بخش مهمی از دانش حقوقی، تنها در کتاب‌ها و قوانین ثبت نمی‌شود. بخشی از این دانش در اسنادی شکل می‌گیرد که حقوقدانان، سردفتران، دفتریاران و دیگر اهل فن، در پاسخ به نیازهای واقعی مردم و با تکیه بر قانون، تجربه و دقت حرفه‌ای تنظیم می‌کنند.
هر سند سنجیده می‌تواند حاصل سال‌ها تجربه، مواجهه با مسئله‌ای خاص و یافتن راه‌حلی حقوقی باشد. اگر این تجربه‌ها ثبت و به اشتراک گذاشته نشوند، بخشی از حافظه حرفه‌ای جامعه حقوقی به‌تدریج از دسترس خارج خواهد شد.
راه‌اندازی «بانک جامع اسناد» دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران از سال ۱۳۹۷ با همین دغدغه آغاز شد: گردآوری، حفظ و سامان‌دهی تجربه‌های ارزشمند حقوقی و ثبتی و فراهم‌کردن دسترسی آسان‌تر همکاران، پژوهشگران و علاقه‌مندان به اسناد و متون کاربردی.
هدف این بانک، انباشتن متن‌های آماده برای استفاده یکسان در همه پرونده‌ها نیست. ارزش یک سند فقط در واژه‌های آن خلاصه نمی‌شود؛ بلکه در شناخت درست قصد اشخاص، انتخاب قالب حقوقی مناسب و توجه به آثار و ضمانت اجرای هر عبارت نهفته است. ازاین‌رو، تلاش می‌شود نمونه اسناد، تا حد امکان همراه با توضیح موضوع، کاربرد، مبنای تنظیم، محدودیت‌ها و نکات مهم آن‌ها منتشر شوند.
از استادان دانشگاه، سردفتران، دفتریاران، وکلای دادگستری، کارشناسان و مشاوران حقوقی، کارکنان دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی و دیگر پژوهشگران دعوت می‌کنم در تکمیل این مجموعه علمی و حرفه‌ای همراه ما باشند و آثار زیر را برای بانک اسناد ارسال فرمایند:
– نمونه اسناد خاص، ابتکاری یا کمتر متداول؛
– اسنادی که برای پاسخ به مسائل جدید یا پیچیده حقوقی تنظیم شده‌اند؛
– نمونه‌های مرتبط با نیازها، عرف‌ها یا رویه‌های اجرایی مناطق مختلف کشور؛
– اسناد قدیمی دارای ارزش آموزشی، حقوقی یا تاریخی؛
– شروط، تعهدات و بندهای قراردادی سنجیده و کاربردی؛
– نقد، اصلاح یا پیشنهاد تکمیلی درباره نمونه‌های منتشرشده در بانک اسناد؛
– یادداشت‌های کوتاه درباره مبنای تنظیم، شرایط استفاده و آثار حقوقی هر سند.
در صورت امکان، همراه نمونه ارسالی توضیح کوتاهی درباره مسئله موردنظر، علت انتخاب قالب حقوقی، مستندات قانونی و نکات احتیاطی آن نیز ارائه شود تا اثر ارسالی صرفاً یک متن خام نباشد و ارزش آموزشی و پژوهشی بیشتری پیدا کند.
برای رعایت حریم خصوصی و حفظ محرمانگی، ضروری است پیش از ارسال، نام و مشخصات اشخاص، شماره ملی، نشانی، امضا، اثر انگشت، شناسه سند، رمز تصدیق و دیگر اطلاعات قابل شناسایی از متن یا تصویر سند حذف شود. همچنین، ارسال‌کننده باید حق در اختیار گذاشتن و انتشار نمونه موردنظر را داشته باشد.
آثار مناسب، پس از بررسی، ویرایش و دسته‌بندی در بانک جامع اسناد منتشر می‌شوند و در صورت تمایل فرستنده، نام ایشان به‌عنوان پدیدآورنده یا تنظیم‌کننده درج خواهد شد. بدیهی است انتشار هر نمونه جنبه علمی و آموزشی دارد و به معنای تجویز استفاده عیناً و بدون بررسی در پرونده‌های دیگر نیست؛ زیرا هر سند باید بر پایه قصد واقعی اشخاص، اوضاع‌واحوال همان پرونده و قوانین و مقررات زمان تنظیم، بازنگری و متناسب‌سازی شود.
بانک جامع اسناد زمانی به آرمان خود نزدیک می‌شود که دانش و تجربه‌های پراکنده جامعه حقوقی به حافظه‌ای مشترک، ماندگار و در دسترس تبدیل شود. از همراهی همه کسانی که با ارسال اثر، نقد یا پیشنهاد خود به غنای این مجموعه کمک می‌کنند، صمیمانه سپاسگزارم.
لیلا فرج‌زاده
سردفتر اسناد رسمی شماره ۶۶۲ تهران
پژوهشگر حقوق املاک و اراضی
تاریخ آغاز فعالیت بانک جامع اسناد: سال ۱۳۹۷
بازنگری پیشین: شهریور ۱۴۰۱
آخرین به‌روزرسانی: مهر ۱۴۰۵
