نگارنده در این نوشتار بر آن است تا در حد دانش و بضاعت علمی خود به این پرسش پاسخ دهد که در مواردی همچون مرخصی، بیماری، انفصال موقت و دائم و تعلیق، بازنشستگی، غیبت غیرموجه و فوت معذوریت سردفتران، اداره امور دفترخانه به چه صورتی انجام می‌گیرد و جانشین سردفتر چه کسی است و آیا قائم مقام سردفتردر تمامی موارد فوق حق تنظیم و ثبت سند جدید را دارد یا خیر؟
در قانون ثبت و دفاتر اسناد رسمی برای تمامی موارد فوق راه‌کارهایی پیش‌بینی گردیده که به بحث و بررسی هریک از شقوق آن می‌پردازیم.
جانشین و قائم‌مقام سردفتر را اصطلاحا کفیل می‌نامند و مطابق با تبصره ذیل ماده ۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴، کفیل باید دارای شرایط سردفتر اصیل باشد. وهمچنین کفیل دفترخانه عهده‌دار کلیه وظایف و مسئولیت‌ها همان است که در موارد ۶، ۹، ۱۲ و ۱۵ قانون دفاتراسناد رسمی و همچنین مواد ۴۹ و ۶۹ قانون ثبت و سایر مقررات موضوعه که بخشی ازآنها به طور اختصار در همین رساله بیان گردیده، می‌باشد.
کفالت
تعریفی که قانون مدنی و فقه از کفالت بیان داشته عبارت است از:
«عقدی که به موجب آن یک طرف در مقابل طرف دیگر احضار شخص ثالثی را تعهد کند. متعهد را کفیل و ثالث را مکفول و طرف دیگر عقد (متعدله) را مکفول‌له گویند.» ۱
اما تعریف فوق برای کفالت در دفترخانه منطقی به نظر نمی‌رسد زیرا شخص کفیل در دفترخانه احضار شخص مکفول را عهده‌دار نمی‌باشد، بلکه نامبرده قائم‌مقام سردفتر درانجام امور دفترخانه تحت کفالت می‌باشد.
لیکن تعریف جامع و کاملی که به نظر با کفالت در حقوق اداری و به ویژه با نفسعمل کفالت دفترخانه، منطبق باشد، تعریف کفالت در حقوق اداری است که عبارتست از:
ترتیبی است که به موجب آن در غیاب متصدی مقامی، مأمور دیگری که قانونا حقدارد قائم‌مقام او بشود کارهای او را انجام داده و به جای او اسناد اداری را امضاء می‌کند. علی الاصول معاون در غیاب رئیس(به علت ناخوشی یا سفر که نتواند کار خود را بکند) خود به خود کفالت او را دارا است ولی می‌توان برخلاف این اصل، شخص دیگری را بهکفالت گزید و حسب القاعده کفیل همه اختیارات صاحب مقامی را که کفیل او است داردمگر اینکه چیزی استثناء شده باشد.۲
-مواردی که کفیل دفترخانه حق تنظیم و ثبت سند جدید را در دفاتر تحت کفالت ندارد.
مطابق ماده ۶ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴
«کفیل دفترخانه‌ای که سردفتر آن فوت یا به انفصال دائم محکوم یا غیبت غیرموجهدارد حق تنظیم و ثبت سند جدید در دفاتر مورد کفالت را ندارد و تکمیل اسناد ناقص نیزموکول به کسب اجازه از ثبت محل خواهد بود.»
به نظر می‌رسد در مورد سلب صلاحیت (موضوع ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی) و در هر مورد که وزیر دادگستری (رئیس قوه‌قضاییه یا شخص ماذون از قبل او) از سوء شهرت یا عدمامانت یا نداشتن صلاحیت علمی یا عملی سردفتر یا دفتریاری اطلاع حاصل کند می‌تواند از دادگاهانتظامی رسیدگی به صلاحیت او را بخواهد هرگاه در نتیجه رسیدگی عدم صلاحیت سردفتر یا دفتریار بهیکی از جهات مذکور محرز گردد دادگاه رأی به سلب صلاحیت صادر خواهد کرد این حکم از تاریخابلاغ ظرف ده روز قابل اعتراض در دادگاه تجدیدنظر خواهد بود و در صورتی که سردفتر یا دفتریار دارای مدرک علمی رسمی باشد رسیدگی به صلاحیت علمی او جایز نیست.
بازنشستگی سردفتر، که پس از انقضاء مهلت‌های مقرر در ماده ۶۹ قانون دفاتر اسنادرسمی ۱، دفترخانه تعطیل باقی خواهد ماند نیز هرگاه کفیل دفترخانه حق تنظیم و ثبتسند جدید را در دفاتر تحت کفالت خود، نداشته باشد، تکمیل اسناد ناقص نیز موکول بهکسب اجازه از ثبت محل خواهد بود. هرچند عدم تنظیم سند توسط کفیل (با توجه بهوظایف و اختیارات یکسان کفیل و مکفول) نوعی استثناء بر ماده ۳۰ قانون دفاتر اسنادرسمی ۱۳۵۴ تلقی می‌گردد و در امور استثنایی می‌بایست به قدر متقین استثناء اکتفا نمود.
همچنین مطابق با ماده ۲۶ قانون دفاتر اسناد رسمی در موارد
- -محکومیت سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه به انفصال دائم طبق حکم دادگاهانتظامی.
- -محکومیت سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه به سلب صلاحیت طبق حکم دادگاهانتظامی
- -زمانی که سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه مستعفی می‌شود.
- -زمانی که سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه بازنشسته می‌شود.
- -موردی که سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه به علت بیماری یا حادثه قدرت لازمبرای انجام وظیفه به تشخیص پزشک و تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را ازدست داده باشد.
مسؤول دفترخانه (سردفتر اعم از اصیل یا کفیل و نیز دفتریار کفیل دفترخانه) حسب مورد باید بلافاصله اقدام به تحویل کلیه دفاتر و ایناد و اوراق مربوط به دفترخانه بنماید و نیز کلیه وجوه و اوراق بهاداری که به هر عنوان به او سپرده شده است، طبق دستور ثبتمحل به دفتریار همان دفترخانه یا دفترخانه دیگری که تعیین می‌شود (حسب مورد) تحویل می‌گردد و در صورت امتناع مسؤول دفترخانه به تحمل حبس از شش ماه الییکسال محکوم خواهد شد.
تبصره: هرگاه وزیر دادگستری رفتار و اخلاق سردفتر یا دفتریاری را مخالف با نظم و حسن جریانامور دفترخانه تشخیص دهد بدون مراجعه به محکمه انتظامی می‌تواند تا شش ماه دستور انفصال صادرنماید.
(۱). ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی:
سردفتر شاغل که بازنشسته می‌شود می‌تواند شخص واجد صلاحیت طبق مقررات این قانون را برایتصدی دفترخانه خود به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کند. مدت لازم برای معرفی در موردبازنشستگی الزامی دو ماه قبل از تاریخ بازنشستگی است و در غیراین مورد باید معرفی مزبور ضمنتقاضانامه بازنشستگی به عمل آید.
ورثه سردفتر متوفی که حین الفوت شاغل بوده است تا شش ماه از تاریخ فوت سردفتر می‌توانند مجتمعابه ترتیب فوق شخص واجد صلاحیت را معرفی کننددر صورتی که سردفتر یا وارث او در مهلت‌هایمذکور شخص واجد صلاحیت معرفی نکنند، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند تصدی دفترخانهرا با رعایت مقررات این قانون به شخص واجد شرایط دیگری واگذار نماید.
در صورت امتناع سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه و یا دفتریار از اجرای موارد فوقمطابق با ماده ۲۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴، رئیس ثبت محل یا نماینده ویباید در حضور نماینده دادستان محل، دفاتر و اوراق و سوابق را در هر محل که باشد ولودر غیاب سردفتر و دفتریار با تنظیم صورت مجلس به جانشین آنها تحویل دهند و یا بهاداره ثبت منتقل نمایند.
(به تصویر صفحه مراجعه شود) همانطور که قبلا نیز اشاره شده در صورت فوت سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه، رئیس ثبت محل یا نماینده او با حضور نماینده دادستان و در نقاطی که دادسرا نباشد باحضور دادرس دادگاه بخش یا نماینده او دفاتر و اوراق مربوط به دفترخانه را با تنظیمصورتمجلس به سردفتر کفیل و یا به مسؤول تعیین شده از طرف رئیس ثبت تحویلخواهد شد.
-موارد کفالت
مطابق تبصره ۲ ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی:
سردفتر یا دفتریار در صورت انتخاب به نمایندگی مجلسین یا شهردار انتخابی با حفظ سمت از اشتغال به سردفتری معذور خواهد بود و در این مدت دفترخانه به تصدی دفتریارواجد شرایط که از طرف سردفتر معرفی می‌شود اداره خواهد شد. مدت نمایندگی سردفتردر مجلس یا خدمت در سمت شهردار انتخابی جزء سنوات خدمات او محسوب می‌شود.
سؤال مهمی که در این فرض قابل طرح است این است که سردفتر یا دفتریاردفترخانه‌ای که مطابق با تبصره فوق‌الذکر به سمت نمایندگی یا شهردار اتنخابی منصوبمی‌شود، مسؤولیت او را چه کسی به عهده خواهد گرفت و شرایط انتخاب شخص کفیل وحدود وظایف و مسؤولیت‌های او و همچنین مدت کفالت تا چه زمانی خواهد بود؟
فروض متعددی برای سؤال فوق متصور است:
الف-در صورتی که سردفتر مطابق با شرح بالا از اشتغال به سردفتری معذور باشد.
- اگر دفترخانه‌ای که سردفتر آن به سمت نمایندگی و شهردار انتخابی تعیین گردیدهاست، دارای دفتریار اول واجد شرط باشد و سردفتر او را به عنوان کفیل دفترخانه معرفی نماید مستندا به تبصره مذکور اداره ثبت محل تکلیف به صدور ابلاغ به نام وی خواهدداشت و دفتریار مذکور کفالت امور سردفتری را شخصا به عهده خواهد گرفت و همچنین اگر دفتریار یاد شده دارای دفتریار دوم باشد، وظایف و مسؤولیت دفتریار اول را بدونابلاغ خاصی عهده‌دار خواهد بود و اگر دفترخانه فاقد دفتریار دوم باشد دفتریار دیگری کهدر آن حوزه ثبتی مشغول به کار است به موجب ابلاغ اداره ثبت محل کفالت اموردفتریاری دفترخانه را عهده‌دار خواهد شد.
- زمانی است که دفترخانه مذکور فاقد دفتریار واجد شرایط است، در این صورتدفتریار واجد شرایط که در همان حوزه ثبتی مشغول به کار است با معرفی سردفتری کهبه نمایندگی مجلس انتخاب گردیده یا به سمت شهردار منصوب شده است می‌تواندکفالت سردفتر را به عهده بگیرد.
- چنانچه دفترخانه مذکور علاوه بر دفتریار اول (فاقد شرایط) دارای دفتریار دومیباشد که واجد شرط سردفتری (طبق بند ۳ ماده ۶ قانون دفاتر) است، به نظر می‌رسد که بااطلاق لفظ دفتریار واجد شرایط در تبصره مذکور، دفتریار مزبور در صورت معرفی از سویسردفتر بتواند عهده‌دار کفالت سردفتر گردد و نص مخالفی در این زمینه مشاهده نمی‌گردد.
فروض متصور کفالت در صورتی که سردفتر به سمت نمایندگی مجلسین یا شهردارانتخابی منصوب شده باشد:
۱-دفترخانه دارای دفتریار اول واجد شرط است و به معرفی سردفتر عهده‌دار کفالتمی‌شود.
- الف-دفترخانه دارای دفتریار دوم است که الزاما وظیفه دارد عهده‌دار وظایف ومسؤولیت‌های دفتریار گردد. (مطلق و نامحدود)
- ب-دفترخانه فاقد دفتریار دوم، که در این حالت تا دو ماه کفیل دفتر مسؤول اموردفتریاری است و زائد بر آن زمان را دفتریار دیگری (اعم از اول یا دوم) می‌تواند عهده‌داروظایف دفتریار باشد.
۲-زمانی که دفترخانه مذکور فاقد دفتریار واجد شرایط است که در این صورت، دفتریار واجد شرایط دفترخانه دیگری در همان حوزه ثبتی به معرفی سردفتر، کفالت امورسردفتری را به عهده می‌گیرد.
۳-چنانچه دفترخانه مذکور علاوه بر دفتریار اول (فاقد شرایط) دارای دفتریار دومواجد شرایط باشد. به نظر می‌رسد مشارالیه مطابق بند ۳ ماده ۶ و مواد ۹، ۱۲ و ۱۵ قانوندفاتر اسناد رسمی در صورت معرفی سردفتر بتواند کفیل امور سردفتر باشد.
ب- حال اگر با توجه به تبصره ۲ ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی دفتریار اول بهسمت نمایندگی مجلسین یا شهردار انتخابی منصوب سال ۱۳۵۴ و با وحدت ملاک ازلفظ معذوریت، در صورتی که دفتریار اول به دلیلی از اشتغال به دفتریاری معذور باشد درصورتی که دفترخانه دارای دفتریار دوم باشد امور مربوط به دفتریاری به عهده دفتریارمزبور خواهد بود و به نظر می‌رسد که دفتریار دوم در این حالت و حالت‌های مشابه بدوناحتیاج به حکم جداگانه موظف باشد طبق مقررات عهده‌دار وظایف دفتریار اول گردد. واگر دفترخانه فاقد دفتریار دوم باشد تا دو ماه وظایف دفتریار را خود سردفتر انجام خواهد داد و اگر مدت‌های بالا زائد بر دو ماه باشد کفالت امور دفتریار موقتا به عهده دفتریاردفترخانه دیگری گذارده خواهد شد.
فروض متصوره برای زمانی که دفتریار به سمت نمایندگی مجلسین یا شهردار انتخابی منصوب می‌شود.
- دفترخانه دارای دفتریار دوم است دکه مطابق با ماده ۲۵ قانون دفاتر الزاما وظیفهدارد و زمان کفالت در این حالت مطلق و نامحدود است و دفتریار دوم در این حالت نیازیبه ابلاغ نداشته و بنا به حکم ماده مذکور عهده‌دار وظایف دفتریار اصیل می‌شود.
- حالتی است که دفترخانه فاقد دفتریار دوم است که در این صورت تا دو ماهوظایف دفتریار را خود سردفتر و اگر مدت زمان زائد بر دو ماه باشد دفتریار (اول یا دوم) دفترخانه دیگری موقتا عهده‌دار کفالت امور دفتریاری خواهد شد.
تذکر: در تبصره ۲ ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مدت نمایندگی سردفتر درمجلسین یا خدمت در سمت شهردار انتخابی را جزء سنوات خدمات او محسوب نموده ولیاشاره به این امر در مورد دفتریار ننموده است اما به نظر می‌رسد که نام دفتریار در قسمتاخیر تبصره مذکور از قلم افتاده باشد زیرا در صدر تبصره مزبور نام سردفتر و دفتریار توأماآمده است.
مطابق با ماده ۲۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴: در مواردی نظیر مرخصی، بیماری، تعلیق، ۱ انفصال موقت ۲ و معذوریت دفتریار ۳ وهمچنین در مواردی که دفتریار کفالت دفترخانه را مطابق با مقررات عهده‌دار می شود، کفالت امور دفتریاری:
الف-(در موارد مذکور) در صورتی که دفترخانه دارای دفتریار دوم باشد، وظیفه دفتریاردوم است که عهده‌دار امور دفتریاری گردد و این امر یک وظیفه است و نیازی به صدور
- (۱). حالت تعلیق وضع شخص است که از سوی مقامهای صلاحیتدار قضایی یا اداری در پی‌گرد قضایی یااداری بوده و تا صدور حکم قطعی از سوی این مراجع از ادامه خدمت ممنوع است.
- (۲). حالت انفصال موقت وضع شخصی است که به حکم دادگاه اداری یا قضایی برای مدت معین ازاشتغال به خدمت ممنوع است.
- (۳). حالت معذوریت وضع شخصی است که به دلایلی غیر از آنچه در مقررات آمده نمی‌تواند کار کند ومواردی از قبیل مرخصی و غیره که در مقررات آمده غیر از معذوریت است.
ابلاغ از جانب ثبت محل نخواهد بود. اما اگر دفترخانه فاقد دفتریار دوم باشد تا مدت دوماه سردفتر دفترخانه و چنانچه مدت مذکور زائد بر دو ماه باشد دفتریار دفترخانه دیگریمی‌تواند با توجه به ابلاغ ثبت محل عهده‌دار وظیفه دفتریار اصیل گردد. با توجه به موادیاد شده مشخص می‌گردد که سردفتر دفترخانه دیگر حق انجام دفتریاری دفترخانهدیگر را تحت هیچ شرایطی نخواهد داشت.
حال سؤالی را که ممکن است مطرح گردد این است که اگر موارد یاد آمده برای سردفتردفترخانه‌ای پیش آید (مرخصی، بیماری، تعلیق، انصال موقت و معذوریت سردفتر) تکلیفچه خواهد بود؟
فرض کفالت دفترخانه یا کفالت سردفتر به دو صورت محقق خواهد شد یا اینکه دردفترخانه دفتریار (اعم از اول و دوم) واجد شراسط سردفتری وجود دارد یا بالعکس دفترخانهفاقد چنین دفتریاری می‌باشد.
در حالت نخست دفتریار مذکور طی ابلاغ اداره ثبت محل کفیل سردفتر خواهد شد ودر حالت دوم، کفالت دفترخانه به سردفتر دفترخانه دیگر یا دفتاریار واجد شرایط همانحوزه ثبتی محول خواهد شد.
ب- در مواردی که دفتریار کفالت امور سردفتری دفترخانه را عهده‌دار می‌شود دوصورت قابل تصور است. اول آنکه دفتریار مذکور کفالت امور سردفتری دفترخانه خودشرا عهده‌دار شده که در این فرض اگر دفترخانه دارای دفتریار دوم باشد وظیفه دفتریار اولدفترخانه به عهده او خواهد بود و نیازی به ابلاغ ثبت نخواهد بود.
اما اگر دفترخانه فاقد دفتریار دوم باشد دفتریار دفترخانه دیگر کفیل و عهده‌دار اموردفتریاری وی خواهد شد و در صورتی که دفتریار کفالت سردفتر دفترخانه دیگری را بهعهده گیرد نیز دو فرض محتمل است:
- در صورتی که دفترخانه خودشان فاقد دفتریار دوم باشد در این حالت تا دو ماهوظیفه دفتریار را شخص سردفتر و زائد بر آن را دفتریار کفیل دفترخانه دیگر عهده‌دارخواهد شد.
- دفترخانه خودشان دارای دفتریار دوم می‌باشد که بدون نیاز به ابلاغ خاص، وظیفه امور دفتریاری به عهده دفتریار دوم خواهد بود.
تذکر: شایان ذکر است که در بسیاری از مواردی که دفتریار دفترخانه‌ای کفیل امورسردفتری همان دفترخانه را عهده‌دار گردیده و دفترخانه دارای دفتریار دوم نیز می‌باشدرویه عملی اداره ثبت چنین است که دفتریار علاوه بر انجام امور سردفتری به اموردفتریاری خود نیز اشتغال دارد و در واقع اسناد را خود به تنهایی و با عناوین کفیل سردفترو دفتریار اصیل تنظیم و ثبت و امضاء می‌نماید که با توجه به مواد یاد شده قابل تأمل وبحث خواهد بود.
(به تصویر صفحه مراجعه شود) در مواردی که دفترخانه جدیدالتأسیس بوده و فاقد دفتریار باشد سردفتر می‌تواند بااستفاده از عمومات ماده ۲۵ قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۵۴ تا مدت دو ماه کفالت اموردفتریاری دفترخانه خود را عهده‌دار گردد و پس از انقضاء مدت مرقوم، با ابلاغ اداره ثبتمحل دفتریاری که در هکان حوزه ثبتی فعالیت دارد، به عنوان کفیل امور دفتریاری تعیینو کفالت دفتریار را عهده‌دار خواهد شد.
البته باید توجه نمود، در صورتی که دو ماه یاد شده منقضی گردیده و اداره ثبت بنا به هر علتی برای کفالت دفتریار یآن دفترخانه ابلاغی صادر ننموده باشد می‌بایست قاعدهاستصحاب جاری نمائیم و به همین جهت با عنایت به ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمیسردفتر نمی‌تواند به بهانه عدم وجود دفتریار کفیل از ثبت سنذد خودداری نماید.
ضمنا باید یادآور شد که مطابق ماده ۱۷ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۵۴-دفتریار کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل می‌باشد و تعیین وی با واحد ثبت محلاست و نیز طبق ماده ۱۸ آیین‌نامه در نقاطی که دفترخانه منحصر باشد و دفتریار واجدشرایط نباشد دفاتر تحویل رئیس ثبت محل یا یکی از کارمندان به تعیین رئیس ثبتمحل می‌شود و در مورد تکمیل سند ناقص یا فسخ یا اقامه سند تنظیم شده در دفتری کهدر حال تعطیل است ثبت محل می‌تواند ابلاغ سیار برای یکی از دفاتر صلاحیتدار صادرنماید.
تصدی کفیل به امور دفترخانه تحت کفالت تا زمانی است که اجازه اشتغال به کارمجدد سردفتر اصیل صادر گردد و هیچ ارتباطی با مدت انفصال یا تعلیق سردفتر اصیلندارد، فی الواقع تا زمانی که ابلاغ شروع به کار مجدد سردفتر اصیل از طرف اداره ثبتمحل صادر نشده باشد، کفیل دفترخانه باید به کفالت خود ادامه دهد اگرچه مدت انفصالیا تعلیق سردفتر مرقوم منقضی شده باشد.
– نحوه تحویل و تحول دفاتری که باید به کفالت اداره شود.
تحویل دفاتر به کفیل به موجب ابلاغ و حکم صادره از ثبت محل و با حضور سردفتراصیل و کفیل و بازرسان ثبت محل و نماینده دادستان در محل دفترخانه با تنظیمصورتجلسه صورت می‌گیرد و فقط در مورد مرخصی طبق بند ۱۵ مجموعه بخشنامه‌هایثبتی «در مواردی که سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی‌کند و یا معلق نمی‌شود صورتمجلستحویل و تحول را خود سردفتران و دفتریاران به شرحی که حاوی شماره آخرین سندتنظیمی و تعهد پرداخت هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یکنسخه آن را به اداره کل ثبت ارسال نمایند» صورت می‌گیرد.
-نحوه تقسیم درآمد دفترخانه در دوره کفالت
مطابق ماده ۴۷ قانون دفاتر اسناد رسمی«در مورد تعلیق یا انفصال موقت سردفتر که
دفترخانه به کفالت اداره می‌شود درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه بین کفیل و سردفترمعلق یا منفصل بالسویه تقسیم خواهد شد»
-نقدی بر ماده ماده ۶ آیین‌نامه مصوب سال ۱۳۵۴۱
ماده ۶ آیین‌نامه مصوب سال ۱۳۵۴ کفیل دفترخانه را منحصرا سردفتر دانسته، که حقتنظیم و ثبت سند جدید و همچنین تکمیل اسناد ناقص را به طور مطلق و بدون قید وشرط داشته و هیچ اشاره‌ای به این امر که دفتریار واجد شرایط نیز می‌تواند کفالتدفترخانه را عهده‌دار شود، ندارد و با توجه به ماده فوق علت تعطیلی دفترخانه هیچ تأثیریدر حدود اختیارات کفیل نداشته و سردفتر کفیل می‌توانسته در حدود مقررات نسبت بهتنظیم و ثبت سند جدید و تکمیل اسناد ناقص اقدام نماید.
ماده ۶
- کفیل دفترخانه فقط سردفتر است و نه شخص دیگر.
- سردفتر کفیل حق تنظیم و ثبت سند جدید را در هرحال دارد بدون لحاظ علت تعطیلی دفترخانه
- سردفتر کفیل حق تکمیلی اسناد ناقص را دارد بدون اینکه نیازی به کسب اجازه از طرف ثبت محل باشد.
- در صورتی که سردفتر کفیل قانونا قادر به تکمیل سند ناقص نباشد می‌بایست علت امتناع از تکمیل سند ناقص را کتبا به تقاضا کننده اعلام نماید.
و تبصره ذیل ماده ۶ آیین‌نامه که ناظر به ماده ۴۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوبسال ۱۳۵۴ می‌باشد نیز کاملا منطقی به نظر می‌رسد زیرا زمانی که سردفتر کفیل بدونهیچ قید و شرطی می‌توانسته نسبت به تنظیم و ثبت سند مراجعین اقدام نماید درآمدی نیز عاید دفترخانه می‌شده که مطابق با ماده ۴۷ قانون دفاتر پس از وضع هزینه‌ها می‌بایستبالسویه بین سردفتر کفیل و سردفتر اصیل تقسیم شود.
(۱). ماده ۶ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴:
سردفتر کفیل حق ثبت سند جدید و تکمیل سند ناقص را طبق مقررات دارد. هرگاه تکمیل ثبت سندقانونا مقدور نباشد باید علت امتناع از تکمیل سند ناقص را کتبا به تقاضاکننده اعلام نماید.
تبصره-در مورد درآمد دفترخانه در مدت کفالت به ترتیب مقرر در ماده ۴۷ قانون عمل خواهد شد.
ماده ۴۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴:
«در مورد تعلیق یا انفصال موقت سردفتر که دفترخانه به کفالت اداره می‌شود. درآمد دفترخانه پس ازوضع هزینه بین کفیل و سردفتر معلق یا منفصل بالسویه تقسیم خواهد شد.»
اما در تاریخ ۱۳۶۰/۱۱/۲۷ با اصلاح ماده ۶ آیین‌نامه، تفاوت‌های زیادی در ارتباط باشخص کفیل و حدود اختیارات او به وجود آمد.
اولا در ماده ۶ آیین‌نامه مصوب سال ۱۳۵۴ کفیل دفترخانه فقط شخص سردفتر بودهدر حالی که در ماده ۶ اصلاحی آیین‌نامه کفیل دفترخانه علاوه بر سردفتر، دفتریار واجدشرط نیز می‌تواند باشد.
ثانیا سردفتری که کفالت امور دفترخانه را مطابق با ماده ۶ آیین‌نامه سال ۱۳۵۴ داشتهعلاوه بر تنظیم و ثبت سند جدید به طور مطلق و بدون قید و شرط در دفاتر مورد کفالت، می‌توانسته اسناد ناقص را نیز بدون کسب اجازه از ثبت محل تکمیل کند، در حالی کهطبق ماده ۶ اصلاحی کفیل دفترخانه (اعم از سردفتر، یا دفتریار واجد شرط) که سردفترآن فوت یا به انفصال دائم محکوم یا غیبت غیرموجه دارد حق تنظیم و ثبت سند جدید رانداشته و حتی تکمیل اسناد ناقص نیز موکول به کسب اجازه از ثبت محل خواهد بود.
به نظر می‌رسد که قانونگذار با اصلاح ماده ۶ آیین‌نامه در واقع تمهیداتی برای جارینمودن قسمت اخیر ماده ۱۹ آیین‌نامه سال ۱۳۵۴۱ را فراهم نموده زیرا اگر سردفتر کفیلدر مواردی نظیر تنظیم سند جدید، تکمیل اسناد ناقص-فسخ یا اقاله اسناد تنظیم شدهدارای اختیارات کامل باشد دیگر امری باقی نخواهد ماند تا در زمان تعطیلی دفترخانه ادارهثبت عهده‌دار آن باشد. اما زمانی که ماده ۶ آیین‌نامه اصلاح گردید به مواردی از قبیلفوت، انفصال دائم، غیبت غیرموجه سردفتر اشاره نموده که در این حال دفترخانه تعطیل وکفیل دفترخانه نیز حق تنظیم دو ثبت سند جدید را ندارد و در این صورت است که ادارهثبت نیز می‌تواند به عنوان کفیل دفترخانه عهده‌دار اموری غیر از ثبت سند جدید، تکمیلسند ناقص و…از قبیل تسلیم سواد مصدق تبدیل و حواله قبوض سپرده و…گردد.
(۱). ماده ۱۹ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۵۴ جز در موارد تنظیم سند جدید و تکمیل سند ناقص و گواهی امضاء و فسخ سند در سایر موارد انجام اموردفترخانه در زمان تعطیل آن به عهده اداره ثبت است.
تبصره-در مورد تکمیل سند ناقص یا فسخ یا اقاله سند تنظیم شده در دفتری که در حال تعطیل استثبت محل می‌تواند ابلاغ سیار برای یکی از دفاتر صلاحیتدار صادر نماید.
– نتیجه‌گیری
با توجه به آنچه در این نوشتار در خصوص کفالت دفترخانه به رشته تحریر درآمده وآنچه از مطالعه دقدق و مقایسه مقررات مندرج در قانون و آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی بهدست می‌آید به نظر می‌رسد که قانون و آیین‌نامه مربوط به آن خالی از اشکال نباشد، بهمنظور جلوگیری از هرکونه سردرگمی برای سران دفاتر اسناد رسمی و تسهیل در ادارهامور دفترخانه و انجام وظایف محوله و جلوگیری از برداشت‌های متفاوتی که از قانون وآیین‌نامه دفاتر می‌شود، باید هیأتی متشکل از کارمندان خبره و مطلع اداره امور اسنادسازمان ثبت و همکاران گرامی در کانون سردفتران و تمامی اشخاص صاحبنظر در اینامر، تحقیق وسیع و جامعی را رد این خصوص انجام داده و با مقایسه مواد و مقررات وتشخیص مغایرتها نسبت به اصلاح دقیق و کارآمد قانون و آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمیاقدام نمایند تا قانونی شفاف و روشن ملاک کار تمامی دفترخانه‌ها قرار گیرد.
منبع:
- ناظر: فدوی لنجوانی، سلیمان
- نویسنده: سلیمی، مرتضی
