موفقیت ها و موانع تنظیم اسناد رسمی و آسیب شناسی چالش ها در عرصه تقنین، واسپاری، نظارت و اجرا
چکیده
در مقاله حاضر، ابتدا به سوابق اسناد و دفاتر اسناد رسمی، وظایف دشوار سردفتر، واگذاری وظایف مهم حاکمیتی در ۸۰ سال قبل و ضرورت عزم ملی در گسترش اسناد رسمی اشاره خواهد شد.آن‌گاهبه آسیب‌شناسی چالش‌ها و تهدیدهای پیش‌روی دفاتر اسناد رسمی می‌پردازیم و سپس موفقیت‌های سران دفاتر اسناد رسمی در گسترش تنظیم اسناد و ظرفیت دفاتر در واسپاری وظایف شبه قضایی قوۀ قضائیه و سازمان ثبت و صرفه‌جویی کلان و هنگفت دولت و شهرداری‌ها از فعالیت دفاتر اسناد رسمی مورد بررسی واقع خواهد شد و در خاتمه نیز به آسیب‌شناسی چالش‌ها در عرصه تقنین و اجرا خواهیم پرداخت.
مقدمه
قسمت اول:اینکه دفاتر اسناد رسمی واحدی تحت نظارت و وابسته به دادگستری(و درحال حاضر،قوۀ قضائیه)بوده و صدور ابلاغ سردفتر و دفتریار با دقت فوق العاده و پس ازطی مراحل دشوار امکان‌پذیر است و هم‌چنین اداره دفترخانه از قبیل تعیین مکان وموقعیت محلی دفتر اسناد رسمی،تجهیزات مورد نیاز،ساعات کار،ایام تعطیل،مرخصیسردفتر و دفتریار و کنترل مسایل مالی و حقوقی نیز وابسته به تصمیم قوۀ قضائیه است ومتقابلا مسئولیت صحت اسناد تنظیمی و پاسخگویی حتی در مقابل اشتباه سهوی و تأمینهزینه‌های هنگفت دفترخانه،به عهده سردفتر بوده و حتی بعضی از وظایف که دولت[بهمعنای حاکمیت]در اجرای آن ناتوان بوده و یا اجرای آن سبب ایجاد هزینه‌های سنگینبرای دولت است از قبیل کنترل وضعیت نظام وظیفه در سابق و یا وصول مالیات نقل و انتقال املاک و وسایل نقلیه و کنترل اتباع بیگانه از نظر تملک املاک یا اسنادی کهممکن است برای آنان حقوق مکتسبه ایجاد نماید و یا کنترل افراد ممنوع المعامله و محجورو هم‌چنین کنترل بیمه شخص ثالث وسایل نقلیه موتوری و عوارض سالیانه را به‌عهدهدارند و جالب توجه است که پلیس به‌رغم تعلق جریمه به وسایل نقلیه موتوری فاقدبیمه‌نامه و به لحاظ عدم تأمین هزینه‌های آن توسط بیمه مرکزی و اولویت‌های دیگرتمایلی به اعمال قانون و جریمه وسایل نقلیه فاقد بیمه‌نامه ندارد لیکن به‌رغم سابقه ۸۰ساله دفاتر اسناد رسمی و قدمت یکصد ساله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با پشتوانهشگرف تجربه و تخصص که مشابه آن در بخش خصوصی وجود نداشته و در بخش دولتیکمتر مشاهده می‌شود،انبوهی از معاملات و اسناد مردم-متأسفانه-به صورت عادی،انجام می‌گردد و تاکنون نیز تنظیم اسناد رسمی با اقبال عمومی در حد اعتبار و ارزشاسناد،روبه رو نشده است و این درحالی است که به‌رغم اینکه تنظیم اسناد عادی اموالغیر منقول در قانون ثبت و در مناطق اعلام شده به رسمیت شناخته نشده و موضوعات کلیدی همانند کنترل مالک یا مالکین آن،کنترل افراد ممنوع المعامله،کنترل اتباع خارجی، کنترل افراد محجور در آن صورت نمی‌گیرد لیکن بنا به دلایلی که اشاره خواهد شد،تاکنون عزم ملی جهت حذف اسناد عادی در نظام اجرایی کشور مشاهده نمی‌گردد؛درحالی که تحقق این مهم یک ضرورت است و عزم ملی را می‌طلبد.لذا است که با اینوضع،امکان تنظیم اسناد عادی خرید و فروش زمین و املاک توسط افراد ممنوع المعامله واتباع خارجی وجود داشته و-مع الأسف-آن‌گاه نظارت دولت بر سرزمین ملی مخدوش ومشکلات غیر قابل پیش‌بینی بروز خواهد کرد.البته نبود اقبال عمومی ناشی از نبود عزم ملی است که در به رسمیت شناختن اجاره‌نامه عادی در قانون روابط موجر و مستأجر نیزناشی از همین موضوع در گذشته است و نبود عزم ملی درحال حاضر نیز به عنوان علتاصلی و بنگاه‌های املاک به عنوان جزئی از معلول مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
قسمت دوم:درحال حاضر که واگذاری وظایف دولت به بخش خصوصی به سرعت درحال گسترش است و حتی وظایف امنیتی و انتظامی که تصور آن در چند سال قبل دور ازذهن بود درحال واگذاری به بخش غیر دولتی است و اجرای اصل ۴۴ قانون اساسی که مدیران کشور در اجرای آن متفق القول‌اند به صنایع بزرگ همانند هواپیمایی،معادن بزرگ،پتروشیمی،صنایع نفتی و بازرگانی خارجی و بانک‌ها تسری پیدا کرده است و قطعا اگردفاتر اسناد رسمی که قدیمی‌ترین و توانمندترین بخش خصوصی کشور است با بی‌توجهیبرخی سران دفاتر و مسئولین ذی‌ربط از این مقوله عقب بیفتد و هرنوع تهدید را نتوانند بهفرصت تبدیل کرده و حالت پویایی را که لازمه فعالیت در جامعه مدرن امروزی است،حفظ کنند و به حالت ایستایی و تدافعی تبدیل گردد از گردونه رقابت حذف خواهد شد؛آن‌گاهبایستی تمام همت و تلاش خود را صرف نگهداشتن وضع موجود نمایند که در این صورت،بسیاری از دفاتر نخواهند توانست هزینه‌های خود را تأمین کرده و کانون سردفتران ودفتریاران نیز به لحاظ کاهش درآمد در پرداخت حقوق ناچیز هزاران سردفتر و دفتریاربازنشسته با مشکل جدی مواجه خواهد شد.
در صورتی که دفاتر اسناد رسمی با شبکه گسترده و ارتباط تنگاتنگ با یکدیگر در سراسر کشور با تنظیم اسناد با همه گستردگی و تنوع آن، سبب ایجاد سهولت و اطمینان در انجام معاملات،تسهیل در تجارت سنتی والکترونیک،کاهش ترددهای درون شهری شهروندان و مهم‌تر ایجاد ضمانت اجرایی دراسناد،پیش‌گیری از بروز نزاع و اختلاف و مآلا کاهش مراجعه به دادگاه‌ها، وصول حقوق دولت اعم از مالیات،حق الثبت و در نهایت ایجاد نظم حقوقی و برقراری امنیت و عدالتاجتماعی،اقتصادی و رفاهی در معاملات واسناد مردم است ولی متأسفانه تنظیم اسناد رسمی و مآلا گسترش آن به بهانه مقررات غیر ضرور و هزینه‌های زاید و بهانه نبود اقبالمردم دائما با تعرض روبه‌روست.کما اینکه درحال حاضر،با دادن کد رهگیری به اسنادعادی املاک و جدیدا هم به اتومبیل توسط بنگاه‌های معاملات ملکی و اتومبیل نوعیاعتبار از طریق دولت برای آن قائل شده‌اند و یا اعطای وام بانک مسکن به ساختزمین‌های فاقد سند با تنظیم سند ذمه‌ای و عدم نیاز به استعلام ثبت سبب استقبال مردمشده و عملا افراد دارای سند رسمی متقاضی وام مسکن به دارندگان زمین‌های فاقد سند بهلحاظ عدم نیاز به استعلام ثبت،غبطه می‌خورند و سبب شده است به لحاظ سرعت دردریافت وام،سند رسمی خود را کتمان کرده و صرفا به عنوان زمین فاقد سند درخواست وامکرده و با تنظیم سند ذمه‌ای و معرفی دو کارمند به عنوان ضامن،وام مسکن را دریافتنموده و زمین خود را نیز در وثیقه بانک قرار ندهند و یا بعضی از دستگاه‌های دولتی و خصوصی به لحاظ عدم اطلاع،به‌جای تنظیم سند رسمی برای تعهدنامه‌ها و اقرارنامه‌ها وعدم رویه واحد در دفاتر اسناد رسمی مبادرت به اخذ گواهی امضا می‌نمایند که از ضمانتاجرایی لازم برخوردار نخواهد بود و ذی‌نفع نیز به لحاظ هزینه کمتر و سرعت بیشتر ونداشتن ضمانت اجرایی استقبال می‌کند.
قسمت سوم: در این مقاله سعی خواهد شد،آسیب شناسی چالش‌ها و موانع در عرصه تقنین، واسپاری و اجرا در گسترش اسناد رسمی مورد بحث و بررسی قرار گیرد و اینکه چرادفاتر اسناد رسمی پس از ۸۰ سال و به‌رغم اعتقاد جامعه سردفتری و تأکید کلیه حقوقدانان، وکلا، قضات و مسئولیت ذی‌ربط مبنی بر گسترش تنظیم اسناد رسمی نتوانسته‌اند نه‌تنها جایگاه خود را به عنوان بزرگ‌ترین و تخصصی‌ترین بخش غیر دولتی وخصوصی در ارائه مزایای منحصر به فرد مترتب بر تنظیم سند رسمی و ویژگی‌های ممتاز آن تثبیت کنند بلکه همواره مورد تعرض برخی سازمان‌های دولتی و خصوصی در ایجادگرایش و رویکرد مردم به اسناد عادی قرار می‌گیرند.در مباحث بعدی مقاله نیز به وظایف متقابل سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و قوۀ قضائیه اشاره خواهد شد که به‌رغم توفیقات نسبی در ایجاد سیستم الکترونیک از جمله استعلام الکترونیکی،سامانه پرداخت وجوه، طرح کاداستر، صدور سندهای تک برگی و به‌رغم گسترش کمی و عددی دفاتر اسناد رسمی نتوانسته‌اند دفاتر اسناد رسمی را از نظر کیفی و گسترش تنظیم اسناد رسمی و هم‌چنینوظایف جدیدی که دفاتر انصافا و بالقوه توانایی و ظرفیت انجام آن را دارند،یاری دهند ودفاتر را در حد ثبت دعاوی مربوط به چک و ثبت نام املاک فاقد سند و نهایتا برابر اصلکردن اسناد تلقی کرده و یا در دنیای شگرف فن‌آوری اطلاعات چرا دفاتر اسناد رسمی بایستی از بایگانی و ثبت فیزیکی اسناد به روش ۵۰ سال پیش استفاده و بدون امکان ارتباط برخط (آن‌لاین) با سایت سازمان ثبت احوال کشور با استرس و اضطراب ازکارت‌های ملی مربوط به یک دهه قبل-که آن هم منقضی شده-جهت احراز هویت درامضای اسناد بعضا میلیاردی استفاده کنند و چنین ظرفیت بزرگی را معطل گذارند.در پایاننیز به چالش‌ها و کاستی‌های مربوط به قوانین حاکم بر تنظیم اسناد،مشکلات سازمان‌های بالادستی از جمله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و کاستی‌های درون دفاتراسناد رسمی و هم‌چنین به موفقیت‌های سران دفاتر که تأثیر عمده‌ای در فراگیر شدن اسنادرسمی دارند و هم‌چنین صرفه‌جویی میلیاردی دولت و شهرداری‌ها از فعالیت دفاتر اسناد رسمی، اشاره خواهد شد.
مبحث اول: سیر تاریخی دفاتر اسناد رسمی و مسئولیت سردفتر
سیر تطور و تکامل تاریخی اسناد و دفاتر اسناد رسمی و مقایسه مسئولیت سنگین سردفتران با سایر مشاغل هم‌طراز ثبت اسناد سابقه طولانی دارد.قدیمی‌ترین سند به‌دست آمده در حفاری‌های تلو مربوط به شهر دودنگی در کشور کلده است.این سند نقشه شهر دونگی را در حدود چهار هزار سال قبل از میلاد نشان می‌دهد که اراضی آن بهقطعات ذوزنقه،مربع و مثلث تقسیم شده بود.۳۲۰۰ سال قبل از میلاد و پس از اختراعخط توسط عیلامی‌ها و هم‌زمان با سومری‌ها ثبت و ضبط و بایگانی اسناد را آغاز کردند.در لوح‌های سنگی کشف شده در شوش نشان‌دهنده این واقعیت است که در ایران باستاندر دو هزار سال پیش از میلاد،درباره چگونگی نوشتن قرارداد اجاره،مدت و مبلغ آن بحثو بررسی صورت گرفته است.در دوران هخامنشی خصوصا در عهد داریوش،اراضیمزروعی در آسیای صغیر با قید مساحت و اضلاح در دفاتر دولتی به ثبت می‌رسید و به دستور انوشیروان در دوره ساسانی،ثبت معاملات نزد قضات و دفاتر آنان انجام می‌شد.
پس از ظهور اسلام و گسترش آن به ایران،تنظیم اسناد با اقتباس از آیۀ شریفه۲۸۲ سورۀ بقره نظم بیشتری پیدا نمود و دایره تنظیم اسناد از قضات و مأمورین حکومتی بهافراد معتمد که تحت عنوان”کاتب بالعدل” تلقی می‌شدند،تسری یافت.در دوره قاجاریه وپس از برگشت ناصر الدین شاه از سفر اول اروپا فرمانی صادر کرد که اداره‌ای جهت ثبتاسناد تشکیل و مطابق دول متمدنه،به اسناد،تمبر زده شود و سپس در دفتر مخصوص،ثبت و ضبط گردد.پس از استقرار مشروطیت برای اولین‌بار،قانونی تحت عنوان قانونثبت اسناد در ۱۳۹ ماده در سال ۱۲۹۰ تصویب شد و برابر این قانون،مقرر شد که ادارۀثبت اسناد مرکب از دایره ثبت اسناد و دفتر راکد کل در حوزه‌های محاکم ابتدایی وزارت عدلیهتأسیس شود و وظایفی از جمله ثبت اسنادی که نزد آنها می‌آورند و مطابقت رونوشت برابراصل،تصدیق اصالت امضا و تصدیق هویت و تصدیق حیات اشخاص به آنها واگذار گردد.
در نگاهی سریع به گذشتۀ دفاتر اسناد رسمی،در دهه ۱۳۱۰ که نخستین جرقه ایجاددفاتر اسناد رسمی به شکل جدید زده شد و به‌رغم اینکه واگذاری وظایف دولت به بخش غیر دولتی به معنای امروزی آن نه‌تنها مورد توجه نبود بلکه به‌شدت نیز با آن مخالفتمی‌گردید به تأسی از قوانین فرانسه و توجه به وضعیت موجود آن زمان که تنظیم اسناد عمدتا در محضر علما انجام می‌گرفت و اطلاق عنوان محضر به دفاتر اسناد رسمی درمحاورات عمومی ناشی از همین ریشه تاریخی است؛دولت بخشی از وظایف خود را بهدفاتر اسناد رسمی واگذار نمود و البته واگذاری آن برابر مقرراتی بسیار دقیق صورت گرفتکه درستی و جامعیت آن،درحال حاضر،با گذشت ۸۰ سال،قابل کتمان نیست و می‌تواندسرلوحه اجرای اصل ۴۴ قانون اساسی کشور قرار گیرد.
شایان ذکر است سران دفاتر اسناد رسمی چه در آن زمان و ادوار بعدی با قبولمسئولیت و ریسک ایجاد دفاتر با کلیه هزینه‌های آن،مسئولیت تنظیم و انشای اسناد ووصول حقوق دولت را به‌عهده گرفته و تعهدات سنگین تنظیم اسناد را که به گوشه‌ای ازآن اشاره می‌شود،به دوش گرفتند که سهم عمده‌ای در این موفقیت داشته و تاکنون کمتربه آن پرداخته شده است.در ماده ۸۱ ق.ث.مصوب ۱۲۹۰ ه ش.مقرر می‌دارد؛«هرگاه بهواسطه تقصیر مباشر ثبت سندی از اعتبار افتاده باشد،مشار الیه باید علاوه بر مجازات مقرره از عهدهمصارف ثبت آن سند نیز برآید»و در ماده ۶۸ ق.ث.در سال ۱۳۱۰ و پس از تشکیل دفاتر اسنادرسمی غفلت را علاوه بر تقصیر به متن قانون اضافه و مقرر نمودند؛«هرگاه سندی به واسطهتقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد،مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌های مقرر از عهدهکلیه خسارات وارده نیز برآید».مقایسه کلمه«تقصیر»که شامل بی‌احتیاطی،بی‌مبالاتی،عدممهارت و عدم رعایت نظامات دولتی است با کلمه«غفلت»که به معنای فراموش کردن وسهو است ما را به مسئولیت خطیر و سنگین سران دفاتر از ابتدای تأسیس دفاتر خصوصا ازهنگام تصویب قانون ثبت اسناد و املاک در سال ۱۳۱۰ از یک‌طرف،آگاه و دقتقانون‌گذار را در تصویب مقررات واگذاری وظایف دولت به بخش غیر دولتی،از طرف دیگر،واقف می‌کند؛خصوصا زمانی این موضوع آشکارتر می‌شود که مدیران دولت و حتی قضاتمسئول خسارت وارده به اشخاص ناشی از غفلت خود نبوده و در مواردی که منجر به طرحشکایت در مراجع قضایی گردیده است،تشکیلات حقوقی دستگاه متبوع به دفاع از ویپرداخته و دولت خسارات ناشی از اشتباهات سهوی مأمورین خود را رأسا پرداخت کردهاست و حتی در بعضی از سامان‌ها،مصوباتی مبنی بر گذاشتن وثیقه جهت صدور قرار آزادی کارمند آن سازمان مشاهده می‌گردد و این در حالی است که سردفتر بدون هیچحمایت حقوقی و به‌تنهایی در مقابل خسارت وارده به اشخاص در مقابل غفلت خود نیزبایستی جوابگو بوده و جالب‌تر اینکه در قانون مذکور هیچ حد و حصری در مطالبه خسارتوجود نداشت و حتی اشخاص خارج از متعاملین نیز می‌توانستند ادعای خسارت نماید.
مقنن در سال ۱۳۵۴ و پس از گذشت سال‌ها از اجرای قانون و اعتراضات سردفتران وپس از اینکه متوجه شدند مقررات پیشین برای سردفتری که به‌جای داشتن شغل دولتی واستفاده از تمام مزایا و امکانات آن و هم‌چنین امنیت شغلی و تأمین اجتماعی پس از دورانبازنشستگی برای خود و خانواده خود مسئولیت سنگین و طاقت‌فرسای سردفتری را انتخابنموده،یک‌طرفه و ظلمی مضاعف است،عنوان غفلت را در مقررات پیشین حذف و با تعییندایره محدودتری در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع،ماده ۲۲ قانون دفاتر اسناد رسمیرا به شرح زیر تصویب نمود؛«سردفتران و دفتریارانی که د رانجام وظایف خود مرتکب تخلفاتیمی‌شوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسئول خواهند بود و هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلفآنها از قوانین و مقررات مربوط بعضا و یا کلا از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شودعلاوه بر مجازات‌های مقرر باید از عهده خسارت وارده برآیند…»با وصف فوق و تلطیف قانون نیزوظایف سنگین و خطیر سران دفاتر اسناد رسمی در تنظیم اسناد مردم،قابل مقایسه با هیچشغلی حتی پزشکان که با جان مردم سروکار دارند،نیست.زیرا پزشکان قبل از هرنوععمل جراحی با تکمیل پرسشنامه و اخذ امضای بیمار و یا بستگان درجه اول او نسبت به هر آسیب جانی یا عضوی بیمار، خود را مصون از هرنوع تعقیب می‌نمایند و سازمان نظام پزشکی هم تاکنون کمتر حکم به محکومیت پزشکی در رابطه با عدول از مقررات نظام پزشکی صادر کرده است.
مبحث دوم: اهمیت و اعتبار دفاتر اسناد رسمی و چالش‌های پیش‌رو
دفاتر اسناد رسمی به عنوان واحدی وابسته به دادگستری[قوۀ قضائیه]که به‌صورتکاملا خصوصی اداره می‌شود،از جایگاه ویژه‌ای چه از نظر سوابق و تجارب ۸۰ ساله و چهاز نظر حضور سردفتر و دفتریار با تحصیلات عالی حقوقی و حداقل لیسانس و هم‌چنین کارمندانی مجرب اعم از سندنویس و مسئول تنظیم سند،اپراتور،ثبات و درحال حاضر همکارمندانی مسلط به گواهی امضای الکترونیک،استعلام الکترونیک ثبتی،ثبت الکترونیکیدرخواست صدور اسناد زمین‌ها و املاک فاقد سند-که هرکدام نیازمند تسلط کافی بهکامپیوتر و انواع نرم‌افزارهای کامپیوتری است-با بهترین تجهیزات فنی و اداری بوده وهمان‌طور که اشاره شد،به عنوان مهم‌ترین و پرسابقه‌ترین بخش غیر دولتی کشور مطرح ودر میان بخش نوپا و خصوصی کشور که بعضا توفیق چندانی هم د رانجام وظایف محوله،نداشته‌اند،ممتاز است.اگرچه امروز واگذاری وظایف تصدی‌گری دولت به بخش خصوصیدرحال گسترش و تقریبا کلیه مسئولین کشور به آن اتفاقنظر دارند و به‌رغم کندی ومقاومت‌های مدیران میانی و بدنه اجرایی دولت به سرعت درحال انجام است لیکن دولتدر ۸۰ سال قبل و به‌رغم گرایش مفرط در تمرکز،قسمتی از وظایف حاکمیتی و نهتصدی‌گری را به دفاتر اسناد رسمی واگذار می‌نماید.
سردفتران نیز به‌جای استخدام در دستگاه اجرایی و قبول رده‌های مدیریتی کشور کهخانواده خود،ریسک تأسیس دفاتر اسناد رسمی با همه مسئولیت‌های سنگین آن را به جانخریده‌اند که انصافا یک نوع فداکاری است.
اگر موضوعاتی از قبیل افزایش سرسام‌آور هزینه‌ها،تعرفه ثابت حق ثبت اسناد و حلنشدن تعرفه حق التحریر اسناد غیر منقول،مشکلات ناشی از قانون کار و تأمین اجتماعیناظر بر کارکنان دفتر،نبوده دیدگاه کلان بازرسان اعزامی ثبت به دفترخانه‌ها که مثلادرخواست ارائه دفتر افراد ممنوع المعامله می‌کنند،رعایت مقررات و بخشنامه‌های متنوع وبعضا متضاد،اقناع مردم در عدم تنظیم احتمالی سند،تسریع در امور شهروندان و رعایتشئون شغلی و مسئولیت‌های قانونی سخت مترتب بر آن،همانند عدم استفاده راحت ازمرخصی و دغدغه عدم حضور در دفترخانه،مقررات سخت استفاده از مرخصی‌های خارجیحتی زیارتی،رعایت موضوعات مبتلا به دفتر از قبیل موقعیت مکانی دفتر که اغلب درفواصل دور از محل سکونت سردفتر است،تجهیزات و امکانات مورد نیاز،نحوه مکاتبات، برخورد کارکنان با ارباب رجوع،رعایت نکات حفاظتی و امنیتی دفترخانه شامل حفاظت ازاوراق و اسناد و مدارک شهروندان در ساعات اداری و سرقت و آتش‌سوزی خارج از ساعتاداری و هم‌چنین مشکلات ناشی از امکانات رایانه‌ای و الکترونیکی از قبیل اتکا به فهرستافراد ممنوع المعامله و محجور و پلاک‌های بازداشتی که توسط شرکت‌های خصوصیپشتیبان بدون هیچ نوع تعهدی مکتوب ارائه می‌شود،مشکلات ناشی از واریز حقوقدولتی،حق التحریر و نظایر آن از طریق سیستم کارت‌خوان و بعضا مغایرت‌های آندر هنگام ارائه به ذی‌حسابی ثبت و ده‌ها مشکل دیگر به آن اضافه کینم،آن‌گاه به عمقچالش‌های سردفتری واقف خواهیم شد.
مبحث سوم: موفقیت‌های دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران
سردفتران اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران توانسته‌اند بیش از توان خود درگسترش تنظیم اسناد رسمی به موفقیت‌های چشم‌گیر و روزافزون نایل گردند.موضوعیکه به لحاظ وجود نظریات متفاوت حتی در واضح‌ترین مقررات حقوقی کشور از ارزش واعتبار بالایی برخوردار است،خصوصا زمانی به اعتبار نظرهای سردفتران در جلسات هفتگیدر محل کانون و نظریات مشورتی دفتر حقوقی و معاضدت قضایی کانون و هم‌چنین آرایوحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران و محتوای ماهنامه”کانون”آگاه و به کنه آنپی خواهیم برد که از زمان تصویب قانون ثبت اسناد و املاک کشور بیش از ۱۰۰ سالمی‌گذرد و در طی این مدت با اصلاحاتی موردی توانسته‌اند جزئی از ابهامات آن را برطرفو موارد محدودی به آن بیفزایند و بقیه را با صدور بخشنامه و دستور العمل به صورت ناقصبه‌روز رسانی کنند،هیچ دوره و تشکیلات علمی در دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی به‌جزمرکز آموزش جامع علمی کاربردی کانون سردفتران و دفتریاران و دو واحد اختیاری حقوقثبت در دوره کارشناسی جهت حمایت پژوهشی و علمی به‌چشم نمی‌خورد.البته ناگفتهنماند ارائه آرای وحدت رویه غیر قابل انعطاف و اصرار بر نظریه‌های قبلی و کندی در صدورآن،نداشتن نوآوری و انعطاف در ارائه نظرات در دنیایی که هرلحظه درحال پیشرفت و تحول و درحال انفجار اطلاعات است،ما را از رسیدن به منزل مقصود دور خواهد کرد.بدیهی است عدم اقدام مقتضی جهت فراگیر شدن رأی دادگاه انتظامی که طی آن یکی ازهمکاران را در وصول حق التحریر براساس قیمت واقعی املاک تبرئه کرد و البته مستند بهفتاوای شرعی نیز هست و انتظار و چشم به راه تصمیم مسئولین ذی‌ربط که خود صدهامشکل دیگر و بسا مهم‌تر دارند ما را از رسیدن به هدف و امکان تبدیل هرنوع تهدید بهفرصت دور خواهد کرد.
کانون سردفتران و دفتریاران نیز به عنوان نمادی ناظر بر فعالیت‌های دفاتر اسناد رسمیو رابط بین شبکه گسترده دفاتر اسناد رسمی با سازمان ثبت و قوۀ قضائیه و سایر نهادهایحقوقی کشور،نقش غیر قابل انکاری در تنظیم و گسترش اسناد رسمی به‌عهده دارد.راه‌اندازی پرتال کانون و ایجاد صندوق پستی برای کلیه دفاتر اسناد رسمی کشور و حذفدیوان‌سالاری و امکان ارتباط الکترونیکی بین کلیه دفاتر و تشکیلات داخلی کانون،اطلاعسریع تمامی سردفتران سراسر کشور از بخشنامه‌ها و دستور العمل‌ها،نظرات مشورتی،آرایوحدت رویه کانون و امکان پرداخت هزینه‌های مربوط به کانون،می‌تواند نقش غیر قابلانکاری را در ارتقا و موفقیت دفاتر اسناد رسمی و مآلا رویکرد مسئولین و مردم و اقناع آناناز ارجح بودن تنظیم اسناد رسمی از حیث سرعت و تسهیل در رفع مشکلات و ایجاد نظمحقوقی را به ارمغان آورد لیکن راه‌اندازی بخش دیگری در پرتال جهت انعکاس نظراتسردفتران سبب خواهد شد که نظرات اکثریت جهت اتخاذ تصمیم در اختیار هیئت مدیرهقرار گیرد تا به عنوان سیاست‌ها و برنمه‌های کانون با پشتوانه اکثریت سردفتران مورد اتفاقنظر قرار گیرد.شایان ذکر است کانون سردفتران توانسته است بدون حمایت غیر درحالی که وظایف حاکمیت را انجام می‌دهد صندوق بازنشستگی و بیمه و درمان سردفتران ودفتریاران را اداره کند و این درحالی است که هیچ صندوق بازنشستگی در داخل کشور کهبی‌نیاز از کمک غیر باشد و وظایف حاکمیتی را انجام دهد،به‌چشم نمی‌خورد.پرواضحاست موارد فوق در راستای حمایت از گسترش تنظیم اسناد رسمی و مشکلات آن مورد اشاره قرار گرفت و ذکر تفصیل آن توسط مسئولین کانون در جهت تنویر افکار عمومی ودست‌اندر کاران ضروری است.
تلاش سردفتران در تنظیم اسناد جدید از قبیل آنچه تحت عنوان تنظیم سند رسمیلقح خارج از رحم برای اولین‌بار در کشور و به همت یکی از همکاران در استان یزد اتفاقافتاد و یا تنظیم اسناد مشارکت اشخاص حقیقی بخش خصوصی به صورت موردی توسطبعضی از دفاتر و یا پیشنهاد حل مشکل اسناد رسمی اتباع خارجی پناهنده به اداره اتباعخارجی وزارت کشور و یا ارائه نظرات مشورتی به ارباب رجوع جهت انتخاب بهترین نوعسند،انجام ثبت نام الکترونیکی املاک و زمین‌های فاقد سند،توانسته‌اند بهترین و مؤثرترینکمک در جهت گسترش فعالیت دفاتر اسناد رسمی و بهترین بازوی اجرایی برای سازمانثبت و قوۀ قضائیه در واسپاری وظایف تلقی شوند و اگر امضای الکترونیک هم به اینموضوع اضافه شود،می‌توان،بهترین اتکای دستگاه اجرایی از جمله وزارت صنعت،معدن وتجارت به دفاتر اسناد رسمی در وظایفی که جنبه تخصصی حقوقی دارد، دانست.
ثبت دعاوی مربوط به چک در دفاتر خدمات قضایی و دفاتر اسناد رسمی نیز از دیگرفعالیت‌ها و همت سران دفاتر اسناد رسمی است و اگرچه بهتر بود قوۀ قضائیه در یکسیاست یکنواخت و با توجه به افزایش کمی دفاتر اسناد رسمی از ظرفیت بزرگ دفاتر اسنادرسمی استفاده می‌کرد و سپس در صورت عدم توفیق دفاتر،دیگران را در ثبت دعاویمربوط به چک مشارکت می‌داد.لیکن حال که این اتفاق خوش افتاده است،محدود کردندفاتر اسناد رسمی به تعدادی مشخص،نیازمند اصلاح است.
به هرحال،سران دفاتر اسناد رسمی با بیش از هفت هزار نفر در سراسر کشور وهم‌چنین دفتریاران اول و دوم در حدود دو برابر آن و هم‌چنین نزدیک به ۳۵۰۰۰ نفر ازکارکنان دفاتر که آینده شغلی آنان در گرو موفقیت دفاتر اسناد رسمی است،توانسته‌اندطبق آمار اعلامی سازمان ثبت بالغ بر ۲۵ میلیون خدمت در سال به مردم ارائه می‌دهند کهنشان‌دهنده واقعیت غیر قابل انکار دفاتر اسناد رسمی در چرخه خدمات کشوری است ولی همان‌طور که اشاره شد،ظرفیت خدمات‌دهی دفاتر اسناد رسمی بیش از این است.
مبحث چهارم: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور،مشکلات و چالش‌ها
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در دو سال اخیر پیشرفت سریع قابل توجهی در گذاراز دوران ثبت سنتی به ثبت مدرن داشته و با خدمات ارزشمندی همانند راه‌اندازی استعلامالکترونیکی ثبتی،اجرای طرح کاداستر،صدور اسناد تک برگی و ایجاد مقدمات ثبت نامالکترونیکی درخواست اسناد املاک و زمین‌های فاقد سند داشته و اگر با همین سرعتادامه دهد،قطعا آینده امیدبخشی برای ثبت کشور،قابل پیش‌بینی است و امید است درآینده نزدیک بتوان از پاسخ آنی استعلام الکترونیکی بدون دریافت پاسخ فیزیکی آن نسبتبه تنظیم اسناد اقدام نمود که در این صورت با اقبال عموم مردم مواجه خواهد شد.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز طبق اظهارنظر مسئولین سازمان از مشکلاتخاص خود و محدودیت‌های بودجه رنج می‌برد به نحوی که طبق نظر معاون امور اسنادسازمان یک سوم ساختمان‌های سازمان در کشور استیجاری است و این مایه تأسف است.نگاهی گذرا به بعضی از ساختمان‌های سازمان ثبت و بعضی از مجتمع‌های قضایی وامکانات و اطاق‌های کارمندان و حتی قضات و مقایسه آن با ساختمان‌های مجلل و معظمبعضی از سازمان‌های رده دو و سه وزارتخانه‌ها ما را به محرومیت قوۀ قضائیه بیشتر آگاهکرده و البته وابسته بودن قوۀ قضائیه به بودجه و اعتبارات دولتی که استقلال قوا را نیزمخدوش می‌کند،مزید بر علت است.ولی به هرحال،در دنیای شگرف فن‌آوری اطلاعاتکه سازمان ثبت ثبت در گذار به آن پیش‌قدم بوده است چرا بایستی دفاتر اسناد رسمی ازبایگانی و ثبت فیزیکی اسناد به روش پنجاه سال قبل استفاده کرده و چرا محدوده زمانیبرای امحای اسناد موجود در دفاتر اسناد رسمی تعیین نمی‌شود؟!و یا اینکه چرا دفاترنمی‌توانند اسناد بایگانی خود را که همواره فضای وسیعی به خود اختصاص می‌دهد،اسکنکرده و در دفترخانه و یک نسخه اضافی را حتی جهت امنیت بیشتر در خارج از دفترخانهنگهداری کنند.درحال حاضر و حتی سال‌ها قبل،سازمان‌های بسیار بزرگ به مدد تکنولوژی‌های مدرن توانسته‌اند،میلیون‌ها سند را به صورت اسکن یا فیلم و نظایر آن را باضریب امنیت بسیار بالا و بدون داشتن حتی یک برگ بایگانی فیزیکی نگهداری نمایند وآیا زمان آن نرسیده است که برای دفاتر نیز چنین مجوزی صادر گردد و یا اینکه چرا دفاتراسناد رسمی برای اخذ مجوز داشتن دفتر زوج و فرد بایستی مدت‌ها در انتظار بازرسیدفترخانه بوده و بعضا بیش از یک سال منتظر دریافت مجوز دفتر زوج و فرد باشند آیاداشتن دفتر زوج و فرد که حسب اطلاع،درحال حاضر،نیز با آن موافقت نمی‌گردد،جزبرای رفاه حال مردم و تسریع در تنظیم سند آنها و مآلا گرایش بیشتر مردم به تنظیم سندرسمی،علت دیگری متصور است؟به‌رغم همه مشکلات فوق قبول اینکه چرا دفاتر اسنادرسمی بایستی از حداقل امکانات و ابزار کار مانند اوراق نیم‌برگی و یک‌برگی محروم باشند،ثقیل است.
مبحث پنجم: واسپاری وظایف قوۀ قضائیه و صرفه‌جویی اقتصادی
اجرای اصل ۴۴ قانون اساسی و واسپاری وظایف حاکمیتی و دولت به بخش خصوصیکه پس از مدت‌ها شروع گردید،ناشی از مطالعات اقتصادی در وزارتخانه‌های زیربناییدولت،مرکز پژوهش‌های مجلس،مهندسین و مشاورین حقوقی و فنی طراز اول کشور باپشتیبانی هیئت‌های علمی و پژوهشی دانشگاه‌های کشور و پس از مطالعه تطبیقی باکشورهای توسعه یافته و درحال توسعه می‌باشد لیکن به لحاظ مخالفت مدیران مبانی ومقاومت بدنه اجرایی وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی و نوپا بودن بخش خصوصی کشور بامشکلات عدیده‌ای حتی ورشکستگی بخش خصوصی روبه رو بوده و در پاره‌ای موارد بهلحاظ عدم رعایت مقررات و عدم برگزاری مناقصه‌های عمومی به انحراف رفته و درمواردی که با دقت و رعایت مقررات و مطالعات دقیق حقوقی و فنی و نظارت دقیق بربخش خصوصی صورت گرفته است،سبب افزایش کارایی و اشتغال و صرفه‌جویی میلیاردهاریال به نفع بیت المال شده و قطعا رضایت‌مندی مردم را نیز به همراه داشته است.
قوۀ قضائیه و سازمان‌های وابسته از جمله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از اصل ۴۴ ق.ا.و مقوله واگذاری وظایف دولت به معنای کلان آن به بخش خصوصی جدا نیستو اگرچه واسپاری وظایف قوۀ قضائیه با سرعت واگذاری قوۀ مجریه و شاید به لحاظحساسیت بیشتر و نگرانی از مشکلات به‌وجود آمده در قوۀ مجریه،مطابقت ندارد ولی اگر ازظرفیت بالقوه و بالفعل دفاتر اسناد رسمی با گستره و ظرفیت وسیع آن در سراسر کشور بهعنوان تخصصی‌ترین و بزرگ‌ترین بخش غیر دولتی و خصوصی کشور که مفصلا به آنپرداخته شد،استفاده نمایند،می‌توانند الگویی موفق از واسپاری وظایف حاکمیتی به بخشخصوصی در کلیه قوای کشور به نمایش گذارند.
مقایسه آماری واگذاری یکی از وظایف بسیار کوچک قوۀ قضائیه یعنی«برابر اصلنمودن اوراق و اسناد»در چند سال گذشته به دفاتر اسناد رسمی و حذف کارکنان ذی‌ربطدر سراسر کشور که تمام حقوق و مزایا و بازنشستگی آنان و کلیه هزینه‌های مترتب بر آندر مطالعات آماری ثبت می‌گردد از یک‌طرف و مراجعه مردم به یکی از مجتمع‌های قضاییو سپس طی مراحل متعدد از جمله صف کپی،صف الصاق تمبر و نهایتا صف ممهور بهمهر برابر اصل از طرف دیگر،ما را به ارزش واگذاری وظایف به بخش غیر دولتی آگاه کردو اگر آنرا با وضعیت فعلی که مردم با مراجعه به نزدیک‌ترین دفتر اسناد رسمی که به فاصلهکوتاهی از محل سکونت یا کار شهروندان واقع شده است و سپس در کوتاه‌ترین زمان باگرفتن کپی و پرداخت هزیه،مدارک برابر اصل شده خود را دریافت می‌کنند،مقایسه کنیم،به اعتبار و اهمیت واسپاری وظایف پی خواهیم برد.
ثبت درخواست الکترونیکی املاک و زمین‌های فاقد سند و یا املاک مشاعی دارای سندمالکیت،اگرچه دارای ابعاد بسیار کوچک حقوقی است ولی از جهت شروع واسپاری وظایفسازمان ثبت قابل توجه و استقبال است؛رویه‌ای که در ثبت الکترونیکی املاک فاقد سنددر پیش گرفته شده و طی آن هیچ محدودیتی از نظر انجام کار درنظر گرفته نشده است،دارای ابعاد مثبت و منفی است که پس از طی مدتی آثار مثبت و منفی آن آشکار شده واتخاذ تصمیم برای سایر واگذاری‌ها آسان‌تر می‌گردد.زیرا کافی‌نت‌ها به لحاظ تخصصیبودن موضوع و سختی کار استقبال نکرده و مردم نیز از مراجعه به آنان در مقایسه با دفاتر اسناد رسمی رغبت چندانی نشان نداده‌اند،سایر دفاتر خدماتی نیز اگرچه مراجعه به نقشهبردار و تهیه نقشه MTU را نیز تقبل نموده‌اند ولی از جهت کار تخصصی ثبتی و نبودکارشناس در این دفاتر،موفقیت آنان دور از انتظار است.به هرحال،مطالعه آماری سازمانثبت از مدارک دریافتی و مقایسه انجام کار در دفاتر اسناد رسمی و سایر قسمت‌ها می‌توانندبرداشتی صحیح و منطقی از واسپاری وظایف به بخش خصوصی داشته باشند ولی بههرحال وضعیت فوق با سنوات قبل که توسط کارمندان ثبت انجام می‌گردید،غیر قابلمقایسه بوده و هیچ تالی فاسد برای وضعیت جدید قابل تصور نیست.
ثبت دادخواست و دعاوی الکترونیکی چک که به دفاتر خدمات قضایی و بعضی از دفاتراسناد رسمی[به صورت آزمایشی]واگذار شده به عنوان اولین واسپاری وظایف قوۀ قضائیه،قابل توجه است.
واگذاری وظایف فوق با توجه به تجارب گران‌سنگ هشتاد ساله دفاتر در ثبت اسناد وسازوکار نظارتی آن با صدها بخشنامه و رأی وحدت رویه وجود مقررات متنوع،بسیارکوچک‌تر از ظرفیت بالفعل دفاتر اسناد رسمی است و قوۀ قضائیه می‌تواند در واگذاریوظایف مهم‌تر قوه از موقعیت و ظرفیت منحصر به فرد دفاتر اسناد رسمی استفاده وبهره‌برداری نماید.آیا دفاتر اسناد رسمی نمی‌توانند بهتر از شوراهای حل اختلاف در صدورانحصار وراثت،تأمین دلیل و نظایر آن اقدام نمایند؟جالب توجه است دفاتر اسناد رسمی بهلحاظ اینکه دارای دفتر درآمد پلمپ شده هستند و کلیه حساب‌های آن به‌صورت آنلاینتحت نظر ذی‌حسابی قابل بررسی و محاسبه است،یکی از معدود مشاغل بخش خصوصیاست که درآمد آن دائما تحت نظارت مالی و محاسباتی بوده و مالیات سالیانه عملکرد آننیز به درستی ارزیابی و به‌موقع پرداخت می‌شود.
طبق آمار مسئولین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر اینکه سالیانه«هم‌زمانبا ۲۵ میلیون خدمت که توسط دفاتر اسناد رسمی انجام می‌شود،تعداد ۳۲ میلیون خدمتتوسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام شده است»؛با این ترتیب،اگر حجم کارییک خدمت را در سازمان و دفاتر یکسان تلقی کنیم،حجم کار خدمات انجام شده در دفاتر اسناد رسمی معادل ۷۸%حجم کار در مجموع سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بوده واگر اعتبارات جاری سازمان ثبت را بدون اعتبارات عمرانی،ساختمان‌ها،تجهیزات،ماشین آلات و غیره ۹۳۸ میلیارد ریال در سال ۱۳۹۱ ارزیابی کنیم،دفاتر اسناد رسمی درسال جاری معادل ۷۳۱ میلیارد ریال به نفع خزانه کل کشور صرفه‌جویی کرده‌اند و به عبارتدیگر،در صورت نبود دفاتر اسناد رسمی،سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌بایستمعادل مبلغ ۷۳۱ میلیارد ریال اعتبار فقط در سال ۱۳۹۱ به اضافه ۷۸%وضعیت کنونی ازنظر ساختمان،تجهیزات،پرسنل به توان خود اضافه می‌کرد تا می‌توانست خدمات انجام شدهدر دفاتر اسناد رسمی و آن‌هم با کیفیت موجود در سازمان و ادارات تابعه را انجام دهد.
برابر آمار اعلام شده،روزانه ۱۲ هزار نقل و انتقال وسایل نقلیه موتوری در مراکز تعویضپلاک کشور انجام می‌گردد که نه‌تنها سازوکار قانونی جهت وصول مالیات نقل و انتقال وحق الثبت در مراکز تعویض پلاک دیده نمی‌شود بلکه مراکز تعویض پلاک تمایلی در انجاموظایف خاص محوله از قبیل کنترل بیمه شخص ثالث،معاینه فنی و مانند آن از خودنشان نمی‌دهند.بنابر این دعوت به عدم اجرای قانون توسط مجریان آن زنگ خطری برایدولت و وزارت اقتصاد و دارایی در عدم تحقق درآمدهای دولت است که خود نیز در تدوینآیین‌نامه[اجرایی مادۀ ۲۹ قانون رسیدگی به تخلفات رانندگی]مغایر قانون دخیل و مسئولبوده و دور باطلی است که بایستی مشکلات خودساخته را مرتفع نمایند.
بدیهی است،انجام طرحی مطالعاتی توسط مراکز پژوهشی و دانشگاه‌های معتبر کشوربا شرح خدمات مشخص در تبیین منافع دولت و شهرداری‌ها و سایر نهادهای کشور درانجام خدمات توسط دفاتر اسناد رسمی و هم‌چنین تبیین صرفه‌جویی ناشی از واسپاریوظایف که در گذشته و آینده به دفاتر اسناد رسمی واگذار شده و خواهد شد،می‌تواند قدرتمسئولین کانون سردفتران و دفتریاران را در ارائه عملکرد دفاتر اسناد رسمی در کاهشهزینه‌ها و افزایش بهره‌وری و ایجاد زیرساخت مناسب در چرخه خدمات کشوری وهم‌چنین کاهش تردد شهروندان با هدف صرفه‌جویی در مصرف سوخت و کاهش تراکم ترافیک نشان دهد.پرواضح است اضافه کردن خدماتی که در این مقاله اشاره شده وهم‌چنین سایر خدمات فعلی دفاتر اسناد رسمی از قبیل کنترل پایان کار در تنظیم اسنادقطعی و صلح غیر منقول،کنترل انحصار وراثت و مالیات بر ارث در تنظیم اسناد،ایجادتسهیلات برای بیماران و زندانیان در تنظیم اسناد رسمی آنان،کنترل بیمه اجتماعیکارکنان در انتقال حق کسب و پیشه و تجارت،می‌تواند آن را به یکی از بزرگ‌ترینپروژه‌های مطالعاتی و مؤثر کشور تبدیل کند که قطعا نتیجهه آن در اقناع مسئولین و دفاعاز اهداف و ارائه عملکرد چند وجهی دفاتر اسناد رسمی نقش به‌سزایی خواهد داشت.
مبحث ششم: آسیب‌شناسی اسناد رسمی در عرصه تقنین و اجرا
همان‌طور که اشاره شد،قانون ثبت اسناد و املاک،به‌رغم سابقه ۱۰۰ ساله و هم‌چنینسابقه تاریخی اسناد که قدمتی ۶۰۰۰ ساله در کشور دارد و به‌رغم پیشرفت‌های قابل توجهو صدور میلیون‌ها سند در سراسر کشور و موفقیت‌های قابل توجه گسترش اسناد رسمی درمناطق شهری خصوصا کلان‌شهرها؛لیکن جامعه فعلی ما تا رسیدن به نقطه مطلوبفاصله طولانی دارد.زیرا قوانین و مقررات زمانی می‌تواند مشکلات جامعه را مرتفع نماید کهبرخاسته از واقعیت‌های اجتماعی،اقتصادی و فرهنگی روز جامعه باشد و در غیر این‌صورت،مقررات پیشین به تدریج متروک و غیر قابل اجرا می‌گردد.
قانون ثبت اسناد و املاک کشور به لحاظ گذشت زمان و عدم بازنگری اساسی و بهمنظور انطباق آن با شرایط اقتصادی،اجتماعی و فرهنگی کشور نیازمند بازنگری است.قوانین مرتبط با زمین و مسکن که زیربنای اساسی تنظیم اسناد و عمده وظایف دفاتر اسنادرسمی بر آن متمرکز است به لحاظ پراکندگی و مغایرت و اصلاحات متعددی که در طولزمان و بعضا بدون کار کارشناسی و گاهی حتی صرفا به منظور رفع مشکلات گروهی ازمعدود افراد جامعه،مشکلات عدیده‌ای را به‌وجود آورده و با این وضع سبب شده عدیده‌ایاست اراضی وسیع کشاورزی با قوانین و مقررات ناقص فعلی،به‌رغم شرایط مندرج در اسنادتنظیمی مبنی بر ممنوعیت هرنوع افراز و تفکیک و ساخت-که با همت و تلاش سردفتران درج می‌گردد-تفکیک شده و مالکین نیز به دنبال فرصتی جهت تغییر کاربری وساخت و ساز بوده و نهایتا سازمان‌های ذی‌ربط نیز به لحاظ گستردگی ساخت و سازهایغیر مجاز توانایی مقابله با آنها را ندارند و سازوکار دیگری نیز جهت ایجاد انگیزه و شوق بهمنظور جلوگیری از خرد شدن اراضی کشاورزی طراحی و اجرا نگردیده است.
در مناطق مسکونی خصوصا حاشیه شهرهای بزرگ نیز به لحاظ افزایش قیمت زمین ومسکن و مشکلات اقتصادی و مفرهای قانونی سبب می‌گردد مالکین،قسمتی از عرصهمنزل مسکونی خود را با تنظیم وکالت بلاعزل به دیگری واگذار کنند و پس از مدتی بااضافه شدن طبقات بر قسمت‌های جدا شده،آلونک‌نشینی در حاشیه شهرهای بزرگگسترش یافته و صرف‌نظر از آسیب‌های جدی اجتماعی و فرهنگی،سبب ایجاد خلل درتوسعه متوازن شهرسازی و معماری شهرها می‌گردد.البته گسترش تنظیم اسناد رسمی و یاافزایش صدور اسناد مشاعی در این خصوص نه‌تنها افتخار نیست بلکه تهدید منابع ومنافع ملی کشور بوده که نیازمند اتخاذ تصمیم در سطح کلان کشور است.
دفاتر اسناد رسمی در تنظیم اسناد نیز با قوانین متعدد و مصوب در مقاطع زمانی بسیارمختلف روبه رو بوده و از قانون دفاتر اسناد رسمی که حاکم برنحوه عملکرد دفاتر استبیش از ۳۷ سال می‌گذرد.اگر اختلاف‌نظر حقوقدانان در واضح‌ترین قوانین حقوقی وجزایی کشور را درنظر بگیریم و به نظرات اکثریت و اقلیت در آرای دادگاه‌ها توجه کنیم،آن‌گاه به مشکلات قوانین حاکم بر دفاتر اسناد رسمی پی خواهیم برد که به‌رغم وجود ده‌هابخشنامه و آرای وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران و نظریات مشورتی قوۀ قضائیه،بانظرات مختلف سردفتران مواجه هستیم.اما نکته این است که اختلاف‌نظر حقوقی کهبارزترین آن در آرای دادگاه‌ها ظهور پیدا می‌کند به هیچ عنوان مسئولیتی را متوجه قاضینکرده و در مراحل تجدیدنظر قابل تغییر و اصلاح است لیکن در تنظیم بعضی از اسناد کهناشی از برداشت و تفسیر شخص سردفتر از میان انبوه قوانین،آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌هااست ولو اینکه هیچ اعتراض از ناحیه متعاملین صورت نگیرد،می‌تواند مورد ایراد احتمالی بازرس قرار گرفته و در صورت عدم اقناع بازرس بایستی مراحل طولانی مراجعه به بازرسیثبت و مراحل بعدی را طی کرد؛لذا است که اگر بعضی از سردفتران در ایجاد حاشیه امنیتیبرای خود بیش از حد معمول حساس هستند و به‌آسانی هرنوع سندی را تنظیم نمی‌کنند،به بیراهه نرفته و نمی‌توان به آنان خرده گرفت.
بازنگری قوانین حاکم بر دفاتر اسناد رسمی و آنچه هم‌اکنون به عنوان طرح اصلاحموادی از قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران در کمیسیون‌های مجلسدرحال بررسی است و اگرچه در طرح پیشنهادی به نکات مهم و قابل توجه اشاره شده وخیلی از مشکلات دفاتر را برطرف خواهد کرد ولی لازم است طراحان و پشتیبانان طرح،وضعیت و جو حاکم بر کمیسیون‌ها و صحن مجلس را درنظر گیرند تا همانند خیلی ازطرح‌ها و لوایح با تغییرات اساسی و بنیادین روبه‌رو نشده و از وضعیت مطلوب عدول ننماید.
دفاتر اسناد رسمی به دلایل متعدد،همواره در معض تصویب قوانین مغایر و متضاد باگسترش اسناد رسمی و یا تصویب قوانینی در جهت گسترش اسناد عادی و هم‌چنین ارجاعوظایف جدید خارج از وظایف رسمی خود هستند.قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضیو ساختمان‌های فاقد سند رسمی،قانون تسهیل تنظیم اسناد رسمی و قانون روابط موجر ومستأجر و نظایر آن و ارجاع وظایفی از قبیل کنترل بیمه شخص ثالث و عوارض سالیانهوسایل نقلیه موتوری از آن جمله است که-متأسفانه-در ارجاع این وظایف جدید،نه‌تنهاوصول هزینه‌های اجرای آن وظایف دیده نمی‌شود بلکه تاکنون از طریق قوۀ قضائیه نیزحق الزحمه‌ای برای آن درنظر گرفته نشده است و این درحالی است که کلیه هزینه‌هایدفاتر اسناد رسمی توسط سردفتر تأمین و ارجاع هر وظیفه جدید مستلزم انجام کار بیشتر وطبعا هزینه زیادتری خواهد بود.
به عنوان مثال،هنگامی که لایحه اصلاح قانون بیمه اجباری دارندگان وسایل نقلیهموتوری زمینی در مقابل شخص ثالث در کمیسیون اقتصادی مجلس درحال بررسی بودبه‌رغم اختلاف‌نظر وسیع نمایندگان دستگاه‌های ذی‌ربط به خصوص نمایندگان وزارتدادگستری،راه و ترابری[وقت]و بیمه مرکزی به محض رسیدن به ماده مربوط به الزام دفاتر اسناد رسمی به اخذ بیمه شخص ثالث در تنظیم هرنوع سند برای وسایل نقلیهموتوری بدون هیچ مخالفتی و حتی با استقبال نمایندگان به تصویب رسید و مع الأسفهیچ اعتراضی مبنی بر اینکه اجرای آن برای تنظیم هرنوع سند غیر مقدور و غیر ضروریبوده و اصولا دفاتر اسناد رسمی مسئولیتی در این خصوص ندارند،ارائه نگردید.بنابر ایناقتضا دارد تا دفتر حقوقی کانون و سایر همکاران با ارتباط با مجلس و کمیسیون‌هایزیربنایی هیئت وزیران و یا از دیگر سازوکارهای قانونی مراقب هرنوع لایحه و طرح‌هایمرتبط با تنظیم اسناد رسمی و وظایف دفاتر اسناد باشند.
نتیجۀ مباحث و راهکارهای کوتاه مدت
دفاتر اسناد رسمی با همه فراز و نشیب‌ها،واقعیتی انکارناپذیر است که تأثیر شگرف آندر مدت نزدیک به یک قرن در تمامی ابعاد اجتماعی،اقتصادی و فرهنگی کشور رسوخنموده و جایگاه مستحکم آن بر هیچ‌کس پوشیده نیست،لیکن همان‌طور که به صورتمشروح و مفصل بیان گردید،دفاتر اسناد رسمی از یک‌سو باید خود را با دنیای درحالپیشرفت و تحول و درحال انفجار اطلاعات هماهنگ سازند که لازمه آن،وجود دفاتریفعال،پویا و منطبق با پیشرفت‌های برق‌آسای تکنولوژی است و از سوی دیگر باید برایدستیابی به اجرای حداقل ضرورت‌های قانونی مرتبط با شغل خود مبارزه نمایند که ماجرایتنظیم اسناد خودرو در چند سال اخیر از آن جمله است،البته تجربه خوبی از بسیج امکاناتو همیاری مسئولین و یکپارچگی سردفتران جهت دفاع از صیانت قانون و تحمیل ضرورتاجرای قانون بر سازمان‌های غیر مسئول به‌دست آمد که هنوز نیز قسمتی از امکانات کانونو مسئولین ذی‌ربط بایستی مصروف رفع مشکلات ناشی از رسانه ملی گردد که طی آن وپس از مناظره مدیران کل حقوقی سازمان ثبت و نیروی انتظامی مبادرت به نظرخواهی ازمردم جهت اجرا و یا عدم اجرای قانون می‌نمایند که پرواضح است شهروندان به لحاظنپرداختن مالیات،مخالف اجرای قانون باشند!
نگاهی گذرا به پیشرفت‌های یک سال اخیر سازمان ثبت و سرعت تبدیل ثبت سنتی به ثبت مدرن،خصوصا حذف اوراق بهادار که نوید آن از ابتدای ۱۳۹۲ داده شده است،ما را در رفع موانع و چالش‌ها و تطبیق با شرایط جدید بیش از پیش امیدوار می‌کند.بدونشک حذف اوراق بهادار و شروع طرح جدید،نقطه عطفی در فعالیت‌های سازمان ثبت ودفاتر اسناد رسمی است که اگرچه اجرای چنین طرح‌های کلان با زیرساخت‌های کنونی ازیکطرف و ضرورت تجهیز دفاتر با آخرین تکنولوژی روز و آن‌هم با درآمد محدود و ثابتدفاتر دشوار و مشکل خواهد بود،لیکن به عنوان حل چالش کمبود اوراق و جعل اسناد باروش سنتی،آینده روشنی را جهت رفع قسمتی از مشکلات دفاتر نوید می‌دهد و شایدبتوان به مدد روش جدید از اتکای دفاتر اسناد رسمی به شرکت‌های کامپیوتری پشتیبانکه خود نیز معضلی بر مشکلات فعلی دفاتر است،فائق آمد،شایان توجه است شرکت‌هایکامپیوتری پشتیبان که احتمالا الفبای حقوق را نمی‌شناسند با جمع‌آوری متون اسناد ودادن قفل نرم‌افزاری،امکان نگهداری کامپیوتری متن کلیه اسناد تنظیمی در خارج ازدفترخانه و یا تهیه سند تنظیمی در DC برای متقاضیان و خصوصا ایرانیان مقیم خارج ازکشور و یا ایمیل سند را غیر ممکن می‌کنند.
دفاتر اسناد رسمی باید پیشرفت و سرعت حیرت‌آور تکنولوژی و اراده مدیران سازمانثبت در همراهی با این تکنولوژی را مغتنم شمرده و علی‌رغم موفقیت‌های خوبی که درجهت گسترش تنظیم اسناد رسمی و مکانیزه کردن فعالیت دفاتر با استفاده از پیشرفت‌هایروز داشته‌اند،می‌توانند سهم بیشتری در این جهت به خود اختصاص دهند و حتی پیشتازواسپاری وظایف قوه قضائیه و سازمان ثبت باشند.رفع چالش‌ها و مشکلاتی را که به آناشاره شد می‌توان با ارائه نظرات مشورتی و اظهارنظر دفتر حقوقی کانون و مهم‌تر از همهصدور رأی وحدت رویه مرتفع نمود که قطعا تأثیرات عمده‌ای در جهت گسترش تنظیماسناد رسمی به‌جای خواهد گذاشت.
آیا صدور نظر مشورتی یا رأی وحدت رویه جهت تأیید رویه قبلی عدم نیاز به استعلامثبتی اجاره‌نامه‌های کمتر از ۳ سال،مشکل ده‌ها متقاضی اجاره املاک و گرایش بیشتر آنهابه تنظیم اسناد رسمی و مآلا اثبات عدم نیاز به ذکر اجاره‌نامه عادی در قانون را حل نخواهد کرد؟آیا ارائه نظر مشورتی یا رأی وحدت رویه برای هزاران اتباع خاراجی کهبه درست یا غلط کارت موقت اقامت گرفته‌اند و تاکنون به لحاظ رأی وحدت رویه از تنظیمرضایت‌نامه محضری در پرونده‌های کیفری و یا تنظیم وکالت کاری حتی برای محدوده ومدت مجاز مندرج در کارت اقامت محروم بوده‌اند،نمی‌توان سبب گرایش بیشتر مردم بهتنظیم اسناد رسمی فراهم گردد؟اگر تنظیم وکالت فروش یک نفر از اتباع خارجی دارایکارت اقامت که در یک حساب قرض الحسنه بانک دولتی موفق به برنده شدن یک دستگاهخودرو گردده است برای یک نفر تبعه ایران طبق رأی وحدت رویه،فاقد وجاهت قانونیتلقی کنیم که برداشت درستی است؛به چه صورت و در کجا بایستی حل شود؟
اجرای مقررات توسط ادارات دارایی در عدم پذیرش شناسنامه تعویض پلاک خودروهایوانت،اتوبوس و کامیون بدون تنظیم سند قطعی جهت صدور مفاصاحساب مالیات مشاغلو یا اجرای آن توسط شهرداری‌ها در عدم پذیرش شناسنامه تعویض پلاک بدون سندقطعی دفترخانه و یا موافقت بیمه مرکزی با عدم پذیرش شناسنامه تعویض پلاک بدونسند قطعی جهت بیمه کردن خودرو،حداقل انتظار دفاتر اسناد رسمی است که قطعا با انجاممکاتبه،برگزاری جلسات و توجیه مسئولان ذی‌ربط مبنی بر همکاری دفاتر اسناد رسمی دروصول مالیات،عوارض و کنترل بیمه شخص ثالث قابل انجام است که در این صورت تهدیدعدم نیاز به تنظیم سند قطعی وسایل نقلیه به یک فرصت تبدیل می‌شود.
در حالی که تمامی مراکز تجاری،مجهز به دستگاه کارت‌خوان انواع بانک‌هایخصوصی و دولتی هستند و دولت نیز به منظور استفاده کمتر مردم از پول نقد حمایتمی‌کند لذا ممنوعیت دفاتر اسناد رسمی از کارت‌خوان اضافی و ایراد جدی بازرسین موردتعجب است که قطعا با مذاکره با مسئولین سازمان ثبت مرتفع می‌شود،آیا ارباب رجوعیکه بنا به دلایلی از جمله داشتن کارت‌های متعدد و یا عمل نکردن دستگاه کارت‌خوان بانکملی و یا پرداخت هزیه‌های متفرقه مانند کپی برابر اصل،درخواست رونوشت،پاسخاستعلامات ادارات،درخواست ثبت نام زمین‌های فاقد سند و یا حق الزحمه واریز اجاره‌بها بهصندوق سپرده،خواهان استفاده از کارت هستند به لحاظ عدم جواز استفاده از کارت‌خوان،تعجب نخواهند کرد؟!
در حالی که ادارات دارایی امکان تشخیص مالیات واقعی عملکرد قسمت بزرگی از بخشخصوصی کشور به لحاظ نداشتن نظام مالی شفاف را ندارند لیکن درآمد دفاتر اسناد رسمیبه صورت آن‌لاین(برخط)تحت نظارت سازمان ثبت بوده و دارای دو فقره دفتر درآمدپلمپ شده سازمان ثبت و دارایی می‌باشند که انصافا کار دشوار،وقت‌گیر و هزینه‌بر است،آیا تاکنون جهت حذف یکی از آنها اقدام شده است؟و این درحالی است که مالیات برارزش افزوده هیچ سنخیتی با فعالیت دفاتر اسناد رسمی نداشته و حقیقتا تحمیل هزینهاضافی به شهروندان است.
در خاتمه اضافه می‌نماید که اغلب چالش‌ها و مشکلات پیش‌روی دفاتر اسناد رسمیچه از منظر گسترش اسناد و چه از منظر تهدیدها و فرصت‌ها به دست سران دفاتر اسنادرسمی قابل رفع و رجوع است مشروط به اینکه هریک به سهم خود تشریک مساعی لازمرا به عمل آوریم و حال که طرح اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی در کمیسیون‌های مجلسدرحال بررسی بوده و پس از تصویب طی سالیان دراز و طولانی بر سرنوشت یک یک دفاتر اسناد رسمی حاکم خواهد بود به سهم خود نظرمان را اعلام کنیم ولو اینکه به آن ترتیب اثر داده نشود.
