آخرین بررسی و به‌روزرسانی: شهریور ۱۴۰۵
برای تنظیم سند رسمی اجاره آپارتمان، معمولاً اصل سند مالکیت، مدارک هویتی موجر و مستأجر، اطلاعات ثنا و اقامتگاه و مشخصات کامل ملک و شرایط اجاره لازم است. در پرونده‌های خاص مانند اجاره با وکالت، مالکیت شخص حقوقی، وجود رهن یا محدودیت ثبتی، مدارک تکمیلی نیز ممکن است مورد نیاز باشد.
پاسخ سریع: برای سند رسمی اجاره چه مدارکی لازم است؟
اصل سند مالکیت، کارت ملی و شناسنامه موجر و مستأجر، شماره همراه ثبت‌شده در ثنا، اطلاعات اقامتگاه و کدپستی طرفین، کدپستی دقیق ملک و مشخصات کامل مدت و مبلغ اجاره را آماده کنید.
فهرست نهایی مدارک به شرایط ملک و اشخاص بستگی دارد. برای مشاهده سایر مدارک مورد نیاز اسناد رسمی، می‌توانید فهرست مدارک مورد نیاز دفترخانه را نیز بررسی کنید.
مدارک لازم برای تنظیم سند رسمی اجاره آپارتمان
برای تشکیل پرونده اجاره در دفترخانه، بهتر است مدارک اصلی و اطلاعات مربوط به ملک و طرفین را از قبل آماده کنید. برخی مدارک برای بررسی اولیه ضروری هستند و برخی دیگر تنها در شرایط خاص مطالبه می‌شوند.
مدارک اصلی تنظیم سند اجاره
- اصل سند مالکیت حدنگار یا تک‌برگ آپارتمان
- اصل کارت ملی و شناسنامه موجر و مستأجر
- شماره همراه ثبت‌شده در سامانه ثنای طرفین
- نشانی اقامتگاه و کدپستی ثبت‌شده طرفین
- کدپستی دقیق آپارتمان مورد اجاره
- مدت دقیق اجاره و تاریخ شروع و پایان قرارداد
- مبلغ ودیعه یا قرض‌الحسنه و اجاره‌بهای ماهانه
- تاریخ و شرایط تحویل مورد اجاره
مدارک مورد نیاز حسب شرایط پرونده
- وکالت‌نامه رسمی در صورت اقدام موجر یا مستأجر توسط وکیل
- مدرک نمایندگی قانونی در صورت اقدام ولی، قیم یا نماینده شخص حقوقی
- بنچاق یا سند رسمی قبلی در صورت وجود شرط، محدودیت یا حق قابل بررسی
- اجاره‌نامه قبلی در صورت تمدید قرارداد یا نیاز به بررسی تعهدات قبلی
- مدارک مربوط به رهن، بازداشت یا محدودیت ثبتی حسب وضعیت ملک
اگر برای بررسی اولیه مدارک، نسخه اسناد را ارسال می‌کنید، تصاویر باید خوانا و کامل باشند. ارسال تصویر مدارک جایگزین ارائه اصل مدارک هنگام امضای سند نیست.
قبل از مراجعه، اطلاعات ثنا و اقامتگاه را بررسی کنید
موجر و مستأجر بهتر است پیش از مراجعه به دفترخانه، اطلاعات هویتی و شماره همراه ثبت‌شده در سامانه ثنا را کنترل کنند و از دسترسی به شماره همراه ثبت‌شده اطمینان داشته باشند.
همچنین اطلاعات اقامتگاه و کدپستی طرفین باید در سامانه ملی املاک و اسکان بررسی و در صورت نیاز به‌روزرسانی شود.
نکته مهم: کدپستی محل اقامت موجر یا مستأجر با کدپستی آپارتمان مورد اجاره متفاوت است و هرکدام باید در جایگاه مربوط به خود اعلام شود.
بررسی این اطلاعات پیش از مراجعه می‌تواند از ایجاد مغایرت در اطلاعات اشخاص و تأخیر در روند تنظیم سند جلوگیری کند.
استعلام ثبتی در اجاره‌های بیش از سه سال
مدت اجاره در تعیین برخی تشریفات ثبتی اهمیت دارد. در مواردی که منافع ملک برای مدت بیش از سه سال واگذار می‌شود، مقررات ثبتی مربوط به اخذ استعلام و ارسال خلاصه سند باید مورد توجه قرار گیرد.
بر اساس مقررات مربوط به دفاتر اسناد رسمی، در انتقال منافع ملک برای مدت بیش از سه سال، استعلام ثبتی توسط دفترخانه انجام می‌شود و خلاصه سند نیز مطابق مقررات به اداره ثبت محل ارسال خواهد شد.
مراجعه‌کننده برای دریافت استعلام ثبتی نیازی به مراجعه مستقل به اداره ثبت ندارد. دفترخانه فرایند استعلام و اقدامات ثبتی مربوط را مطابق مقررات انجام می‌دهد.
برای بررسی سایر خدمات و مدارک مرتبط با تنظیم اسناد می‌توانید صفحه مدارک و اسناد مورد نیاز را مشاهده کنید.
آیا اجاره بیش از دو سال باید رسمی باشد؟
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، برای برخی قراردادهای مربوط به انتقال منافع اموال غیرمنقول با مدت بیش از دو سال، الزامات ثبت در سامانه ثبت الکترونیک اسناد را پیش‌بینی کرده است.
با این حال، زمان اجرای این حکم برای همه املاک یکسان نیست و باید وضعیت سند مالکیت و زمان شمول مقررات سامانه در هر پرونده بررسی شود.
تأثیر سند حدنگار بر زمان اجرای حکم
در مورد املاکی که پس از لازم‌الاجراشدن قانون، سند مالکیت حدنگار برای آن‌ها صادر شده است، حکم مربوط مطابق مقررات از تاریخ صدور سند مالکیت قابل اجرا خواهد بود.
در سایر موارد نیز زمان اجرای عمومی حکم به وضعیت سامانه و تاریخ‌های مقرر قانونی بستگی دارد.
بنابراین برای پاسخ دقیق به اینکه یک قرارداد اجاره مشخص مشمول الزام ثبت رسمی است یا خیر، باید نوع سند، تاریخ صدور سند و وضعیت زمانی اجرای سامانه در همان پرونده بررسی شود.
حتی در مواردی که الزام قانونی ثبت رسمی هنوز نسبت به پرونده خاصی فعال نشده باشد، تنظیم رسمی قرارداد اجاره می‌تواند سابقه روشن‌تری از توافقات و تعهدات موجر و مستأجر ایجاد کند.
آیا برای اجاره واحد اداری یا تجاری استعلام تأمین اجتماعی لازم است؟
در اجاره واحدهای اداری یا تجاری، وضعیت تأمین اجتماعی باید با توجه به نوع استفاده واقعی از ملک و مشمول‌بودن مؤسسه یا کارگاه بررسی شود.
مطابق مقررات تأمین اجتماعی، در انتقال عین یا منافع برخی مؤسسات و کارگاه‌های مشمول، از جمله از طریق اجاره، وضعیت بدهی بیمه‌ای واگذارکننده می‌تواند موضوع بررسی قرار گیرد.
استعلام تأمین اجتماعی چگونه انجام می‌شود؟
- در صورت شمول مقررات، استعلام از مسیر سامانه‌های مربوط انجام می‌شود.
- در صورت فراهم‌بودن ارتباط برخط، پاسخ سامانه‌ای دریافت و در پرونده ثبت می‌شود.
- در صورت نبود امکان پاسخ آنی، نحوه اقدام دفترخانه مطابق مقررات جاری تعیین می‌شود.
صرف اداری یا تجاری بودن کاربری ملک، به‌تنهایی به معنای شمول همه اجاره‌ها در مقررات مربوط به بدهی بیمه‌ای نیست. وضعیت واقعی استفاده از ملک و شرایط قانونی پرونده باید بررسی شود.
آیا برای اجاره واحد اداری یا تجاری استعلام تأمین اجتماعی لازم است؟
در اجاره واحدهای اداری یا تجاری، وضعیت تأمین اجتماعی باید با توجه به نوع استفاده واقعی از ملک و مشمول‌بودن مؤسسه یا کارگاه بررسی شود.
مطابق مقررات تأمین اجتماعی، در انتقال عین یا منافع برخی مؤسسات و کارگاه‌های مشمول، از جمله از طریق اجاره، وضعیت بدهی بیمه‌ای واگذارکننده می‌تواند موضوع بررسی قرار گیرد.
استعلام تأمین اجتماعی چگونه انجام می‌شود؟
- در صورت شمول مقررات، استعلام از مسیر سامانه‌های مربوط انجام می‌شود.
- در صورت فراهم‌بودن ارتباط برخط، پاسخ سامانه‌ای دریافت و در پرونده ثبت می‌شود.
- در صورت نبود امکان پاسخ آنی، نحوه اقدام دفترخانه مطابق مقررات جاری تعیین می‌شود.
صرف اداری یا تجاری بودن کاربری ملک، به‌تنهایی به معنای شمول همه اجاره‌ها در مقررات مربوط به بدهی بیمه‌ای نیست. وضعیت واقعی استفاده از ملک و شرایط قانونی پرونده باید بررسی شود.
تخفیف مالیات بر درآمد اجاره در قراردادهای بلندمدت
مالیات نقل‌وانتقال ملک با مالیات بر درآمد اجاره موجر دو موضوع متفاوت هستند. درآمد حاصل از اجاره ممکن است مطابق مقررات مالیاتی مشمول مالیات بر درآمد اجاره باشد.
برای برخی قراردادهای اجاره بلندمدت واحدهای مسکونی نیز مشوق‌ها و تخفیف‌های مالیاتی پیش‌بینی شده است.
تخفیف مالیاتی اجاره دو ساله
مطابق مقررات مربوط، قرارداد اجاره دو ساله در صورت تحقق شرایط قانونی و فسخ‌نشدن قرارداد در دوره مربوط، می‌تواند مشمول تخفیف مالیاتی مقرر شود.
تخفیف مالیاتی اجاره سه ساله و بیشتر
برای قراردادهای سه‌ساله و بیشتر نیز در صورت تحقق شرایط مقرر، تخفیف مالیاتی بیشتری پیش‌بینی شده است.
توجه: این امتیازات ناظر به شرایط مشخص قانونی، نوع ملک و نحوه ثبت قرارداد هستند و احراز نهایی برخورداری از مزیت مالیاتی با مرجع مالیاتی ذی‌صلاح است.
پیش از تنظیم سند اجاره درباره چه مواردی توافق کنیم؟
قبل از مراجعه به دفترخانه، بهتر است موجر و مستأجر درباره تمام موضوعات اصلی قرارداد به توافق روشن برسند. هرچه توافق طرفین دقیق‌تر باشد، امکان درج صحیح تعهدات در سند نیز بیشتر خواهد بود.
مدت و تاریخ اجاره
تاریخ شروع، تاریخ پایان و مدت دقیق اجاره را مشخص کنید.
ودیعه و اجاره‌بها
مبلغ ودیعه یا قرض‌الحسنه، مبلغ اجاره ماهانه، موعد پرداخت و روش پرداخت باید روشن باشد.
تحویل آپارتمان
زمان تحویل، وضعیت تصرف و شرایط تخلیه مورد اجاره را مشخص کنید.
پارکینگ و انباری
اگر آپارتمان دارای پارکینگ، انباری یا سایر منضمات است، مشخصات آن‌ها باید با مدارک ملک تطبیق داده شود.
شارژ، قبوض و تعمیرات
مسئولیت پرداخت شارژ ساختمان، قبوض مصرفی و هزینه تعمیرات را از ابتدا مشخص کنید.
واگذاری به دیگری
در صورت وجود توافق درباره امکان یا ممنوعیت انتقال منافع به شخص دیگر، موضوع را به‌صورت صریح مطرح کنید.
فسخ و وجه‌التزام
شرایط فسخ، تعهدات طرفین و ضمانت اجرای تخلف را پیش از تنظیم سند مشخص کنید.
مهم: قصد و توافق واقعی خود را به سردفتر اعلام کنید تا مفاد سند متناسب با وضعیت واقعی ملک و توافق طرفین تنظیم شود.
آیا می‌توان مدارک سند اجاره را قبل از مراجعه ارسال کرد؟
بله. برای بررسی مقدماتی، می‌توانید تصویر خوانای سند مالکیت و مدارک موجود را همراه با اطلاعاتی مانند مدت اجاره، مبلغ ودیعه، اجاره‌بهای ماهانه و نوع استفاده از ملک ارسال کنید.
اگر ملک اداری، تجاری، در رهن، دارای وکالت یا متعلق به شخص حقوقی است، این موضوع را نیز هنگام ثبت درخواست اعلام کنید؛ زیرا ممکن است مدارک یا بررسی‌های بیشتری لازم باشد.
ارسال تصویر مدارک صرفاً برای بررسی اولیه است و جایگزین ارائه اصل مدارک هنگام امضای سند نمی‌شود.
برای ارسال درخواست می‌توانید از سامانه رزرو و ارسال مدارک دفترخانه استفاده کنید.
هزینه تنظیم سند رسمی اجاره چقدر است؟
هزینه تنظیم سند اجاره به نوع سند، شرایط قرارداد، مدت اجاره و مقررات و تعرفه‌های مربوط بستگی دارد. بنابراین برای اطلاع از مبلغ قابل محاسبه، بهتر است اطلاعات قرارداد را در محاسبه‌گر مربوط وارد کنید.
محاسبه هزینه سند و خدمات دفترخانه می‌تواند برای برآورد اولیه هزینه مورد استفاده قرار گیرد.
مشاوره و بررسی مدارک سند رسمی اجاره
اگر قصد دارید برای آپارتمان مسکونی، اداری یا تجاری سند رسمی اجاره تنظیم کنید، بهتر است پیش از تعیین وقت نهایی، وضعیت ملک و مدارک موجود بررسی شود.
در پرونده‌هایی که دارای وکالت، وراثت، رهن، مالکیت شخص حقوقی یا مدت اجاره طولانی هستند، اعلام این موضوع در زمان درخواست می‌تواند به بررسی دقیق‌تر مدارک کمک کند.
ارسال مدارک برای بررسی اولیه
تصویر خوانای مدارک و اطلاعات اصلی قرارداد را ارسال کنید تا پرونده برای بررسی مقدماتی آماده شود.
برای آشنایی بیشتر با دفترخانه و خدمات آن نیز می‌توانید درباره دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران را مطالعه کنید.
همچنین برای مطالب آموزشی بیشتر، مقالات حقوقی و ثبتی دفترخانه در دسترس شماست.
دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران
دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران در تهران، چهارراه جهان کودک، بلوار حقانی، نرسیده به گاندی شمالی، پلاک ۶۷، طبقه همکف واقع شده است.
تلفن: ۰۲۱۸۸۱۹۵۲۱۷
همراه و واتساپ: ۰۹۱۹۶۶۲۵۶۶۲
سوالات متداول درباره سند رسمی اجاره آپارتمان
برای تنظیم سند رسمی اجاره آپارتمان چه مدارکی لازم است؟
معمولاً اصل سند مالکیت، کارت ملی و شناسنامه موجر و مستأجر، اطلاعات ثنا و اقامتگاه، کدپستی ملک و مشخصات کامل مدت و مبلغ اجاره لازم است. مدارک تکمیلی با توجه به وضعیت پرونده مشخص می‌شود.
آیا برای سند رسمی اجاره اصل سند مالکیت لازم است؟
برای تشکیل و تکمیل پرونده، اصل سند مالکیت باید حسب فرایند دفترخانه ارائه شود. تصاویر مدارک می‌توانند برای بررسی مقدماتی ارسال شوند، اما جایگزین اصل مدارک هنگام امضای سند نیستند.
آیا اجاره بیش از دو سال باید در دفترخانه ثبت شود؟
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول برای برخی قراردادهای مربوط به انتقال منافع بیش از دو سال الزامات ثبت پیش‌بینی کرده است، اما زمان اجرای حکم برای همه املاک یکسان نیست و باید وضعیت سند و زمان شمول سامانه بررسی شود.
آیا برای اجاره بیش از سه سال استعلام ثبتی لازم است؟
در انتقال منافع ملک برای مدت بیش از سه سال، استعلام ثبتی و اقدامات مربوط به ثبت خلاصه سند مطابق مقررات توسط دفترخانه انجام می‌شود.
آیا مستأجر باید برای استعلام ثبتی به اداره ثبت مراجعه کند؟
خیر. استعلام ثبتی مورد نیاز دفترخانه از مسیر قانونی مربوط توسط دفترخانه انجام می‌شود و مراجعه‌کننده نباید شخصاً برای تهیه استعلام اقدام کند.
آیا برای اجاره آپارتمان استعلام مالیاتی لازم است؟
در اجاره معمولی که صرفاً منافع ملک برای مدت مشخصی واگذار می‌شود، مالیات نقل‌وانتقال عین ملک موضوعیت ندارد. اگر قرارداد شامل سرقفلی، حق کسب و پیشه یا حق واگذاری محل باشد، وضعیت مالیاتی باید جداگانه بررسی شود.
آیا برای اجاره ملک اداری استعلام تأمین اجتماعی لازم است؟
این موضوع به شرایط قانونی پرونده و مشمول‌بودن مؤسسه یا کارگاه مربوط بستگی دارد. در موارد مشمول، وضعیت بیمه‌ای واگذارکننده مطابق مقررات بررسی می‌شود.
آیا می‌توان مدارک اجاره را قبل از مراجعه به دفترخانه ارسال کرد؟
بله. می‌توانید تصویر خوانای مدارک و اطلاعات اصلی قرارداد را برای بررسی مقدماتی از طریق سامانه رزرو و ارسال مدارک دفترخانه ارسال کنید.