درباره ما

آشنایی با وظایف سردفتر

اداره امور دفتر اسناد رسمی  به عهده سردفتر می‌باشد.

قوه قضائیه سردفتر را تعیین می­‌کند (ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی– مصوب ۱۳۵۴-). پر واضح است که این مرجع عالی قضایی هرکسی را به این سمت منصوب نمی­‌کند. به دلیل کثرت شرایط لازم برای نائل شدن به این سمت ارایه لیست جامعی از آن امکان­پذیر نیست.

اسناد فراوانی هستند که باید در دفتر اسناد و با محوریت سردفتر، رسمی ­شوند(برای نمونه، رک مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاک -۱۳۱۰ – و ماده ۲۹ قانون رسیدگی به تخلفات رانندگی- مصوب ۱۳۸۹-). رسالت سردفتر به نوشتن سند یا قرارداد و انجام گواهی امضا خلاصه نمی­‌شود.

سندهای تنظیمی توسط وی باید تا آن اندازه مطئمن باشند که نتوان به اعتبار آن­ها خدشه وارد نمود. بنابراین او باید مرد قانون و مقررات باشد. در واقع، در هر دفتر اسناد رسمی قانون به مانند نقطه پرگاری است که تمام امور حول محور آن می­چرخند و نقطه عزیمت تمام تصمیمات سردفتر است. او باید کلیت حقوق را بداند و در زمینه حقوق خصوصی و به­ویژه حقوق قراردادها متخصص باشد.

از نظر اخلاقی، سردفتر باید رازدار، قابل اعتماد و امین باشد. او ملزم به حفظ اسرار حرفه­ای است. او باید این تکلیف را به عنوان تکلیفی مطلق در تمام اسناد و اعمال مشتریان اجرا نماید. این تکلیف به عنوان تکلیفی مطلق به تمام اسناد و اعمال مشتریان سرایت می­یابد. به علاوه در موارد متعددی او نقش داور را بازی خواهد کرد.

اما این تمام ویژگی‌­های سردفتر نیست؛ او باید دقیق و موشکاف باشد، چرا که نقشی پیشگیرانه و امنیت دهنده دارد. اسناد تنظیمی توسط سردفتر باید از ایجاد بسیاری از مرافعات جلوگیری کنند. وی رابطه قراردادی مردم را اصلاح می­‌کند. مسئولیت سنگین او حضوری همیشگی و همه­جایی دارد.

در نتیجه، شرایط احراز صلاحیت دارا شدن سمت سردفتری باید به مراتب سخت­گیرانه­تر از مواردی باشد که برای حرفه وکالت و حتی قضاوت در نظر گرفته شده­اند. هرچند مقررات کنونی چنین توقع به جایی را برآورده نمی‌­کنند. 

با عنایت به قانون دفاتر اسناد رسمی، متقاضیان حرفه سردفتری باید واجد پاره ای از شرایط و فاقد برخی از موانع باشند. صرف وجود شرایط ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و نبود موانع صلاحیت سردفتری، ایشان را از گذراندن امتحان کتبی، اثبات صلاحیت اشتغال به سردفتری در مقابل داوران و اخذ گواهی صلاحیت اخلاقی صادره توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معاف نمی­کنند.

سردفتر تاثیر قابل توجهی بر جامعه خود دارد. در مقابل جامعه نیز جایگاه ویژه­ای را به او اختصاص می­دهد. کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان نماینده قانونی سردفتران، قابلیت ورود نامزد سردفتری را در حرفه بررسی می­‌کند.

بنابراین صلاحیت متقاضی صرفا از نظر علمی و اخلاقی بررسی نمی­‌شود بلکه کاندیدا برای انجام رسالت خویش باید بتواند خود را را با نظامات کانون یادشده سازگار کند و این دلیلی است برای درخواست نظر مشورتی کانون در خصوص انتصاب سردفتر. اما از عبارت «نظر مشورتی» نباید مفهوم نظری ارشادی و اختیاری را استنباط کرد، چرا که موضوع یک تشریفات اداری ساده نیست. هرچند از لحاظ حقوقی نظر مشورتی کانون سردفتران ودفتریاران، رئیس قوه قضاییه را مقید نمی­کند اما در عمل این نظرات باید به طور دقیقی مدنظر قرار گیرد.

انتصاب نامزدی که هماهنگ با همکارانش نیست و در نتیجه توسط کانون پذیرفته نمی­‌شود، خلائی را در حرفه ایجاد می­‌کند که به آسانی مرتفع نمی­‌شود. در نهایت، سردفتر باید سوگند یاد نماید (ماده ۱۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و مواد ۷ و ۸ آیین نامه آن). این سوگند به رسالت خطیر وی تقدس می‌­بخشد.

این پرسش زمینه طرح می­یابد که وضعیت حقوقی سردفتر چیست؟ پاسخ به این پرسش مشکل به نظر می­رسد، چرا که هیچ نص قانونی، سردفتر را تعریف نمی‌­کند.

بی‌­تردید، هیچ رابطه استخدامی بین او و دولت وجود ندارد(بند الف ماده ۱ قانون استخدام کشوری). بنابراین، او کارمند دولت نیست. با وجود این، می­توان او را به عنوان نماینده دولت برای اجرای بخشی از قدرت حاکمیت تلقی کرد. رسالت سردفتر ایرانی اجرای بخشی از خدمات عمومی می‌­باشد.

چرا که فعالیت وی برای رفع نیازهای عمومی است. این نیازها باید توسط قدرت عمومی کنترل و تضمین شود. به همین دلیل، سردفتر به موجب ابلاغ قوه قضاییه منصوب می­‌شود.

او فعالیت خویش را تحت نظارت و کنترل قوه قضاییه و سازمان ثبت اسناد و املاک انجام می­دهد. اما باید توجه داشت که نظارت در اینجا به معنای تابعیت نیست. در واقع، سردفتر در انجام رسالت خویش تابع هیچ مقام و مرجعی نمی‌­باشد.