چکیده
دﻓﺎﺗﺮ اﺳﻨﺎد رﺳﻤﯽ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﻫﺮ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ و ﻧﻬﺎدی دارای ﻫﺪﻓﯽ اﺳﺖ ﮐﻪ ﺟﻬﺖ ﻧﯿﻞ ﺑﻪ آن اﻫﺪاف رﻋﺎﯾﺖ ﺷﺮاﯾﻂ ﻗﻮاﻋﺪ و ﻗﻮاﻧﯿﻦ اﻟﺰاﻣﯽ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ ﻫﺪف دﻓﺎﺗﺮ اﺳﻨﺎد رﺳﻤﯽ را ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﺷﺮح وﻇﺎﯾﻒ ﻣﻨﺪرج در ﻣﺎده ۴۹ ﻗﺎﻧﻮن ﺛﺒﺖ ﻣﯽ ﺗﻮان: ﺗﻨﻈﯿﻢ رواﺑﻂ ﺣﻘﻮﻗﯽ اﺷﺨﺎص و اﻋﺘﺒﺎر ﺑﺨﺸﯿﺪن ﺑﻪ اﻧﻮاع ﻗﺮاردادﻫﺎ، ﻗﺮارﻫﺎ، ﻣﻌﺎﻣﻼت ﺗﻌﻬﺪات اﺷﺨﺎص از ﻃﺮﯾﻖ ﺛﺒﺖ اﻧﻮاع اﺳﻨﺎد ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺟﻠﻮﮔﯿﺮی از اﺧﺘﻼﻓﺎت ﺑﺮﺷﻤﺮد. ﻏﯿﺮ از ﻣﻮارد ﻣﺬﮐﻮر ﮐﻪ رﺳﺎﻟﺖ اﺻﻠﯽ دﻓﺎﺗﺮ اﺳﻨﺎد رﺳﻤﯽ ﻣﺤﺴﻮب ﻣﯽ ﺷﻮد اﻗﺪاﻣﺎت اﯾﻦ دﻓﺎﺗﺮ ﺑﺮ ﺳﺎﯾﺮ اﻋﻤﺎل و وﻗﺎﯾﻊ ﺣﻘﻮﻗﯽ ﺟﺎﻣﻌﻪ ﺗﺎﺛﯿﺮ ﮔﺬار اﺳﺖ. ﺛﺒﺖ اﻗﺮار زوﺟﯿﺖ ﻣﻮﺟﺐ ﺗﺤﮑﯿﻢ ﺑﻨﯿﺎن ﺧﺎﻧﻮاده ﻣﯽ ﮔﺮدد، اﺟﺮای ﻣﻘﺮرات اﺳﺘﻤﻼک اﺗﺒﺎع ﺑﯿﮕﺎﻧﻪ و… ﺗﻨﻬﺎ دوﻧﻤﻮﻧﻪ ﺗﺎﺛﯿﺮ ﮔﺬار ﮐﺎرﮐﺪ دﻓﺎﺗﺮ اﺳﻨﺎد رﺳﻤﯽ در اﺑﻌﺎد اﺟﺘﻤﺎﻋﯽ و ﺳﯿﺎﺳﯽ ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ. از آﻧﺠﺎ ﮐﻪ ﮐﺎر دﻓﺘﺮ اﺳﻨﺎد رﺳﻤﯽ ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻗﺮاردادﻫﺎ ﻋﻘﻮد و ﻣﻌﺎﻣﻼت ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ در ﻗﺎﻧﻮن ﻣﺪﻧﯽ ﺷﺮاﯾﻂ ﺗﻨﻈﯿﻢ اﺧﺘﺼﺎﺻﯽ ﻋﻘﻮد ﺑﯿﺎن ﮔﺸﺘﻪ اﻣﺎ اﯾﻨﮑﻪ در دﻓﺎﺗﺮ اﺳﻨﺎد رﺳﻤﯽ و ﺑﺎ ﺻﺪور ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ و ﻣﺘﻌﺪد ﭼﮕﻮﻧﻪ ﻣﯽ ﺗﻮان اﯾﻦ ﺷﺮاﯾﻂ را ﺑﺎ ﻗﻮاﻋﺪ ﺛﺒﺘﯽ ﻋﺠﯿﻦ ﻧﻤﻮد و ﺳﻨﺪی ﺑﺪون ﺧﺪﺷﻪ و اﯾﺮاد ﺗﻨﻈﯿﻢ ﻧﻤﻮد ﮐﺎری دﺷﻮار اﺳﺖ.
مقدمه
تشریفاتی که رعایت آن در تنظیم سند رسمی لازم باشد همان است که «قانون یا آیین نامه ای که به دستور قانون نوشته شده..» مقرر می دارد تشریفات مزبور به دو دسته تقسیم می شوند نخست تشریفاتی که رعایت نکردن آنها سند را از رسمیت نمی اندازد و دسته دوم تشریفاتی که عدم رعایت آنها مانع می شود که سند رسمی توصیف شود. (شمس، ١٣٩٣، ١٣٩) مطابق مفاد ماده فوق الذکر سند در صورتی رسمی است که مستقیماً توسط مأمور رسمی در مدت مأموریت او تنظیم شود مأمور رسمی نیز کسی است که از طرف مقام صلاحیت دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده و مأمور در حین تنظیم سند حاضر باشد تا بتواند دقیقاً مراقب نحوه تنظیم سند باشد لذا اگر سند بوسیله مأموری که در حین مرخصی یا مأموریت بوده و یا از خدمت منفصل شده باشد تنظیم شود این سند رسمی محسوب نمی شود زیرا وی دارای سمتی نمی باشد که بتواند سند رسمی تنظیم نماید. صلاحیت مأمور رسمی جهت تنظیم سند ناشی از حکم انتصاب به شغل می باشد نه ناشی از وجود شرایط احراز و لذا در صورتی که مامور رسمی بدون احراز شرایط لازم و برخلاف قانون و مقررات به شغلی منصوب و به تبع آن اقدام به تنظیم سند نماید آن سند رسمی محسوب می شود. (کاتوزیان، ١٣٩٠، ٢٩٣) فلسفه وجود ثبت اسناد
سند برای اینکه رسمی شمرده شود باید بوسیله مأمور رسمی تنظیم شود خواه مستخدم دولت باشد یا غیر مستخدم مانند سران دفاتر اسناد رسمی که وابسته به وزارت دادگستری هستند. سند رسمی نه تنها باید توسط مأمور رسمی تنظیم شود بلکه مأمور باید در محدوده صلاحیت ذاتی و نسبی خود مبادرت به تنظیم سند نماید و علاوه برآن بر طبق مقررات قانونی سند راتنظیم نماید (ماده ١٢٨٧ ق. م )
هدف قانونگذار با تصویب قانون ثبت چیزی جز تعیین حدود اعتبار بخشیدن به اسناد تنظیمی و پیشگیری از اختلافات نیست که خود سبب تنظیم روابط مالی حقوقی افراد می گردد. لذا وجود محدودیت در منابع اقتصادی و نامحدودی دامنه نیازهای مالی افراد ایجاب می نماید که سوابق روابط مالی و اموال غیر منقول افراد ثبت و ضبط گردد و از این حیث موجبات اطمینان خاطر افراد جامعه از بابت مصون بودن مالکیتشان فراهم آورد از طرفی دانستن نام مالکان و صاحبان انواع حقوق از دیگر اهداف قانونگذار اخذ مالیات حاکم بر آن اموال به عنوان یکی از و چند و چون حقوقشان به عنوان نهادی شناخته شده که در تسهیل و تسریع معاملات اقتصادی نقش منابع درآمد برای دولت بوده است لذا با ثبت معاملات امکان فرار مالیاتی کاهش بسزایی دارد و بدیهی است تسهیل معاملات در امور اقتصادی و داد و ستد و پول مؤثر است. (جعفری لنگرودی،، چاپ سوم، سال ٧٣، ص ١٣٧) یکی دیگراز دلائل ثبت اسناد کاهش دعاوی می باشد.
بند اول: اقتصادی مابیاتی
از دیگر اهداف قانون گذار بعنوان یکی از اهداف اقتصادی اخذ مالیات بعنوان منبع درآمددی برای دولت بوده است چراکه با ثبت معاملات و انتظام و سازماندهی آنها از فرار مالیاتی جلوگیر میشود ودولت میتواند از این منبع مهم درآمدی بهره مند شود محدودیت منابع اقتصادی دنیا و نامحدود بودن دامنه آرزو و نیازمندی های آدمی ایجاب می کند تا با ایجاد محدودیت و ثبت و ضبط سوابق برخی حقوق مالی و اموال غیر منقول امکان مراجعه و اثبات مالکیت آنها را فراهم نموده و در مقابل اشخاص ثالث به اعمال حقوقی انسانها بخشیده و از این حیث موجبات اطمینان خاطر افرادجامعه را بابت مصون بودن مالکیت شان فراهم آورد از طرف حقوق ثبت با فراهم ساختن امکان بررسی و تحقیق در مورد ویژگیها و خصوصیات اموال وبرخی حقوق موضوع فرد و دانستن نام مالکان و صاحبان انواع حقوق حاکم بر آن اموال و چند وچون حقوق شان بعنوان نهادی شناخته شده در تسهیل و تسریع معاملات اقتصادی نقش به سزا دارد و بدیهی است تسهیل معاملات در امور اقتصادی و دادوستد پول موثر است. (جعفری لنگرودی، همان، ص ١٣٧) بند دوم: حقوق قضایی
اهداف حقوقی قانون ثبت را از موارد مختلف قانون و مقررات ثبتی میتوان استخراج نمود تنظیم روابط حقوقی اشخاص اعتبار بخشیدن به انواع قراردادها، قرارها، معاملات و تعهدات بمنظور جلوگیری از اختلافات وطرح دعاوی در مراجع قضایی یا تسهیل در احقاق حق از جمله این اهداف می باشد نظر به اینکه هر یک از حقوق مادی و غیرمادی موضوع ثبت ممکن است روزی ازحالت ثبات و استقرار درآمده وموضوع اختلاف دعوا وترافع قرار گیرد مقرارت ثبت با آثار تبانی مترتب بر آن کاملاً بکارمیآید و در خدمت انتظام جامعه قرار میگیرد. (شهری،، چاپ سوم، سال ٧٣، ص چهار) بنابراین دارنده سند رسمی در صورت بروز اختلافات با انواع امتیازات که قانون گذار برای مدرک و مستند وی قائل شده است میتواند موضوع مورد اختلاف را به نفع خود به اثبات برساند از طرفی دیگراختلافات یا ناشی از ندانستن حقوق و تکالف است یا ناشی از عدم آگاهی از چند وچون وقایع یا اعمال حقوقی حقوق ثبت به سبب جنبه اقباتی مذکور و بدست دادن ابزار و وسایلی برای اثبات وقایع واعمال حقوقی حقوق ثبتبه سبب جنبه اقباتی مذکور و به دست دادن ابزار و وسایلی برای اثبات وقایع و اعمال حقوقی جایی برای اختلاف در این گونه مسائل باقی نمیگذارند لذا در این خصوص دعاوی کاهش خواهد یافت و کسی بعلت ندانستن و عدم اطلاع از حق وحقوق خود دعاوی واهی مطرح نخواهد کرد و با ایجاد امکان دسترسی به سوابق ضبط شده تا حد امکان از بروز معاملات معارض جلوگیری میکند و از جهت رسیدگی محاکم و فراغت دادرسی در رسیدگی به دعاوی راجع به املاک ثبتی است که نهایتاً قضات را در رسیدگی به پرونده مربوطه و اصدار حکم به نفع صاحب سند یاری میدهد و دارنده سند رسمی بدون هیچگونه دغدغه خاطری دفاع خود را به
اعتماد و تکیه بر آن انجام میدهد یا ثبت املاک و ثبت نظام مالکیت امکان معاملات معارضی که احتمالاً از سوی فروشنده یا اشخاص ثالث میتواند صورت گیرد کاهش خواهد یافت.
شرایط عام جهت تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی آثار اسناد تنظیمی دردفاتر اسناد رسمی
شاید بتوان به جرأت ادعا کرد از مهمترین آثار یک سند رسمی به شرط منجزبودن آن قابلیت اجرای آن سند بدون نیاز به حکم محکمه میباشد. وجه تمایز اسناد عادی و رسمی قابلیت درخواست صدور اجرائیه برای اجرای اسنادرسمی میباشد که بدون نیازی به حکم دادگاه قابلیت درخواست اجرای رسمی را دارند.
در اسناد رسمی تنظیم شده توسط دفتر اسناد رسمی صدور اجرائیه با همان دفترخانه تنظیم کننده سند میباشد و در مورد قبوض اقساطی شرایط به گونه ای دیگر است و صدور اجرائیه با اداره ثبت میباشد.
مواد ٩٢ الی ۹۵ و ٩٩ ق. ث نیز تصریح و دستور به اجرای مفاد کلیه اسناد رسمی دارند. البته باید گفت که بجز آنچه که در قانون مستثنی شده انواع مختلفه دعاوی از جمله دعاوی مربوط به اسناد رسمی و قبوض اقساطی لازم الاجرا در دادگاه های دادگستری قابل استماع و رسیدگی است و حکم ماده ٩٢ قانون ثبت اسناد و املاک مبنی بر این که مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم دادگستری لازم الاجراست منافات و مغایرتی با حق و اختیار اقامه دعوا در دادگاه های دادگستری ندارد و لازم الاجرا بودن اسناد مزبور مزیتی است که در قانون برای چنین اسنادی در نظر گرفته شده است تا صاحبان حق بتوانند از هر طریقی که مصلحت و مقتضی می دانند برای احقاق حق خود اقدام کنند… (ابهری، ١٣٨٧، ص ۵۶ و ۵۷) قدرت اجرایی سند رسمی از آثار اعتبار استثنایی آن است استثنای اخیر حکم ماده ٩٢ ق. ث در مورد تسلیم مال منقول به دلیل برخورد مفادسند با اماره تصرف است.
(کاتوزیان،، چاپ سوم ١٣٩٠، ص ٣١١و٣١٢) چون تصرف به عنوان مالکیت نیز دلیل مالکیت است. شرط اصلی قابلیت اجرای سند رسمی منجز بودن مفادآن است یعنی آنقدر صریح و قاطع باشد که نیازی به رسیدگی قضایی و دادگاهی به آن نباشد هیأت عمومی دیوان عالی کشور در رأی اصراری شماره ۲۹۱۵-
٣٧/١٠/۲۵ نحوه اجرای اجرائیه را اینگونه بیان نموده «صدور اجرائیه وقتی صحیح است که مدلول سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی صریح و بدون احتیاج به رسیدگی دیگری قابل اجرا باشد». درکل و مستنبط از مواد فوق الذکر این است که اولاً انجام تعهدات ناشی از معاملات که بوسیله سند رسمی صورت گرفته با صدور اجراییه امکان دارد ثانیاً مدلول سند که دارای شرط و قیدی نباشد از مزیت قانونی در مواد ٩٢ و ٩٣ ق. ث برخوردار است والا باید اجرای تعهدات مشروطه را با اقامه دعوا در محاکم تقاضا نمود. (شیخ نیا،)
اعتبار مندرجات سند رسمی
مندرجات سند از امور معنویست برخلاف محتویات که از امور مادی می باشد و عبارت است از معنا و مفاد عباراتی که در اسناد قید شده است منظور از معتبر بودن مندرجات سندرسمی آن است که کسی نمیتواند با قبول این که عبارت قید شده در سند از او صادر شده معنا و مفموم آن را منکر شود مثلاً بگوید اقرار که در سند کرده است برخلاف واقع بوده ویا تاریخ نوشته شده تاریخ واقعی نیست. مندرجات اسنادرسمی یا مربوط به اعلامیات مأمورین رسمی بوده یا مربوط به اعلامیات خود اشخاص است در مورد اعلامیات مأمورین رسمی باید گفت که اصل بر صحت اعتبار مندرجات اعلامی از طرف مامورین رسمی است و این به دلیل مسئولیت شدید مأمورین رسمی در مقابل قانون است و به همین دلیل اعلامیات سردفتر اسناد رسمی در سند اعم از تاریخ ثبت احراز هویت متعاملین صحیح فرض شده و انکار و تردید نسبت به آن به موجب ماده ١٢٩٢ ق. م مسموع نمی باشد اعتبار تاریخ اسناد رسمی نسبت به اشخاص ثالث مربوط به نظم عمومی و به دلیل اعتبار و صحت مأمورین رسمی است که مورد تصریح قانونگذار در ماده ١٣٠۵ ق.م قرار گرفته و میگوید در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث..
بنابراین در مورد چنین اعلامیاتی که مربوط به مأمورین رسمی است انکار و تردید مسموع نبوده ماده ١٢٩٢ ق. م میگوید «درمقابل سندرسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارد تردید مسموع نیست و طرف می تواند ادعای جعلیت نسبت به اسناد مزبور کند یا ثابت نماید که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است». فقط می توان ادعای جعلیت کرد. آن چه از اعلامیات افراد که توسط مأمورین رسمی ثبت میشود اعلامیات افراد بوده و ثبت سند توسط مأمورین رسمی تغییری در ماهیت آن نمیدهد و مأمور رسمی دخالتی در صحت و سقم اعلامیات افراد ندارد و اعتبار اعلامیات افراد به موجب اعتبار اقرارایشان بوده و انکار و تردید نسبت به اعلامیات افراد هم به استناد ماده ١٢٧٧ ق. م مسموع نمی باشد.
شرایط عام راجع به متصدیان تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی شرایط انتخاب و انتصاب سر دفتران و دفتریاران اسناد رسمی
تعریف دفترخانه سردفتر و دفتریار در مواد ١ الی ٣ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران بدین گونه بیان شده است «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می شود سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است». اکنون صدور ابلاغ سر دفتران با ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که معاونت قوه قضائیه را دارد می باشد و نیز هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا است و دفتریار اول نامیده می شود می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات منصوب میشود دفتریار علاوه بر اینکه معاونت دفترخانه را دارد نماینده ثبت هم محسوب می شود که بعد از
تصویب قانون سال ۵۴ ثبت اسناد دفتر دفتریار منسوخ شد و در حال حاضر اسناد فقط در یک دفتر، دفتر سر دفتر ثبت می شود. مطابق ماده ٢ قانون ثبت «… مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمیتوانند انجام وظیفه نمایند اقدامات آنان درخارج از آن محل اثرقانونی ندارد» این ماده درصدد بیان صلاحیت محلی سر دفتران است و آن هم از جهت محل خدمت و حوزه ثبتی است که امتیاز و ابلاغ تأسیس دفترخانه برای آنجا صادر گردیده است لازم به ذکر است دفاتر از جهت تعیین صلاحیت تنظیم اسناد مختص محل خاص نمیباشند سردفتر در هر محلی که باشد اختیار و حق تنظیم اسناد تمام نقاط کشور را دارد.
بند اول – شرایط انتخاب سردفتران
در ماده ۶ قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران شرایط انتخاب سردفتران را احصاء نموده و می گوید اشخاص زیر را می توان به سردفتری دفترخانه اسنادرسمی تعیین نمود.
- دارندگان دانشنامه لیسانس حقوق قضائی از دانشکده حقوق یا لیسانس علوم؟ از دانشکده الهیات یا دانشکده سابق معقول و منقول
- اشخاصی که دارای دو سال سابقه قضاوت ویا وکالت پایه یک دادگستری باشند.
- سایر لیسانسه ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری
- اشخاصی که از مراجع مسلم دارای تصدیق اجتهاد طبق آیین نامه ای که به تصویب وزارت دادگستری می رسد می باشد در تشریح این بند بایستی به مواد ١ و ٢ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی بپردازیم. طبق ماده ١ آیین نامه مذکور «در تصدیق اجتهاد صادره از مراجع مسلم باید نام نام خانوادگی شماره شناسنامه تاریخ تولد ذی نفع با حروف قید و صحت صدور آن به تأیید شورای عالی قضایی ١ رسیده باشد. در ماده ٢ آیین نامه چنین مقرر شده است «به تصدیقاتی که دلالت صریح بر اجتهاد ندارند ویا حاکی از مرابتی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمی شود».
- دفتریارانی که دارای دیپلم کامل متوسط باشند به شرط داشتن هفت سال سابقه دفتریاری اول
در آگهی انتخاب سردفتر سال ۸۶ شرایط جداگانه ای نیز لحاظ گردیده بود که براساس شرایط مدنظر نسبت به صدور ابلاغ سردفتری مبادرت شده است از آن جمله داشتن درجه دکتری حقوق و درجه کارشناسی ارشد با معدل بیش از ١٧ برای متقاضیان می باشد متقاضیان واجد شرایط اخیر بدون آزمون به سردفتری منصوب می گردند. انتخاب سردفتران به دو صورت عمومی و خاص انجام می شود در گزینش بصورت عمومی براساس ماده ٣ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی عمل می شود. ورثه سردفتر متوفی که ۱ نظریه مشورتی اداره حقوقی ٧/۸۸۶۰-١٣٨٠/١/٣٠ က امروز با حذف شورای عالی قضایی از تشکیلات قوه قضائیه تصدیق اجتهاد باید به تایید رئیس قوه قضائیه برسد.
هنگام فوت شاغل بوده نیز تا مدت شش ماه از تاریخ فوت سردفتر می توانند به ترتیب فوق اقدام نمایند البته این معرفی باید توسط ورثه مجتمعاً انجام پذیرد این مجوز فقط در مدت ۶ ماه مذکور اعتبار دارد و انقضای مدت بدون معرفی جانشین موجب اسقاط این حق خواهد شد. در انتخاب این اشخاص برای سردفتری آزمون و اختبار بصورت مجزا انجام میشود. (تفکریان چاپ اول، سال، ۸۵ ص ۵۴ و ۵۵) بند دوم – شرایط انتخاب دفتریاران
دفتریار یکی دیگر از شخصیت ها در دفترخانه می باشد دفتریار نماینده اداره ثبت در دفتر اسناد رسمی است که وظیفه نظارت به کار دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد وفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور منصوب می گردد. طبق ماده ٣ قانون دفاتر اسناد رسمی دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که دفتریاراول نامیده می شود که سمت معاونت و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می باشد می تواند یک دفتریار دیگر که دفتریار دوم نامیده می شود و مانند دفتریار اول با پیشنهاد و معرفی سردفتر و ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر با مقررات منصوب می گردد. طبق ماده ٧ قانون دفاتر اسناد رسمی «دارندگان دانشنامه لیسانس را بدون کارآموزی و دارندگان دیپلم کامل متوسط را به شرط یک سال کارآموزی می توان به دفتریاری دفاتر اسنادرسمی انتخاب نمود…» در تبصره ماده ٧ مذکور کفیل دفترخانه باید واجد همان شرایطی باشد که برای سردفتر مقرر است بنابراین در مواقعی که دفتریار بخواهد کفالت دفترخانه را به عهده بگیرد باید واجد شرایط مقرر در ماده ۶ قانون دفاتر یعنی شرایط سردفتر باشد. طبق ماده ٢٣ قانون دفاتر اسناد رسمی دفتریاراول مسئول اموری است که به موجب مقررات به عهده وی محول شده ویا از طرف سردفتر درحدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می شود.
در مورد اخیر سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت. طبق تبصره ماده ١٧ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی تغییر دفتریار با موافقت سردفتر دفتر خانه مورد اشتغال و سر دفتر دفترخانه مورد تقاضا و تصویب سازمان ثبت انجام می شود درخواست سردفتر برای تغییر دفتریار تأثیری ندارد در صورت بروز اختلاف ازطرف کانون سردفتران و دفتریاران به موضوع رسیدگی و تخلف هریک در دادگاهانتظامی مورد تعقیب قرار می گیرد. (منبع پیشین، ص ۶).
وظایف سردفتران و دفتریاران
ماده ۴۹ قانون ثبت امور زیر را وظیفه مسئولین دفاتر دانسته است: ثبت کردن اسناد مطابق قانون دادن سواد مصدق از وظایف اسناد ثبت شده به اشخاص که مطابق مقررات حق گرفتن سواد را دارند. تصدیق صحت امضاء اسنادی که امانت می گذارند. قبول و حفظ رعایت شرایط شکلی تنظیم اسناد
قید مشخصات و اقامتگاه متعاملین در اسناد رسمی
در ماده ١٧ آئین نامه دفاتر اسنادرسمی بر قید شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین تأکید شده و بیان میدارد «در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به طور وضوح قید شود…» دلیل این الزام طبیق مشخصات امضاءکنندگان با لیست افراد ممنوع المعامله یا زمان صدور اجراییه در اسناد لازم الاجرا اشتباهی رخ ندهد مورد دیگری که سران دفاتر اسناد رسمی مکلف به تکمیل در قسمت مشخصات متعاملین می باشند قید دقیق اقامتگاه آنان است که در صورت نیاز به صدور اجرائیه یا اخطاریه در مورد لزوم بتوان به آنان ابلاغ کرد در مورد قید اقامتگاه متعاملین در اسنادرسمی تبصره سه ماده ۳۴ ق. ث اینگونه بیان شده است «در کلیه اسناد رسمی بایستی اقامتگاه متعاملین به طور وضوح در سند قید شود اقامتگاه متعاملین همان است که در سند قید شده و مادام که تغییر اقامتگاه خود را قبل از صدور اجراییه به دفترخانه و قبل از ابلاغ به اجرا با نشانی صحیح و ذکر شماره پلاک محل اقامت اعم از خانه و مهمان خانه و غیره که بتوان اجرائیه را به آنجا ابلاغ کرد اطلاع بدهند کلیه برگها و اخطاریه های اجرایی به محلی که در سند قید شده ابلاغ می شود و متعهد نمی تواند به عذر عدم اطلاع متعذر گردد.
قید موضوع سند رسمی
هر سند تنظیمی در دفاتر اسنادرسمی تحت هر عنوانی که باشد دارای موضوع و مورد مختص آن سند می باشد موضوع سند در اسناد قطعی غیرمنقول و منقول و صلح غیرمنقول و صلح منقول و اجاره و هبه و وقف و… عبارت است از مورد معامله مورد صلح مورد اجاره مورد وقف که دارای مشخصات و پلاک و حدود انحصاری است.
قید تاریخ تنظیم اسناد
تاریخ تنظیم اسناد و ثبت آن به لحاظ آثارش دارای اهمیت خاصی است چنانچه ماده ۱۳۰۵ ق. م صراحت دارد «در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره اشخاصی که شرکت در تنظیم آنها داشته و ورثه آنان و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است.
به دستور ماده ۵۵ ق. ث «مسئول دفتر باید نمره و تاریخ ثبت را با تعیین دفتری که سند درآن ثبت شده در روی هر سندی که ثبت می شود قید کرده» دراین ماده نیز به صورت آمره قانونگذار قید تاریخ ثبت سند را بیان نموده و این از لحاظ اعتبار تاریخ تنظیم اسناد رسمی که دارای آثار متعددی است. از بررسی مواد مذکور در خصوص اسنادرسمی چنین استنباط می شود که تمام مندرجات اسناد رسمی تا زمانی که جعلیت آنها در محکمه صالحه ثابت شده باشد معتبر و دارای آثار قانونی است و مفاد و مندرجات آن برای طرفین و حتی شخص ثالث لازم الاتباع است.
امضاء ذیل اسناد رسمی
اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت در صورتی دارای اثر و اعتبار قانونی هستند که توسط طرف یا طرفین متقاضی تنظیم سند امضاء و مطابقت ثبت و سند دفتر را تصدیق نماید. این موضوع شمول عام اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی است امضاء سند پس از قرائت با تفهیم موضوع به امضاء کننده بیانگر رضایت وی نسبت به مفاد و مندرجات سند میباشد. مواد ۶۳ و ۶۵ ق. ث در این خصوص بیان می دارد: طرفین معامله و وکلای آنها باید ثبت سند را ملاحظه نمود و مطابقت آن ثبت با اصل سند به توسط مشارالیه و مسئول دفتر ثبت تصدیق گردد. در مورد اسنادی که فقط برای یک طرف ایجاد تعهد می نماید تصدیق و امضای طرف متعهد کافی خواهد بود» یا «امضای ثبت سند پس از قرائت آن توسط طرفین معامله یا وکلای آنها دلیل رضایت آنها خواهد بود» اگر سندی تنظیم و ثبت دفتر گردد ولی امضاء شود فقط از نظر وصول حقوق متعلقه مانند حق الثبت و حق التحریر معتبر است ولی فاقد هرگونه آثار حقوقی دیگر است.
تنظیم اسناد رسمی به زبان فارسی
طبق اصل پانزدهم قانون اساسی زبان و خط رسمی و مشترک مردم ایران فارسی است اسناد و مکاتبات و متون رسمی و کتب درسی باید با این زبان و خط باشد این اصل به صورت آمره بیان شده که اسناد و مکاتبات و… باید فارسی باشند حال چنانچه متعاملین یا شهود واشخاص دخیل در اسناد فارسی ندانند باید اظهاراتشان توسط مترجم به زبان فارسی ترجمه شود که این امر را ماده ۶۱ ق. ث متذکر شده است هرگاه طرفین معامله یا شهود زبان فارسی را ندانند و مسئول دفتر نیز زبان آنها را نداند اظهارات آنها به وسیله مترجم رسمی ترجمه خواهد شد.
تنظیم اسناد در اوراق مخصوص
طبق ماده ١٨ ق دفاتر اسناد رسمی «کلیه اسناد در دفترخانه های اسناد رسمی و در اوراق مخصوص که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک در اختیار دفترخانه ها قرار داده می شود…».
ثبت اسناد معاملات افراد نابینا، گنگ و بی سواد
مطابق قانون ثبت و مقررات حاکم در تنظیم و ثبت اسناد در صورتی که طرفین معامله و یا یکی از آنها کور کر گنگ و بی سواد باشد علاوه بر معرفین هریک از اشخاص مزبور باید به معیت خود یک نفر از معتمدین خود را حاضر نماید که در موقع قرائت ثبت و امضاء آن حضور داشته باشند مگر اینکه بین خود معرفین کسی باشد که طرف اعتماد آنها باشد معتمد مزبور در مورد اشخاص کر و گنگ باید از جمله اشخاصی باشد که بتواند به آنها با اشاره مطلب را بفهماند در مورد این ماده مراتب باید در سندی که ثبت می شود و در ستون ملاحظات دفتر قید گردد.». یا در مواقعی که معامله راجع به افراد بی سواد است علاوه بر معرفین حضور یک نفر مطلع باسواد که طرف اعتماد شخص بی سواد باشد لازم است که متن سند را تماماً خوانده و به فرد بی سواد نفهیم نماید و همچنین «ثبت سند برای شخص بی سواد باید قرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارالیه باید در دفتر ثبت قید و از طرف متعهد امضا گردد معامله کننده بی سواد و نیز باید علامت انگشت خود را ذیل ثبت سند بگذارد و این اثر انگشت به منزله امضاء تمام مندرجات سند می باشد».
ثبت اسناد افراد مریض و زندانی
سردفتران اسنادرسمی بدون مجوز قانونی به هیچ وجه حق ندارند. رویه دفاتر جهت تنظیم اسناد افراد مریض که در خانه یا بیمارستان بستری هستند و قادر به حرکت نیستند در مرحله نخست اعلام مراتب تنظیم شخص مریض به پزشکی قانونی توسط دفتر تنظیم کننده سند و معاینه مریض توسط پزشک متخصص در محل بستری از نظر قوای دماغی و جسمانی و اعلام نظریه به دفترخانه که فرد مریض قادر به حرکت نمی باشد و تنظیم سند منعی ندارد بعد از این مرحله مراتب به دادگستری و ثبت توسط دفترخانه اعلام و دادگستری محل با معرفی نماینده دفتر در معیت وی به منزل یا محل حضور مریض حمل و در آنجا تنظیم و ثبت و امضاء می شود که این امر در دفتر نیز قید می شود. وظایف سران دفاتر اسناد رسمی و نحوه خروج دفتر را ماده ۱۴ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی چنین بیان نموده است: «سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود به منزل اصحاب معامله ببرند مگر آنکه محقق شود کسی که می خواهد معامله نماید مریض بوده که در این صورت باید تنظیم سند و ثبت معامله با حضور نماینده مدعی العموم در محل و نقاطی که دسترسی به او نباشد با حضور دو نفر معتمدین محل بعمل آید». همچنین تبصره الحاقی به ماده فوق در خصوص تنظیم اسناد افراد زندانی است که بموجب بخشنامه شماره ٢/٢۴٣٨٩ مورخ ۱۳۴۳/٨/١٣ ابلاغ شده است: «برای تنظیم اسناد زندانیان سردفتری که از طرف اداره کل ثبت معرفی می شود مکلف است دفاتر اسناد رسمی را به دفتر زندان برده سند را با حضور نماینده دادستان شهرستان (رئیس دادگستری یا رئیس مجتمع قضایی فعلی یا نماینده آن تنظیم و ذیل سند و ثبت دفتر مراتب را قید و به امضاء ذی نفع و نماینده مزبور برساند».
شرایط عمومی متقاضیان تنظیم اسناد شرایط تنظیم اسناد رسمی توسط اشخاص
در مورد اشخاص حقیقیی متقاضی ثبت متعاملین و افرادی که به دفتراسناد رسمی مراجعه می نمایند بدواً سردفتر با بررسی اوراق و مدارک احراز هویت آنها که شامل شناسنامه و بعد از آن کارت ملی می باشد در صورتی که دارای ١٨ سال تمام شمسی باشد قادر به تنظیم سند می باشد لذا در صورتی که شخصاً اقدام به تنظیم سند نمایند و با تنظیم وکالت تفویض اختیار به اشخاص دیگری را نداده باشند ویا بنا به دلایلی چون سفه و جنون سند آنها با نمایندگی اشخاص دیگر امضاء نشود آن شخص اصیل و معامله محسوب می گردد. اشخاص فاقد اهلیت بلحاظ عدم بلوغ و رشد معامله با آنها باطل است و معامله محجورین نیز غیرنافذ است لذا قانونگذار جهت حفظ حقوق و نگهداری از اموال صغار مجانین و محجورین اقدام به تعیین و نصب نماینده قانونی جهت انجام امور مالی و حقوقی آنها نموده است که تحت نظارت دایره سرپرستی انجام وظیفه نمایند.
قانون مدنی در ماده ١٢٠٧ مقرر نموده «اشخاص ذیل محجور و از تصرف در اموال و حقوق مالی خود ممنوع هستند».
اشخاص غیر رشید مجانین
طبق ماده ٧٢ قانون دفاتر اسناد رسمی محاکم دادگستری در هر مورد که رای به حجر اشخاص می دهند باید مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کنند. اعلام رای حجر از طرف سازمان ثبت که از طریق ادارات ثبت اسناد به دفاتر اسناد رسمی به صورت بخشنامه ابلاغ می شود در جهت حفظ حقوق و صیانت از اموال و حقوق مالی محجورین است تا افراد سودجو اموال محجورین را حیف و میل ننمایند.
اما در مورد اشخاص حقوقی باید گفت که شخص حقوقی عبارت است از: عبارت از گروهی از افراد انسان یا منفعتی از منافع عمومی که قوانین موضوع آن را در حکم شخصی طبیعی و موضوع حقوق و تکالیف قرار داده باشند مانند شرکت تجاری و انجمن ها و دولت و شهرداریها و اداره تصفیه. موسسات و تشکیلات دولتی و بلدی طبق ماده ۵۸۷ ق. ت به محضایجاد و بدون احتیاج به ثبت دارای شخصیت حقوقی میشوند. در ماده ۵۸۸ ق. ت بیان شده است: «شخص حقوقی می تواند دارای کلیه حقوق و تکالیف میشود که قانون برای افراد قایل است مگر حقوق و وظایفی که بالطبیعه فقط انسان ممکن است دارای آن باشد مانند حقوق و وظایف ابوت و امثال آنها.». بنابراین حسب شرح مذکور سران دفاتر اسناد رسمی قبل از تنظیم و ثبت معاملات اشخاص حقوقی باید وجود شخصیت این اشخاص را احراز نمایند تأ سیس شرکتهای مندرج در قانون تجارت باید در روزنامه رسمی آگهی شود این شرکتها موظفند آگهی روزنامه رسمی اساسنامه شرکت و شرکتنامه صادره از اداره ثبت شرکتها مربوط را به دفاتر اسناد رسمی قبل از تنظیم اسناد ارائه نمایند. در صورت واگذاری و انتقال سهم الشرکه شرکتها دفاتر اسناد رسمی قبلاً باید وضعیت شرکت را از اداره ثبت شرکتها ی شهرستانها استعلام نمایند. حسب دستور ماده ۶۱ آ. د. ا. ر تنظیم و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی آنها ممنوع است.
اتباع بیگانه در تنظیم سند رسمی
اتباع کسانی می باشند که می توانند از همگی انواع حقوق در یک کشور بهره مند گردند و بنای حقوق بر برابری آنها نهاده شده است مگر آنکه وضعیت شخصی آنها مانند صغر یا محکومیت یا اکتسابی بودن تابعیت آنها سبب محدودیت حقوق آنها شده باشد در برابر آنها بیگانگان واقع شده اند که حقوق آنها به لحاظ بیگانه بودن آنها نسبت به حقوق اتباع محدودتر است. (سلجوقی ١٣٩٢، ص ۵۴) اتباع بیگانه ای که بخواهند برای سکونت خود در ایران ملکی خریداری نمایند باید ضمن اقدام به ترتیب مواردی که در ماده
٢ آیین نامه اجرایی راجع به استعلاک اتباع در ایران مصوب ۱۳۴۴ آمده موظفند نام و نام خانوادگی و محل اقامت و تابعیت فعلی و اصلی و مشخصات کامل محل مورد تقاضا را به استانداردی یا فرمانداری اعلام دارند و تمام تشریفات ثبت سند در ایران را که در دفاتر اسناد رسمی معمول است رعایت نموده و موافقت نامه های لازم از وزارت خارجه و سازمان ثبت و سایر ارگانهای ذیربط را اخذ نمایند که مقررات راجع به تنظیم اسناد بیگانگان در بندهای مختلف مجموعه بخشنامه های ثبتی علاوه بر آئین نامه استعلاک بیگانگان از جمله در بند های ۱۱۵ و ۱۶۰ و ۳۶۱ و ۳۶۲ و ۵۰۷ و ۵۵۲ تعیین گردیده
بیگانگان که به منظور سیاحت و استفاده از ییلاق مسافرتهای منظم فصلی در سنوات متعدد و متوالی به ایران می نمایند هرگاه بخواهند در ایران محلی برای سکونت شخصی خریداری نمایند باید به ترتیب زیر اقدام بنمایند و عقود و معاملات و اقاریر و وصایای اتباع بیگانه در ایران با توجه به ماده ٣٠ قانون دفاتر اسناد رسمی باید مطابق تشریفات ثبت سند که در قوانین ایران مقرر است ثبت شود و اتباع خارجه مقیم ایران نمی توانند قبل از کسب اجازه مخصوص از سازمان ثبت به قائم مقامی از فرزند صغیر خود نسبت به قبول انتقال اموال غیرمنقول واقع در ایران اقدام نمایند یا در هر مورد که اتباع بیگانه قصد تملک و یا اجازه اموال غیرمنقول در ایران را داشته باشد دفاتر اسناد رسمی باید قبلاً موافقت سازمان ثبت را جلب نمایند یا هرگاه مدت اجاره از پنج سال تجاوز ننماید جلب موافقت ضروری نیست و فقط بایستی راتب را باذکر خصوصیات و مشخصات موجر و مستاجر ومحل مورد اجاره به اداره کل امور املاک گزارش نمایند و نیز چنانچه اتباع خارجه مقیم در خاک ایران قصد خرید ملکی در نوار مرزی و نقاط نزدیک مرز داشته باشند علاوه بر تهیه اوراق لازم از قبیل اظهارنامه تقاضای ثبت ملک اتباع بیگانه و گواهی عدم سوءپیشینه و فتوکپی مصدق پروانه محل اقامت محل دقیق ملک مورد نظر و نقشه و کروکی جامعی از وضعیت ملک که نمودار فاصله و موقعیت آن باشد تهیه و ارسال دارند همچنین لازم است کلیه دفاتر اسناد رسمی نسبت به تنظیم اسناد مربوط به اموال منقول اتباع خارجی و پناهندگان با رعایت سایر مقررات اقدام نمایند اتباع خارجه با داشتن مجوز اقامت قانونی در مدت اعتبار آن از نظر خرید و فروش خودرو و اموال منقول منعی ندارند هرگونه معامله اموال و املاک نمایندگی های سیاسی اقتصادی نظامی فرهنگی خارجی مقیم کشور اعم از خرید و فروش و رهن و اجاره با اجازه کتبی وزارت امورخارجه انجام می گیرد.
شرایط اختصاصی تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی اموال منقول
تنظیم و ثبت اسناد و اموال منقول در مواد ۴۶ و ۴۷ ق. ث الزامی نمی باشد که علت آنرا اکثر حقوقدانان تاریخ تصویب قانون ثبت می دانند که در سال ١٣١٠ که قانون ثبت اسناد در ایران تصویب شد شاید بتوان به جرات گفت تعداد اموال منقول مخصوا اتومبیل و… در ایران در آن زمان به تعداد انگشتان دست نبوده لذا قانون مذکور شامل انتقال اموال منقول نمی باشد. با تصویب ماده ٢٩ قانون رسیدگی به تخلفات رانندگی و آئین نامه اجرائی آن در سال ٨٩ نقل و انتقال اموال منقول مانند اموال غیرمنقول الزامی است که در ماده یک آئین نامه مذکور مقرر می نماید: (نقل و انتقال و تغییر مالکیت وسایل نقلیه به موجب سند رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی صورت می گیرد دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم سند انتقال، گواهی اداره راهنمایی و رانندگی مبنی بر تعویض پلاک را اخذ و با رعایت ماده ٢٩ قانون تخلفات رانندگی و این آئین نامه و سایر مقررات جاری مبادرت به تنظیم و ثبت سند نمایند
نحوه تنظیم اسناد انتقال کشتی ها در دفاتر اسناد رسمی
تنظیم و ثبت انتقالات و معاملات کشتیها حسب دستور ماده ١ آئین نامه ثبت انتقالات و معاملات کشتیها منحصراً در دفاتری که ابلاغ و اجازه مخصوص از طرف اداره کل ثبت اسناد و املاک دارند انجام می شود. دفاتری که قصد تنظیم سند معاملات کشتیها را دارند مکلفند قبلاً از سازمان بنادر و کشتیرانی استعلام نمایند که در ماده ۴ آئین نامه ثبت انتقالات و معاملات کشتیها تصریح شده «دفاتر اسنادرسمی مخصوص ثبت معاملات کشتی ها مکلفند قبل از اقدام به ثبت هرگونه معامله وضع کشتی را از سازمان بنادر و کشتیرانی استعلام نمایند». طبق ماده ٣ آئین نامه مذکور: «ثبت اسناد مربوط به معاملات کشتی عیناً تابع مقررات مربوط به ثبت اسناد رسمی است». هنگام ثبت اسناد مربوط به معاملات کشتی و همچنین رعایت مفاد ماده ۲۵ قانون دریایی ایران در مورد نشر آگهی فروش (انجام معامله در روزنامه رسمی کشور و یکی از روزنامه های کثیر الانتشار مرکز در سه نوبت هرنوبت به فاصله ١٠ روز آگهی می شود) تاریخ و ساعت ثبت اسناد معامله کشتی شماره تابعیت کشتی و مشخصات اصلی کشتی را در دفاتر اسناد درج نمایند مشخصات مزبور عبارت است از: نام کشتی، توان قوه محرکه و بخار، دیزل و… علائم مشخصه نام و ملیت و محل اقامت مالک یا مالکین و سهم هر یک از آنها نام محل ثبت کشتی و بندر وابسته. معمولاً اسناد کشتی ها مانند اسناد قطعی منقول تنظیم می شوند.
مستندات تنظیم اسناد کشتی ها و شناورها
٢-١- اسناد مالکیت کشتی مورد معامله باتوجه به مفاد ماده ٣ آئین ثبت انتقالات و معاملات کشتیها که بیان شد.
۲-٢- استعلام از سازمان بنادر و کشتیرانی طبق ماده ۲۴ قانون دریایی و ماده ۴ آئین نامه ثبت انتقالات و معاملات کشتی ها
٢-٣- اخذ گواهی پرداخت مالیات نقل و انتقال به دارایی از سه ممیزی براساس ماده ١١ قانون اجازه وصول مالیات غیرمستقیم از برخی کالاها و خدمات
٢-۴- گواهی از سازمان تأمین اجتماعی
شرایط اختصاصی تنظیم اسناد قطعی و صلح غیرمنقول احراز مالکیت انتقال دهنده
هرچند قانون ثبت اسناد و املاک در ایران قدمت زیادی دارد ولی متاسفانه آن گونه که شایسته اجرای مفاد قانون بوده در عمل بهایی به آن داده نشده و این امر موجب ایجاد خسارت زیاد مادی ومعنوی برای جامعه در بیشتر موارد شده است کشوری که بیش از هفتاد سال صاحب قانون و مقررات ثبتی است خیلی از املاک آن فاقد سند مالکیت یا درجریان ثبتی است و معاملات اراضی و املاک آن به صورت قولنامه ای و دست نویس به روال قدیمی و جامعه سنتی با حدود و ثغور اظهاری بین مردم معامله می شود تصویب قوانین متعدد در عرض این قانون در مورد املاک اعم از شهرها یا خارج از شهرها و املاک زراعی و باغات و رویه دادگاه ها در برخورد با معاملات اسناد عادی در خصوص اموال غیرمنقول موجب عدم اجرای دقیق قانون ثبت و پیچیدگی در امر مالکیت شده است.
بعد از پیروزی انقلاب در ٢٢ بهمن ۱۳۵۷ حکومت جمهوری اسلامی جهت اجرای اصول ٣١ و ۴۵ قانون اساسی برای تهیه مسکن افراد جامعه در راستای تسلط به انفال و ثروتهای عمومی از قبیل زمینهای موات یا رها شده قانون زمین شهری را برای تعیین وضعیت اراضی داخل محدوده قانونی و حریم استحفاظی شهرها و شهرکها در تاریخ ۵۸/۴/۵ و ماده واحده قانون مراجع تشخیص اراضی موات و ابطال اسناد آن را در جهت تعیین وضعیت اراضی خارج از محدوده استحفاظی در تاریخ ۱۳۶۵/٩/٣٠ تصویب نمودند با توجه به ماده ۶ قانون زمین شهری کلیه زمینهای موات شهری اعم از آنکه در اختیار اشخاص یا بنیادها و نهادهای انقلابی دولتی یا غیر دولتی باشد در اختیار دولت جمهوری اسلامی است و اسناد و مدارک مالکیت گذشته ارزش قانونی ندارد و نیز با توجه به مفاد ماده واحده (کلیه اسناد و مدارک مربوط به غیر دولت اعم از رسمی و غیر رسمی اراضی موات سند مربوط به قسمتی از اراضی موات باشد واقع در خارج از محدوده استحفاظی شهرها به استثناء اراضی که توسط مرجع ذی صلاح دولت جمهوری اسلامی ایران واگذار شده باطل و این قبیل اراضی در اختیار دولت جمهوری اسلامی قرار می گیرد…) هر چند که بعضی از مالکین اسناد مالکیتی را که قبلاً به ناامشان صادر شده در دست دارند ولی با آراء کمیسیون‌های مربوط به حکم قانون اسناد آنان باطل و به نام دولت سند جدید دریافت داشته لذا احراز مالکیت در دفاتر اسناد رسمی با توجه به تنوع اسناد وقت و مهارت لازم را طلب می کند و نسبت به اسناد مختلف اعم از قطعی منقول، صلح منقول، غیرمنقول و منافع و حقوق و اسناد قطعی منقول متفاوت است که سران دفاتر اسناد رسمی و دفترایاران و کارکنان دفاتر باید این امر مهم را مدنظر داشته باشند و نسبت به مورد معامله مدارک مالکیت مخصوص آن سند جهت احراز مالکیت انتقال دهنده یا واگذار کننده حقوق را بررسی نمایند.
بند اول – املاک ثبت شده
سر دفتران و دفتریاران در صورتی می توانند نسبت به تنظیم و ثبت معامله ای اقدام نمایند که مالکیت فروشنده یا انتقال دهنده حق را احراز نمایند در صورت تنظیم سند و ثبت آن بدون احراز مالکیت مسئولیت مدنی ناشی از ایجاد خسارت به خریدار یا انتقال گیرنده و نیز مسئولیت انتظامی از نظر عدم رعایت نظامات و قوانین را خواهند داشت هرچند که ماده ٢٢ ق. ث بیان می دارد: «همین که ملکی مطابق قانون در دفاتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت در مورد ارث هم ملک وقتی در دفتر املاک به اسم وارث ثبت می شود که انحصار وراثت آنها محرز و در سهم الارث بین آنها توافق بوده ویا در صورت اختلاف حکم نهایی در آن باب صادر شده».
بند دو- املاک ثبت نشده
ماده ٣١ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی به این موضوع تصریح دارد املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند وضعیت ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هرگاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت سند نماید.
املاک ثبت نشده معمولاً دارای بقایای ثبتی هستند که ادارات ثبت در پاسخ استعلام دفترخانه مبلغ آن را به ازای ارزش معامله تعیین و به دفترخانه اعلام می کنند. سران دفاتر اسناد رسمی باید قبل از تنظیم سند مبلغ بدهی را محاسبه و فیش مربوطه را صادر و متقاضی ثبت سند باید به حساب مخصوص اداره ثبت واریز و فیش را به دفترخانه ارایه نماید مبلغ واریزی عبارت است از باقی مانده مخارج و هزینه های ثبتی که متقاضی ثبت ملک موظف به پرداخت آن می باشد (اعم از حق الثبت ویا هزینه های مقدماتی و…) که ممکن است متقاضی حین تقاضای ثبت اولیه قسمتی از حق الثبت را پرداخت نموده و باقی آن دین وی باشد. در ماده ٢ آئین نامه راجع به ماده ١٢٠ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۲۵ وظایف اداره ثبت و سران دفاتر را در رابطه وصول بدهی ثبتی چنین بیان شده ((چنانچه متقاضی ثبت پس از خاتمه جریان مقدماتی ثبت بخواهد معامله نماید در پاسخ پرسشنامه دفاتر اسناد رسمی برای معامله باید بقیه بدهی متقاضی را تعیین و به دفترخانه اعلام شود تا پس از وصول بقیه حق الثبت و ارسال آن به اداره ثبت اقدام به معامله نماید.
دراستعلام ثبتی که امروزه به صورت آنلاین از اداره ثبت اخذ می شود در خصوص عدم بازداشت و عدم شمول بند (ز) از اداره ثبت مربوطه وضعیت ثبتی را سوال می کنند. بند (ز) در دفاتر و بین مردم مصطلح شده و از زمان تصویب آن حدود چهاردهه می گذرد هرچند به جرات می توان گفت دیگر موضوعیتی ندارد ولی استعلام آن روال دفاتر بوده و تاکنون سازمان ثبت نسبت به تغییر یا اصلاح فرم استعلام اتخاذ تصمیم ننموده.
بند (ز) یکی از بندهای ماده واحده «قانون راجع به اراضی دولت و شهرداریها و اوقاف و بانکها مصوب
۱۳۳۵ کمیسیون مشترک دادگستری و مجلسین می باشد این بند می گوید نقل و انتقالاتی که از تاریخ تقدیم این لایحه به مجل سنا تا خاتمه رسیدگی هیات مذکور توسط متجاوزین و ایادی متلقای آنها بدهد عنوان به عمل آمده باشد معتبر نخواهد بود چنانکه بیان شد نزدیک به نیم قرن از تصویب این بند می گذرد ولی فرم استعلامات ثبتی وجود این بند تاکنون باقی و حذف نشده است. برای تنظیم سند ثبتی قواعدی نیز
ناشی از الزام قانونی باید موجود باشد که از اهم ان می توان به:
- تنظیم و ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت مربوطه
- ممنوع بودن هر گونه خدشه در اسناد و دفاتر ثبت اسناد
- تعیین مورد معامله با قید پلاک ثبتی لزوم درج قیمت در اسناد تنظیمی
شرایط اختصاصی راجع به تنظیم اسناد رهنی و معاملات با حق استرداد
هرعقدی که موضوع آن مال غیرمنقول بوده و بعنوان وثیقه دین یا حسن انجام تعهد در اختیار قانونی بستانکار قرارداده شود یا تحت شرایط قانونی در صورت امتناع مدیون از پرداخت دین از محل آن وثیقه طلب خود را تامین کند. چون دراین معاملات اساسا نقل عین نمی شود. (ماده ۲۴ مکرر قانون ثبت ) لذا ذکر کلمه استرداد که موهم نقل مال است درست نیست… (جعفری لنگرودی، ۱۳۷۴، شماره ۵۳۰۰ ص ۶۶۴) معاملات با حق استرداد که در مواد ٣٣ و ۳۴ ق. ث بیان شده منظور معاملاتی است که برای انتقال دهنده حق استرداد مورد معامله پیش بینی و قرارداد شده باشد.
این نوع معاملات که قبلا بعنوان بیع شرط رواج داشت و کسانی که پول داشتند و به رنج می دادند برای تضمین طلب خود ملک کسی را که وام گرفته بود و اغلب قیمت ملک بمراتب بالاتر از مبلغ وام بود بطوری صوری می خریدند و ملک را مالک می شدند. با تصویب مواد فوق اثر تملیکی از این عقود سلب شد و بعد از انقلاب اسلامی تنظیم این نوع اسناد در دفاتر منسوخ گردید.
در قسمت دوم ماده ٣٣ ق. ث با وجود انتقال املاک با شروط ضمن آن، قانونگذار انتقال دهنده را محق در تقاضای ثبت ملک دانسته و اظهارنامه از انتقال دهنده پذیرفته مگر در ١ ماده ۳۶ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی ٢ ماده ۶۲ قانون ثبت سه مواد ۹ و ده ق. ث مواردی که در قانون احصاء شده و از منتقن علیه اظهارنامه پذیرفته می شود. «نسبت به املاکی که با شرط خیار یا به عنوان قطعی با شرط نذر خارج و یا بعنوان قطعی با شرط وکالت منتقل شده و بطور کلی نسبت به املاکی که بعنوان صلح یا به هر عنوان دیگر با حق استرداد قبل از تاریخ اجرایی این قانون اول فرودین ١٣١١ انتقال داده شده اعم از اینکه مدت خیار یا عمل بشرط و بطور کلی مدت حق استرداد منتفی شده یا نشده باشد و اعم از اینکه ملک در تصرف انتقال دهنده باشد یا در تصرف انتقال گیرنده حق تقاضای ثبت یا انتقال دهنده است ».
تبصره ١ ماده مزبور کلیه معاملات با حق استرداد ولوآنکه در ظاهر معامله با حق استرداد نباشد «مشمول جمع مقررات راجع به معاملات با حق استرداد داشته است. ماده ۳۴ ق ث ضمانت اجرای معاملات شرطی و رهنی را بیان نموده و در صورتی که بدهکار ظرف مدت مقرر در سند بدهی خود را نپرداخت بستانکار میتواند از طریق دفترخانه تنظیم کننده سند نسبت به وصول طلب خود از طریق درخواست صدور اجرائیه اقدام نماید.» بنابراین دراین نوع عقود مالکیت مالک نسبت به مورد رهن همانند ملک مطلق نبوده که بتواند هرگونه انصرافی درآن بکند چنانچه ماده ٧٩٣ دراین مورد بیان می دارد: «راهن نمی تواند در رهنی تصرفی کند که منافی حق مرتهن باشد مگر به اذن مرتهن»
مستندات اسناد رهنی و معاملات با حق استرداد
با توجه به کثرت انواع قراردادهای رهنی اعم از مشارکت مدنی، فروش اقساطی، جعاله، رهنی و… با نمونه های متفاوت اعم از اینکه دارای سند مالکیت باشند یا بدون سند مالکیت، مورد رهن ملک شخص حقیقی باشد یا حقوقی، با صورت مجلس تفکیکی یا بدون آن و… مستندات برای تنظیم این نوع اسناد یکسان نیست. مستندات اسناد رهنی و معاملات با حق استرداد مانند اسنادقطعی است به استثناء پایان کار و مفاصاحساب عوارض نوسازی شهرداری، در اسناد مشارکت مدنی علاوه برمدارکی که قبلا ذکر شد نیاز به اخذ پروانه ساختمانی است. چنانکه مورد رهن وسائط نقلیه موتوری باشد مدرک مطالبه مدک ذیل جهت تنظیم سند ضروری است.
ارائه گواهی عدم خلاف از محل شماره گذاری
اخذ رسید پرداخت مالیات براساس تبصره ۵ قانون وصول مالیات از اتومبیل‌های غیرسواری و مصوب ۱۳۶۳ «صدور هر نوع سند (قطعی، شرطی، اجاره ی، رهنی، وثیقه ای، صلح، وکالتی) و غیر اینها توسط دفاتر اسناد رسمی منوط به اخذ رسید پرداخت مالیات می باشد.
چنانچه مورد رهن موتور سیکلت باشد نیازی به اخذ گواهی عدم خلاف نیست. در رابطه با ثبت معاملات با حق استرداد اتباع بیگانه مفاد بند ١١٧ مجموعه بخشنامه های ثبتی در دفاتر اسناد رسمی باید رعایت شود.
در مورد ثبت معاملات غیرمنقول با حق استرداد بیگانگان بعنوان متعامل باید تفهیم شود که در صورت صدور اجراییه و انجام تشریفات قانونی صدور سند انتقال موکول به رعایت مقررات مربوط به استملاک اتباع بیگانه خواهد بود و اگر ممنوع از تملک باشد صدور سند انتقال مجوزی نخواهد داشت و باید حقوق خود را در عین مورد معامله به اتباع ایرانی واگذار نماید.
نحوه تنظیم اسناد اجاره در دفاتر اسناد رسمی
مطابق بند ١ ماده ۴۶ ق. ث ثبت کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشد اجباری است. درقانون روابط موجر و مستاجر مصوب سال ۷۶ قانونگذار قراردادهای عادی اجاره که از عقود و معاملات راجع به منافع املاک است همانند اسناد رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی معتبر دانسته است. شاید به علت تشریفات تنظیم اسناد رسمی در اخذ استعلامات از ادارات ذیربط، مردم رغبت چندانی به تنظیم اسناد رسمی ندارند و قانونگذار این امر را مدنظر داشته، مع الوصف با کم کردن استعلامات و تشریفات زاید و قانونمند کردن افراد جامعه در تنظیم اسناد شان به صورت رسمی، موجب کاهش پرونده های مراجع انتظامی و قضایی شده و از اتلاف وقت افراد جامعه و هزینه های زاید جلوگیری می شود. در نحوه تنظیم اسناد رسمی اجازه ارکان اصلی سند که قبلا ذکر آن گذشت باید رعایت و مفاد و شروط عقد به طرفین عقد تفهیم شود.
مستندات اسناد اجاره
گواهی مالیاتی از دارایی مربوطه در اجرای ماده ١٨٧ قانون مالیات های مستقیم که قبلا بیان شد.
استعلام ثبتی زمانی که مدت اجاره بیش از سه سال باشد. به علت ارسال خلاصه سند به ثبت محل در فراز چهارم بند ٣ ماده ۱۰۴ آیین نامه قانون ثبت تصریح شده «… در مورد عمری، رقبی و سکنی و مواردی که معامله راجع به انتقال سود ملکی برای بیش از ٣ سال باشد مقررات بالا راجع به تنظیم خلاصه سند و فرستادن آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک و قید آن در زیر ثبت ملک دردفتر املاک و در سند مالکیت و بایگانی نمودن خلاصه معامله در پرونده باید مجری گردد».
گواهی سازمان تأمین اجتماعی مربوطه در مورد اجاره املاک اداری و تجاری با توجه به مفاد ماده ٣٧ قانون تامین اجتماعی. مفاصا حساب عوارض کسبی (در مورد اجاره املاک اداری و تجاری) با توجه به بخشنامه شماره ۵/١٧٧٣٧ مورخ ۶۴/١١/٢١ اداره کل ثبت تهران. استعلام از اتحادیه صنف مربوطه (در اجاره املاک تجاری) بند ۴۸ مجموعه بخشنامه های ثبتی «مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایید که قبل از تنظیم سند اجاره مربوطه به محل کسب مشمول مقررات نظام صنفی موافقت مراجع مربوطه را از نوع کسب جلب و شماره موافقت مذکور را درسند قید نماید». در انتهای سند تاریخ تکمیل سند قید و طرفین عقد امضاء می نمایند.
نتیجه گیری
اسناد رسمی دارای مزایایی منحصر به فرد هستند که استفاده از آنها بجای اسناد عادی ترجیح داده می شوند البته باید توجه داشت که در حال حاضر تنظیم اسناد رسمی با شرایط و تشریفات خاصی که در این تحقیق
بیان شد نیاز به تعدیل منطقی آن تشریفات مانند:
١- حذف استعلامات غیر ضروری کلیه مقررات دست و پاگیر زائد و ناکارآمد در امر تنظیم و ثبت اسناد و جایگزینی قوانین جدید با الهام از قوانین روز دنیا ٢- کاهش هزینه و زمان تنظیم ٣- خروج از الگوهای قدیمی مانند ثبت اسناد در دفاتر سر دفتر (جاری) ۴- نظارت سر دفتر در تنظیم پیش قراردادها ۵- اجرایی شدن قانون پیش فروش ساختمانها. در ایران پس از تصویب قانون ثبت و قانون دفاتر اسناد رسمی سازمان ثبت اسناد واملاک ادارات و سازمانها و ارگانهای وابسته به سازمان نیز تشکیل شد که باتوجه به اهمیت وظایفشان و ارتباط تنگاتنگ با مردم و مالکیت آنان به ویژه در اموال غیر منقول گسترش سازمان ثبت و دفاتر اسناد رسمی جهت نظم بخشیدن به مالکیت مردم لازم و ضروری نمود. برای تنظیم سند رسمی شرایط عام و خاصی وجود دارد که نسبت به اموال منقول و غیر منقول متفاوت است. اشخاص حقیقی و حقوقی می توانند با توجه به داشتن شرایط اساسی برای انعقاد معاملات اقدام به ثیت سند رسمی نمایند
