود حل می‌کند. در سالهای اخیر حقوقدانان جوان تمایل زیادی را به حرفه سردفتری نشان داده‌اند، هرچند مسئولیت در این حرفه سنگین است. دلیل اصلی آن را باید در جایگاهی که این حرفه در جامعه به خود اختصاص داده است و نیز در به هم ریختگی سایر مشاغل حقوقی جستجو کرد. این وضعیت به هیچ وجه نتیجه برنامه‌ریزی متولیان امور سردفتری نیست.

مطابق ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران –مصوب ۱۳۵۴-، دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به قوه قضاییه است.  دفتر اسناد رسمی با این ویژگی رابطه‌ای ویژه بین سردفتر و قوه قضاییه ایجاد می‌کند، به نحوی که باید بپذیریم که سردفتر نیز وابسته به قوه قضاییه است. در واقع، همانطور که خواهیم دید دفاتر اسناد رسمی به غیر از سردفتر افراد دیگری را نیز در خود جای می‌دهند که حضورشان در آنجا اجباری است. اما دفتر اسناد رسمی با این ویژگی هیچ حجابی را بین سردفتر و شخص ثالث ایجاد نمی‌نماید. در واقع،  نقش همکاران سردفتر در دفتر اسناد رسمی، در مقایسه با نقش سردفتر قابل مسامحه است. مسئولیت مطلق سردفتر به تمامی اعمالی که در دفترخانه صورت می پذیرد، هرچند توسط افرادی غیر از وی صورت گرفته باشد، گسترش می یابد. رابطه سردفتر با دفترخانه‌اش می‌تواند به این صورت تعبیر شود: وحدت با وجود کثرت. سردفتر نمی‌تواند با استناد به این کثرت از مسئولیت فرار کند. این واقعیت که ماده ۲۴ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران –مصوب ۱۳۵۴- پیش بینی می‌کند که سردفتر مکلف به رعایت نظامات قوه قضاییه است، نتیجه مستقیم وابستگی سردفتر اسناد رسمی به قوه قضاییه است. به هر صورت، ابلاغ سازمان ثبت اسناد واملاک این وابستگی را برای سردفتر به ارمغان می‌آورد. در واقع، ماده ۲ آن قانون پیش بینی می کند که اداره امور دفترخانه به عهده شخصی است که، برابر مقررات این قانون، توسط سازمان ثبت اسناد و املاک پیشنهاد و پس از اخذ نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران به موجب ابلاغ قوه قضاییه منصوب و سردفتر نامیده می‌شود.

به این ترتیب می‌بینیم که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فقط حکم پیشنهاد شخص صالح را برای سمت سردفتری داراست. این در حالی است که اصولا مقام پیشنهاد دهنده حکم انتصاب ندارد. بنابراین در این مورد سازمان یاد شده حق ندارد خودش سردفتر را تعیین کند و همچنین نمی‌توان به آن در این مورد تفویض اختیار نمود. با این حال، درحال حاضر رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور سردفتران را، به لطف تفویض اختیار رییس قوه قضاییه تعیین می‌کند.

پر واضح است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هرکسی را به سمت سردفتری منصوب نخواهد کرد. شرایط لازم برای سردفتر شدن به قدری هستند که نمی توان لیست جامعی از آن ارایه کرد. تعداد زیادی سند برای آنکه در دفتر اسناد رسمی با محوریت سردفتر رسمی شوند در نظر گفته شده‌اند. رسالت سردفتر به صرف نوشتن سند و قرارداد و انجام گواهی امضاء محدود نمی شود. او بایستی که سندهای مطمئنی تنظیم نماید که نتوان به آسانی زیر سوال برد. بنابراین او باید مرد قانون و مقررات باشد. در واقع، درهر دفتر اسناد رسمی قانون به مانند نقطه پرگاری است که تمام امور با اتکاء برآن انجام می‌شود. مقررات نقطه عزیمت تمام تصمیمات سردفتر هستند. او باید کلیت حقوق را بداند و کمینه در زمینه حقوق خصوصی و به ویژه حقوق قراردادها متخصص باشد.

از جهت اخلاقی او باید رازدار، قابل اعتماد و امین باشد. او ملزم است که اسرار حرفه ای را حفظ کند. این تکلیف به عنوانی تکلیفی مطلق به تمام اسناد و اعمال مشتریان سرایت می‌یابد. به علاوه در موارد متعددی او نقش داور را بازی خواهد کرد. اما این ویژگی‌ها باز کفایت نمی کند. او باید دقیق وموشکاف باشد، چرا که نقشی پیش گیرنده و امنیت دهنده دارد. اسنادی که او تنظیم می‌کند باید که از ایجاد بسیاری از مرافعات جلوگیری کنند. وی رابطه قراردادی مردم را اصلاح می‌کند. مسئولیت سنگین او حضوری همیشگی و همه جایی دارد. در نتیجه، شرایطی که برای دسترسی به شغل سردفتری در نظر گرفته می‌شود باید سخت گیرانه تر از آنهایی باشند که برای حرفه وکالت و حتی قضاوت در نظر گرفته شده‌اند. منتهی شرایط در نظر گرفته شده به موجب مقررات چنین توقع به جایی را برآورده نمی‌کنند .

با عنایت به قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران ودفتریاران -مصوب ۱۳۵۴-، متقاضیان حرفه سردفتری باید واجد پاره‌ای از شرایط و فاقد برخی از شرایط باشند. این شرایط آنها را از گذراندن امتحان کتبی و اثبات صلاحیت اشتغال به سردفتری در مقابل داوران و همچنین اخذ گواهی صلاحیت اخلاقی صادره توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معاف نمی‌کنند. باری، در این مختصر صرفا شرایط علمی که متقاضی حرفه سردفتری باید دارا باشد، بررسی می‌شوند. چرا که این شرایط نتایج مهمی در مشکلات موجود در کارکرد سردفتری و دفتر اسناد رسمی دارند. در این مقاله صرفا این شرایط را بررسی خواهیم کرد و در مقاله‌های بعدی به تجزیه و تحلیل آثارشان روی مشکلات موجود دفاتر اسناد رسمی خواهیم پرداخت.

مطابق ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران -مصوب ۱۳۵۴-، متقاضی شغل سردفتری باید یکی از تحصیلات حقوقی یا سوابق حرفه ای ذیل را داشته باشند:

• اشخاصی که دارای لیسانس حقوق در رشته قضایی یا منمول از دانشکده الهیات یا دانشکده سابق معمول و منقول باشند.
• کسانی که دارای دو سال سابقه خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری باشند.
• سایر لیسانسیه ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری.
• اشخاصی که از مراجع مسلم ،دارای تصدیق اجتهاد طبق آیین نامه ای که به تصویب وزارت دادگستری می رسد، باشند.
• دفتریارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری موضوع شق سوم ماده ۱۱ قانون دفاتر اسناد رسمی- مصوب ۱۳۱۶ – باشند، به شرط داشتن پنج سال سابقه دفتریاری.
• دفتریارانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند، به شرط داشتن هفت سال سابقه دفتریاری اول.

۱- دفتریاران اول که در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و ۱۵ سال سابقه دفتریاری اعم از متناوب و مستمر داشته باشند.

وجود این شرایط و عدم وجود شرایطی دیگر کفایت از این نمی‌کند تا کاندیدا به عنوان سردفتر اسناد رسمی صالح باشد. بایستی که او برخی از امتحانات را با موفقیت پشت سر بگذراند تا اینکه صلاحیت علمی و اخلاقی خود را در این زمینه ثابت کند. در واقع، دو راه دسترسی به حرفه سردفتری وجود دارد. راه اول رسیدن به شغل سردفتری، راه عمومی است.در این راه متقاضی ملزم است که در امتحان کتبی، که برابر مقررات هر سال برگزار می شود، شرکت کند. او پس از اینکه در این امتحان کتبی پذیرفته شد، ملزم است مرحله اختبار در مقابل هیاتی که چگونگی انتخاب اعضای آن را ماده ۳ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران- مصوب ۱۳۵۴- مشخص می کند را نیز با موفقیت سپری کند.

در صورت موفقیت در امتحان و در اختبار، سازمان ثبت اسناد و املاک به بررسی صلاحیت اخلاقی کاندیدا خواهد پرداخت. راه دوم رسیدن به حرفه سردفتری، راه اختصاصی است. در این راه نامزد سردفتری باید با امضای قرارداد واگذاری امتیاز دفتر با سردفتری که به مرحله بازنشستگی رسیده است یا با ورثه سردفتر فوت شده تشریفات سردفتر شدن را آغاز کند. در واقع، برابر ماده ۶۴ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران- مصوب ۱۳۵۴- افراد اخیر می‌توانند تحت شرایطی شخصی را به عنوان جانشین به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کنند.

دیدیم که سردفتران تاثیر قابل توجهی بر جامعه خود دارند. در مقابل جامعه نیز جایگاه ویژه ای را به ایشان اختصاص می دهد.

کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان نماینده قانونی سردفتران قابلیت ورود نامزد سردفتری را در حرفه بررسی می‌کند. بنابراین صلاحیت متقاضی صرفا نباید از نقطه نظر علمی و اخلاقی بررسی شود. کاندیدا بایستی که خود را با نظامات کانون یاد شده سازگار کند تا بتواند رسالت خود را در مقابل جامعه به انجام رساند. و این دلیلی است بر اینکه برای انتصاب سردفتر نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران باید درخواست شود. اما از عبارت «نظر مشورتی» نباید مفهوم نظری ارشادی و اختیاری استنباط کرد. بحث بر سر یک تشریفات اداری ساده نیست. درست است که از لحاظ حقوقی نظر مشورتی کانون سردفتران ودفتریاران، رییس قوه قضاییه را مقید نمی‌کند. اما در عمل این نظرات باید به طور دقیقی مدنظر قرار گیرد. انتصاب نامزدی که هماهنگ با همکارانش نیست و در نتیجه توسط کانون یادشده پذیرفته نمی‌شود، خلائی را در حرفه ایجاد می‌کند که به آسانی پر نمی‌شود.

هرچند که انتصاب نامزد سردفتری توسط رییس قوه قضاییه ،و مسامحتا توسط رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، به وی عنوان سردفتر می‌دهد، این امر کفایت از آن نمی‌کند که وی مشغول به کار شود. به موجب ماده ۱۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران- مصوب ۱۳۵۴- و مواد ۱ و۱ آیین نامه آن سردفتر باید سوگند یاد نماید. همچنین او باید ضامن معرفی کند یا به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کند. این امر برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت و یا پرداخت محکوم به نقدی دادگاه انتظامی صورت می پذیرد. به علاوه، او باید نمونه ای از امضای خود را به اداره و سازمان ثبت اسناد واملاک بدهد. درنهایت او موظف است که حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ صدور ابلاغ نسبت به تاسیس دفترخانه خود اقدام کند، در غیر اینصورت ابلاغ وی کان لم یکن خواهد بود.

پرسشی که در اینجا مطرح می‌شود این است که وضعیت حقوقی سردفتر ایرانی چیست؟ پاسخ به این پرسش مشکل به نظر می‌رسد، چرا که هیچ متنی قانونی سردفتر اسناد رسمی را تعریف نمی کند. بی تردید، او کارمند دولت نیست. در واقع، هیچ رابطه استخدامی بین او و دولت وجود ندارد. با این وجود، می توان او را به عنوان نماینده دولت برای اجرای بخشی از قدرت حاکمیت تلقی کرد. رسالت سردفتر ایرانی اجرای بخشی از خدمات عمومی است. چرا که فعالیت وی برای رفع نیازهای عمومی است. این نیازها باید به وسیله قدرت عمومی کنترل و تضمین شود. برای همین امر است که سردفتر به موجب ابلاغ قوه قضاییه منصوب می‌شود. او فعالیتش را تحت نظارت و کنترل قوه قضاییه و سازمان ثبت اسناد و املاک انجام می‌دهد. اما باید توجه داشت که نظارت در اینجا به معنای تابعیت نیست. در واقع، سردفتر ایرانی درانجام فعالیتش تابع قوه قضاییه و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیست.

سردفتر باید همیشه در دفترخانه خود حاضر باشد، هرچند که هیچ مشتری نداشته باشد. او نمی‌تواند دفترخانه خود را بدون مجوز اداره ثبت اسناد و املاک ترک کند. دفترخانه‌اش به غیر از روزهای جمعه و سایر روزهای تعطیل باز است. در هر لحظه می‌توان از سردفتر خواست که تنظیم سند کند و او حق استنکاف ندارد، مگر آنکه مفاد سند مخالف قوانین، مقررات، نظم عمومی و اخلاق حسنه باشد۱۲. به این ترتیب است که دوام و ادامه خدمات عمومی واگذار شده به سردفتر تضمین می شود. برای تضمین دوام، امتیاز، اسناد و دفاتر دفترش به جانشین واگذار می‌شوند. در جای خود خواهیم دید که با اجرای فردی حرفه سردفتری این ویژگی‌های مهم حرفه با مشکل مواجه می شوند.

۲- سردفتر ازدواج و طلاق

 قصد قانونگذار بر اینکه امر رسمی کردن اسناد ازدواج و طلاق را به بخش خصوصی واگذار نماید، باعث ایجاد سردفتری خاص درسیستم حقوقی ایران با نام «سردفتر ازدواج و طلاق» شده است. مانند سردفتر اسناد رسمی، او نیز سردفتری است که دفترخانه خاص خود را دارد، ولی وظیفه‌اش فقط به موضوعات ازدواج و طلاق محدود می شود. موضوع فعالیت وی مشخص است. منتهی برای روشن گری بیشتر در این زمینه، در این مختصر بهتر دیدیم، بدون ورود در جزییات، صرفا موضوع حق بازگشت از طلاق را توضیح دهیم.

طلاق در حقوق ایران همیشه قطعی نیست. قانونگذار در مواردی حق بازگشتی را برای همسران سابق قائل است. این حق بازگشت موجب مواد ۱۱۴۳ تا ۱۱۴۴ قانون مدنی قانونمند شده است.در این زمینه سه نوع حق بازگشت به رسمیت شناخته شده است:

• مورد اول حق بازگشتی است که به نفع مرد به رسمیت شناخته شده است، البته اگر طلاق بائن نباشد. در این مورد مرد به صورت یک جانبه حق رجوع به زن سابقش را دارد؛
• مورد دوم حق بازگشتی است که به نفع زن به رسمیت شناخته شده است، البته اگر طلاق خلع یا مبارات باشد. در واقع، در این دونوع طلاق زن حق رجوع به عوض پرداختی جهت طلاق را دارد. در صورتی که چنین رجوعی صورت پذیرد، حق رجوع سومی می توان تصور نمود؛
• در واقع، اجرای این حق رجوع سوم از حق رجوع زن سابق به عوض در طلاق‌های خلع ومبارات ناشی می شود. اگر شوهر سابق با رد این عوض موافمت کند، طلاق های بائن مذکور در شماره لبل تبدیل به طلاق‌های غیر قطعی می شود و شوهر سابق به این ترتیب امکان رجوع به زن سابق خود را پیدا می کند.

اهمیت این حق رجوع ها نباید دست کم گرفته شود، چرا که اجرای هریک از آنها به یک عمد ازدواج می‌ارزد. از همین نکته ضرورت ثبت آنها در دفتر ازدواج و طلاق دقیقا فهمیده می شود.

با این مقدمه ما می توانیم نقش و وظیفه سردفتر ازدواج و طلاق را تعریف کنیم : ثبت اسناد ازدواج و طلاق و انتقال آنها به اداره ثبت احوال. او وظیفه مشاوره ندارد. وظیفه‌اش در میان راه بین خدمات عمومی و مشاغل آزاد قرار دارد. او تکالیفش را مانند صاحب یک حرفه آزاد تحت کنترل قوه قضاییه، بدون دفتریار، با تحصیلات بیشتر مذهبی انجام می دهد. در یک نظام سردفتری مدرن، این نوع سردفتر با این خصوصیات از بین خواهد رفت. به ویژه که در سیستم حقوقی ایران تشریفات مذهبی ویژه‌ای برای ازدواج لازم نیست.

ب- دو نوع دفتریار

 قانونگذار دفتریار اول و دفتریار دوم را برای فقط دفاتر اسناد رسمی پیش‌بینی می‌کند. دفاتر ازدواج و طلاق فاقد دفتریار هستند. حضور دفتریار اول در هر دفتر اسناد رسمی اجباری است، ولی حضور دفتریار دوم در آنجا اختیاری است۱۱.

۱- دفتریار اول

دفتریار اول فرد شماره دو دفتراسناد رسمی است. در واقع، او معاون دفترخانه و نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در دفترخانه است. این عناوین متفاوت و در برخی از جنبه ها متضاد، ویژگی مبهمی به رسالت این شخصیت مهم دفتر اسناد رسمی داده است. برای شناخت این وضعیت باید تاریخچه ایجاد این شخصیت مطالعه شود. اگر این تاریخچه بررسی نشود، نمی‌توانیم جنبه های مبهم این شخصیت مهم دفترخانه و دلایل وجودی آن را دریابیم. فعلا به پرسش‌های مهمی که در مورد این شخصیت دفتر اسناد رسمی مطرح است پاسخ نمی‌دهیم، تا در فرصت مناسب‌تری به آنها پاسخ بدهیم. پرسش‌هایی مانند: گستره دو وظیفه تفویضی به وی چقدر است؟ ابهام موجود در رسالتش به چه صورت در مشکلات موجود دفتراسناد رسمی نقش دارد؟

در زمان حاکمیت قانون ثبت اسناد – مصوب ۱۲۴۱- و قانون ثبت اسناد و املاک – مصوب ۱۳۱۲- مساله حضورنماینده اداره ثبت موضوعیت نداشت. چرا که مراکز تنظیم اسناد در ادارات دولتی ثبت اسناد متمرکز بودند. در این ادارات کارمندان دولت مبادرت به تنظیم اسناد می‌نمودند و حضور نماینده‌ای از دولت در کنار ایشان منطقی نبود. سه قانونی که پس از آن تصویب شدند شرایط را به کلی دگرگون کردند:

اولی قانون ثبت اسناد و املاک -مصوب ۱۳۱۱- است که دفتر اسناد رسمی را به صورتی مشابه شکل امروزی، یعنی نهادی از بخش خصوصی با صلاحیت رسمی کردن اسناد و قراردادها، ایجاد کرد. بنابراین نهاد پیش‌بینی شده نهادی غیر دولتی بود و می‌توانست مانند ادارات ثبت اسناد و املاک به رسمی کردن اسناد بپردازد. از تاریخ تصویب این قانون بود که دو مرجع یکی دولتی و دیگری غیر دولتی می‌توانستند کار رسمی کردن اسناد را به موازات هم انجام دهند. طبیعی بود که در این زمینه حاکمیت به بخش غیر دولتی اعتماد کامل نداشته باشد. برای رفع نگرانی‌های حاکمیت قانون یاد شده ضرورت حضور یک نماینده اداره ثبت را در هر دفتر اسناد رسمی، به منظور نظارت بر تنظیم اسناد، پیش بینی نمود. بنابراین در هر دفتر اسناد رسمی یک سردفتر، یک نماینده اداره ثبت و در صورت لزوم تعدادی کارمند حضور خواهد داشت. همین وضعیت در زمان حاکمیت قوانین ثبت اسناد و املاک ۱۳۱۱ و ۱۳۱۱ نیز وجود داشته است.

دومی قانون دفتر اسناد رسمی- مصوب ۱۳۱۶ – می‌باشد. این قانون صلاحیت رسمی کردن اسناد را از ادارات دولتی ثبت اسناد و املاک گرفت و آن را به طور کامل در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرارداد. به این ترتیب، وظیفه دفاتر اسناد رسمی گسترش یافت. در نتیجه، قانون اخیر به افراد حاضر در دفاتر اسناد رسمی شخص دیگری را اضافه کرد که دفتریار نام داشت و فقط عنوان معاونت دفترخانه را به یدک می‌کشید. حضور وی مانع از حضور نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک در دفترخانه نبود۲۳.

سومی قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران- مصوب ۱۳۵۴- بود. این قانون ضرورت حضور شخصی با عنوان نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را در دفتر اسناد، که از بیرون به آن دفتر تحمیل می شد، حذف کرد. منتهی از وظیفه این نماینده چشم پوشی نکرد وآن را به دفتریار اول واگذار کرد. بنابراین دفتریار اول دو عنوان نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و معاون دفترخانه را به یدک می‌کشد. قانونگذار سال ۱۳۵۴ به این امر بسیار مهم توجه نکرد که این دو وظیفه متضاد در شخص واحد قابل جمع نیست.

هیچ دفتریاری از بیرون به دفتر اسناد رسمی تحمیل نمی شود. توضیح مطلب اینکه هر سردفتر شخص مورد نظر خود را برای سمت دفتریاری دفتر تحت تصدیش به سازمان ثبت اسناد واملاک کشور پیشنهاد می کند. هیچ کس نمی تواند او را ملزم کند که شخص خاصی را برای این سمت معرفی کند. اگر شخص پیشنهاد شده توسط سازمان مزبور پذیرفته نشود، سردفتر شخص دیگری را برای این سمت معرفی می کند و به این ترتیب پیشنهاد ادامه می یابد تا اینکه یکی از اشخاص پیشنهاد شده توسط آن سازمان به این سمت منصوب شود. کانون سردفتران و دفتریاران هیچ نقشی در تعیین دفتریار اول ندارد. این واقعیت، که غیرمنطقی می‌نماید، تفاوتی آشکار در تشریفات تعیین دفتریار و سردفتر به وجود آورده است.

اینکه دفتریار اول به وسیله سردفتر پیشنهاد می شود،  وی را از گذراندن امتحانی کتبی و اختبار در مقابل هیاتی و نیز داشتن صلاحیت اخلاقی، بنا بر تایید سازمان اسناد و املاک کشور، معاف نمی‌کند. به علاوه، برای رسیدن به این سمت وی باید واجد شرایطی باشد. در میان این شرایط، شرط مدرک تحصیلی قابل تامل بسیار است. این امر یکی از اموری است که در مشکلات موجود دفاتر اسناد رسمی نقش دارد و چاره‌ای فوری می طلبد. در واقع، دارندگان لیسانس، درهر رشته  و حتی دارندگان دیپلم می‌توانند به این شغل دسترسی داشته باشند. خوشبختانه شرط دیگری، اما متاسفانه فقط برای دارندگان مدرک دیپلم، وجود دارد: متقاضی دیپلمه دفتریاری موظف است که یک دوره کارآموزی را پشت سر گذارد. در هر حال، حضور اجباری این دفتریار اول مانع حضور اختیاری دفتریار دوم در دفتر اسناد رسمی نیست.

۲- دفتریار دوم 

جایگاه این دفتریار دوم در دفاتر اسناد رسمی بسیار قابل تامل است. این کارمند دفترخانه، با نفع بردن از نواقص موجود در مقررات، می‌تواند تا راس دفترخانه ترفیع درجه پیدا کند و جایگاه سردفتری را به صورت موقت یا حتی دایم اشغال کند. از یک طرف، برابر ماده ۱۳ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سرفتران و دفتریاران -مصوب ۱۳۵۴- دو گروه می‌توانند در صورت مرخصی، معذوریت، تعلیق و انفصال موقت سردفتر جایگزین وی شوند. گروه اول سردفتران همان منطقه ثبتی می‌باشند. گروه دوم دفتریارانی هستند که شرایط دسترسی به شغل سردفتری را دارند. به این ترتیب است که یک دفتریار دوم می تواند به صورت موقت جایگاه سردفتر را در یک دفترخانه اشغال کند. چرا که اصطلاح «دفتریار» در این ماده به صورتی کلی به کار رفته است. از طرف دیگر، می‌دانیم که بند ۳ ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی وکانون سردفتران ودفتریاران –مصوب ۱۳۵۴- پیش‌بینی می کند که دفتریار دارنده لیسانس، هر رشته تحصیلی که باشد، به شرط سه سال سابقه دفتریاری حق دسترسی به شغل سردفتری را دارد. در شرایطی که باز اصطلاح «دفتریار» به صورت کلی به کار رفته است، دفتریار دوم نیز، بدون هیچ تردید، از این امتیاز بهره مند خواهد شد.

با وجود اینکه حضور دفتریار دوم در دفتر اسناد رسمی اجباری نیست، تشریفات تعیین وی دقیقا مانند دفتریار اول است. همچنین برای رسیدن به این سمت وی باید همان شرایط دفتریار اول را دارا باشد. شرط سن و شرط کارآموزی هم برای هردو کاندیدای دفتریاری یکی است. در واقع، در روابط دو جانبه بین دفتریار اول و دفتریار دوم، نقش دفتریار دوم ثانوی و درعین حال جایگزینی است. با نقش ثانویش، دفتریار دوم همیشه در مرحله‌ای دوم پس از دفتریار اول در سلسله مراتب دفترخانه می‌آید. با نقش جانشنیش، دفتریار دوم همان حقوق و تکالیفی را دارد که دفتریار اول دارد. او در مواردی که دفتریار اول موقتا غایب است جانشین وی خواهد شد. پارگراف ۱ ماده ۲۵ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران ودفتریاران-مصوب ۱۳۵۴- در این رابطه پیش بینی می‌کند: «در موارد مرخصی، بیماری، تعلیق، انفصال موقت، معذوریت دفتریار و نیز در مواردی که دفتریار کفالت دفترخانه را طبق این قانون عهده دار شود، در صورتی که دفترخانه، دارای دفتریار دوم باشد، امور مربوط به دفتریار به عهده دفتریار مزبور خواهد بود». با توجه به اینکه ممکن است دفتر اسناد رسمی فاقد دفتریار دوم باشد، این پاراگراف ادامه می‌دهد: «و هرگاه دفتریار دوم نباشد تا دو ماه، وظایف دفتریار را خود سردفتر انجام می‌دهد و اگر مدت‌های بالا زاید بر دو ماه باشد، کفالت امور دفتریار، موقتا به عهده دفتریار دفترخانه دیگری گذارده خواهد شد.»

جانشینی دفتریار اول توسط دفتریار دوم، هرچند اجباری ، ولی به صورت خودکار انجام نمی‌شود. چرا که در هرمورد باید ابلاغی از طرف متولی امور سردفتری صادر شود و حق دسترسی به این سمت را به وی بدهد. ما نمی‌دانیم در شرایطی که متولی امور سردفتری موظف است چنین ابلاغی را صادر نماید، چرا امر جانشینی به صورت خودکار انجام نمی‌شود؟ به ویژه که شرایط دسترسی به دفتریاری اول ودوم دقیقا یکی است. فراموش نکنیم که صدور چنین ابلاغی همیشه مستلزم صرف زمان است.

نتیجه

در این مختصر تلاش شد نهاد سردفتری ایران معرفی شود. دراین راستا با سردفتر اسناد رسمی و با دو دفتریار وی آشنا شدیم و جایگاه هر یک را در دفتر اسناد رسمی دیدیم. دست کم در چند نکته تردید نیست: شرایط لازم برای نیل به سردفتری و دفتریاری مندرج در قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران –مصوب ۱۳۵۴- با نیازهای واقعی هم سو نیستند. جایگاه دفتریار اول و دوم در دفتر اسناد رسمی مبهم است. واقعیتی که در مشکلات موجود و برخی بی نظمی‌ها در دفاتر اسناد رسمی نقش دارند. همچنین در این مقاله با سردفتر دیگری به نام سردفتر ازدواج و طلاق آشنا شدیم که هیچ دلیلی برای بودنش دریک سیستم سردفتری مدرن وجود ندارد. به ویژه که در ایران، برعکس کشوری مثل یونان، تشریفات مذهبی ویژه‌ای برای عقد نکاح شرط نیست تا حضور یک عالم مذهبی را در زمان آن عقد توجیه کند. در بسیاری از کشورهای پیشرفته چنین سردفتری وجود ندارد؛ در کشور فرانسه ازدواج در شهرداری انجام می شود.

این مقاله می‌تواند نقطه حرکتی برای محققان دیگر باشد تا پس از آشنایی با نهاد سردفتری ایران مطالعات گسترده‌ای را در مورد این نهاد حقوقی و نیز هریک از بازیگران اصلی آن انجام دهند. به این صورت می توان خلاءهای مقررات را به قانونگذار گوشزد کرد. نگارنده، خود در این مسیر حرکت خواهد کرد.

دکتر سید عباس سیدی آرانی – اسفند ۱۳۳۳

البته در متن ماده ۱ مذکور پیش بینی شده : « دفترخانه اسناد رسمی،  واحد وابسته به وزارت دادگستری است …». پس از پیروزی انقلاب اسلامی در ایران، شورای انقلاب فرهنگی ابتدا بخش قابل توجهی از وظایف وزارت دادگستری را بر عهده شورایی به نام “شورای سرپرستی وزارت دادگستری” گذارد. سپس شورای انقلاب فرهنگی با توجه به تاسیس شورای عالی قضایی (اصل ۱۵۱ قانون اساسی سابق)، وظایف یاد شده را برعهده این شورا قرارداد (لایحه قانونی اختیارات مربوط به شورای عالی قضایی مصوب 1354.4.22). در بازنگری قانون اساسی که در تاریخ ۶/۵/ ۱۳۶۱ صورت پذیرفت شورای عالی قضایی، که در راس قوه قضاییه بود، از نظام قضایی کشور حذف و مدیریت فردی رییس قوه قضاییه جایگزین آن شد (اصول ۱۵۱،۱۵۱، ۱۶۱ و ۱۶۲قانون اساسی). برابر اصل ۱۶۲ قانون اساسی بازنگری شده، وزیردادگستری مسئولیت کلیه مسائل مربوطه به روابط قوه قضاییه با قوه مجریه و قوه مقننه را بر عهده دارد…”. بنابراین در هرموردی که در قوانین پیش از انقلاب و قوانین مصوب شورای انقلاب وظیفه و اختیاری برای وزیر دادگستری یا وزارت دادگستری معین شده و همچنین در هر موردی که در قوانین مصوب مجلس شورای اسلامی وظیفه و اختیاری برای شورای عالی قضایی تعیین شده است آن وظیفه و اختیار از آن رییس قوه قضاییه یا قوه قضاییه است.