گواهی امضا از جمله امور و وظایفی است که در دفاتر اسناد رسمی انـجام مـی‌گیرد، تـبلیغ و انعکاس گواهی امضا معمولاً در دفترخانه‌ها چشمگیر است چرا که اگر به تابلو دفاتر اسناد رسـمی توجه کنیم در کنار عبارات مربوطه عبارت گواهی را می‌بینیم (البته تعداد قلیلی از دفاتر اسـناد این امتیاز را اخذ نـکرده‌اند یـا دفاتر جدید التأسیس می‌باشند)(۱) همین طور در سربرگ اوراق، مهر، آدرس و کارت معرفی سردفتر مشاهده می‌شود.
تعبیر و ماهیت حقوقی گواهی امضا چیست؟
چه نوشته یا چه متنی قابل گواهی امضا در دفاتر اسناد رسمی می‌باشد؟
چه نکاتی باید در ثبت گواهی امضا رعایت شود؟
پاسخ به این سؤالات و مطالب دیگری در مورد گواهی امضا سعی و تلاشی است که با کسب اجازه از سروران و استادان گران مایه به قدر بضاعت گردآوری و عرضه مـی‌گردد. طـرح مطالب به شرح زیر می‌باشد:
۱. بر اساس روال سازمان محترم ثبت اسناد و املاک بعد از افتتاح و شروع به کار دفتر اسناد رسمی سردفتر تقاضای جداگانه‌ای برای کسب این امتیاز می‌نماید. در اینجا سـؤالی مـطرح می‌شود که چطور سردفتری که صلاحیت تنظیم و ثبت اسناد رسمی با آن درجه اعتبار و اهمیتی که قانونگذار قائل شده است را دارد اما همزمان نمی‌تواند نوشته‌های عادی را گواهی امضا نماید.
- الف) مستندات گـواهی امضا.
- قوانین (قانون ثبت اسناد و املاک، قانون دفاتر اسناد رسمی)
- آیین نامه‌ها (آئین نامه‌های قانون دفاتر اسناد رسمی و غیره)
- بخشنامه‌ها (مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا آخر سال ۱۳۶۵)
- سؤالات و پاسخهایی کـه در جـلسات کـمیسیون وحدت رویه درباره موضوع گـواهی امـضا طـرح گردید.
- ب) بحث مختصر در مورد ماهیت حقوقی گواهی امضا.
- ج) آرایی از شورای عالی ثبت در قسمت اسناد مربوط به گواهی امضا.
- د) آیا گواهی امـضا صـرفا بـه معنی تأیید امضا است؟
- ه) تقسیم بندی نوشته‌های گواهی امـضا شـده.
- و) چگونه متن و نوشته‌ای قابل گواهی امضا می‌باشد؟
- ز) تکلیف سردفتر در موارد ذیل:
- مشمولین قانون نظام وظیفه
- افراد ممنوع المعامله
- ماده ۳۱ قـانون دفـاتر اسـناد رسمی
- ح) تاریخ ثبت گواهی امضا.
- ط) صلاحیّت دفتریار واجد شرایط سـردفتری در انجام گواهی امضا بجای سردفتر.
- ی) حق التحریر یا حق التصدیق.
- ک) پیشنهادی برای هماهنگی و انسجام در انجام و ثبت گواهی امـضا.
- ل) رجـوع بـه مجموعه بخشنامه‌های قدیمی.
قوانین
قانون ثبت اسناد و املاک (مصوب ۲۶/۱۲/۱۳۱۰)
ماده ۴۹: وظایف مسؤولین دفاتر از قرار ذیل است:
- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون.
- دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شـده بـه اشـخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.
- تصدیق صحت امضا.
- قبول و حـفظ اسـنادی کـه امانت می‌گذارند.
ماده ۱۳۲ (اصلاحی ۲۸/۱۲/۱۳۷۳)
ی ـ ماده ۱۳۲ قانون ثبت به شرح زیر اصلاح می‌شود:
۱ ـ برای تـصدیق صـحت هـر امضا مقطوعا پانصد (۵۰۰ ریال).
تذکر: حقوق دولتی که برای هر فقره گواهی امضا وصـول و بـه حساب مقرر تحت عنوان درآمد متفرقه پرداخت می‌گردد.
قانون دفاتر اسناد رسمی (مـصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴)
در اولیـن قـانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۵/۳/۱۳۱۶ مستند قانونی برای گواهی امضا به تصویب نرسیده بود.
مـاده ۲۰: دفـتر گواهی امضا دفتری است که منحصرا مخصوص تصدیق امضا ذیل
نوشته‌های عادی اسـت و نـوشته تـصدیق امضا شده با توجه به ماده ۳۷۵ (۱) آئین دادرسی
حق التحریر گواهی امضا ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی در بند ب (اسناد متفرقه و غـیر مـالی) گواهی امضا ۱۰۰۰۰ ریال معین شده است و تـبصره دومـ هـمین ماده ۲۰% حق التحریر گواهی امضا متعلق بـه کـانون سردفتران و دفتریاران است که باید همه ماهه به حساب کانون واریز گردد.
۱. ماده ۳۷۵: دادگاه نمی‌تواند به مفاد اسنادی کـه صـدور آن از کسی که سند به او نسبت داده شده محرز باشد بدون دلیل تـرتیب اثـر ندهد.
مدنی مسلم الصدور شناخته می‌شود. وزارت دادگستری آئین نامه لازم را برای گواهی امضا تهیه و تصویب خواهد کـرد.
تذکر: با تصویب قانون جدید آئین دادرسی مدنی (مصوب ۲۱/۱/۱۳۷۹) مفاد این ماده درج نـگردیده اسـت اما با توجه به مواد ۲۱۶ و ۵۲۹ همان قانون به نظر می‌آید نه فسخ گردیده و نه مغایر می‌باشد.
آیین نامه‌ها
ماده ۶ آئین نامه قبوض مـخصوص پرداخـت اقساط بـهای امـلاک مـوضوع تبصره یک ماده ۲۰ قانون نوسازی و عـمران شـهری مصوب تیر ماه ۱۳۴۸
ماده ۶: هرگونه نقل و انتقال قبوض اقساطی شهرداری باید در دفـاتر اسـناد رسمی یا به وسیله گواهی امـضا در دفتر مخصوص گواهی امـضا بـه عمل آید و این موضوع بـاید در پشـت قبوض اقساطی ذکر شود.
تذکر: در حال حاضر شهرداریها این گونه عمل نمی‌نمایند و انـجام ایـن عمل در دفاتر اسناد رسمی مـنسوخ گـردیده اسـت.
ماده ۶ آئین نـامه قـانون دفاتر اسناد رسمی مـصوب ۱۳۱۷
مـاده ۶: مسؤولین دفاتر اسناد رسمی نمی‌توانند در ضمن انجام امور ارباب رجوع اسناد غیر رسمی اصـحاب مـعامله را هم به طور رسمی تسجیل کـنند و هـمچنین است در مـورد امـضاهائی کـه ذیل اوراق عادی بوده و بـرای تصدیق به آنان مراجعه می‌شود.
تذکر: این ماده با توجه به ماده ۱۲ آئین نامه مـصوب ۸/۱۲/۱۳۶۰ مـلغی گردیده است.
ماده ۱۲ آئین نامه قـانون دفـاتر اسـناد رسـمی مـصوب ۸/۱۲/۱۳۶۰
ماده ۱۲:
- دفاتر گـواهی امـضا مکلفند رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده را به هزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند.
- دفاتر، مجاز بـه تـصدیق صـحت امضای نوشته‌های مالی نیستند، مقصود از نوشته‌های مـالی نـوشته‌هایی اسـت کـه در آن بـه طـور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکتهای ثـبت شده باشد.
- در مورد تصدیق صحت امضا مواد ۶۴، ۶۶ و ۶۷ (۱) قانون ثبت اسناد و املاک لازم الرعایه است.
۱. مواد ۶۴، ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک:
ماده ۶۴: در صورتی که طرفین معامله و یا یکی از آنها کور یا کر و گـنگ بـی سواد باشند علاوه بر معرفین هر یک از اشخاص مزبوره باید به معیت خود یک نفر از معتمدین خود را حاضر نماید که در موقع قرائت ثبت و امضای آن حضور به هم رسانند مـگر ایـن که بین خود معرفین کسی باشد که طرف اعتماد آنها است، معتمد مزبور در مورد اشخاص کر و گنگ باید از جمله اشخاصی باشد که بـتوانند بـه آنها به اشاره مطلب را بـفهماند در مـورد این ماده مراتب در سندی که ثبت می‌شود و در ستون ملاحظات دفتر باید قید گردد.
ماده ۶۶: در موقعی که معامله راجع به اشخاص بیسواد است علاوه بـر مـعرفین حضور یک نفر مـطلع بـاسواد نیز که طرف اعتماد شخص بیسواد باشد لازم است مگر در صورتی که بین خود معرفین شخص باسوادی باشد که طرف اعتماد شخص بیسواد است.
ماده ۶۷: ثبت سند باید برای شخص بـی‌سواد قـرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارالیه باید در دفتر ثبت قید و از طرف معتمد امضا گردد. معامله کننده بیسواد نیز باید علامت انگشت خود را ذیل ثبت سند بگذارد.
آیین نامه گواهی امـضا اتـومبیل مصوب مهرماه ۱۳۲۴
اداره کل ثبت ـ لازم است به کلیه دفاتر گواهی صحت امضا کشور ابلاغ کنید که از گواهی امضا معاملات هـر نوع اتومبیل خودداری کنند تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی شـدید مـسؤولین خـواهد بود. البته ثبت معاملات مزبور در دفتر اسناد رسمی با رعایت مقررات موضوعه مجاز می‌باشد.
بخشنامه‌ها
در مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا سال ۱۳۶۵ بندهایی که در ارتباط با گواهی امضا ابلاغ گردیده به شرح ذیـل می‌باشد.
گواهی امضای مراجعین دیوان عدالت اداری
بند ۳۶: پیرو اعلام دیوان عدالت اداری دایر بر گواهی امضا یا اثـر انگشت شاکیان و مراجعین به دیوان عدالت اداری از طرف مراجع رسمی از قبیل دادگاهها و دادسراها و دفـاتر و محاضر اسناد رسمی، دسـتور فـرمایید به کلیه دفاتر و محاضر رسمی در این خصوص بخشنامه شود که اثر انگشت یا امضای مراجعه کنندگان در مورد مذکور را گواهی نمایند. (اصلاحی بخشنامه شماره ۶۱۰۵/۱۰ ـ ۳/۹/۶۱.)
گواهی امضا
بند ۸۸:
- الف ـ سردفتران باید از گواهی امضای اوراقـی که متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عنوان آن را از قبیل (وکالت نامه ـ افراز نامه ـ دعوت نامه و غیره) در عبارت گواهی قید و در هر مـورد کـه گواهی امکان‌پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثبت و کلیه تشریفات را انجام و پس از امضاء متقاضی آن را گواهی نماید.
- ب ـ سردفتران باید در موقع گواهی امضا مفاد بند ۲ از ماده ۱۲ آئین نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب ۸/۱۲/۶۰ را رعـایت نـمایند.
- ج ـ گواهی اثر انگشت افراد بیسواد به منزله گواهی امضا است.
(اصلاحی فراز ده مجموعه بخشنامه‌های تا آخر سال ۴۹)
تسجیل اسناد عادی
بند ۹۰: سردفتران حق ندارند اسناد عادی را تسجیل یـا تـأیید نمایند.
(اصلاحی فراز هشت مجموعه بخشنامه‌های تا آخر سال ۴۹.)
تذکر: با توجه به مفاد ماده ۱۲ آئین نامه مصوب ۸/۱۲/۶۰ این بند مغایر می‌باشد. چرا که اسناد عادی غیر مالی در دفـاتر اسـناد رسـمی به صورت گواهی امضا قـابل تـسجیل شـدن است.
حق التحریر گواهی امضا سهم کانون سردفتران
بند ۹۸: دفاتر اسناد رسمی باید وجوهی را که از هر گواهی امضا به کانون سـردفتران تـعلق مـی‌گیرد آخر هر ماه به حساب کانون مذکور واریـز و صـورت حساب آن را به کانون ارسال دارند. (۱) (بند ۲۷۲ مجموعه بخشنامه‌های تا آخر سال ۴۹ اصلاحی.)
۱. سهم کانون از گواهی امضا را با توجه بـه تـبصره ۲ بـخشنامه شماره ۱۰۷۰۵/۳۴/۱ ـ ۲/۶/۷۷ سازمان محترم ثبت همه ماهه به حساب ۲۶۹۵۸ کانون نـزد بانک ملی شعبه مرکزی واریز یا حواله نموده و تصویر فیش یا حواله را با تعیین تعداد گواهی‌های انجام شـده و شـماره آخـرین گواهی امضای ماه قبل و آخرین گواهی امضا ماه جاری حداکثر تـا دهـم ماه بعد به کانون ارسال نمایید.
چنانچه تا به حال بندهای ۱ و ۲ دقیقا از طرف آن دفترخانه رعایت نـشده اسـت بـرای جلوگیری از اتلاف وقت خودتان به هنگام ضرورت و نیاز به اخذ مفاصا حـساب از کـانون فـهرست کامل از جمع حق التحریر و گواهی امضا انجام شده در هر ماه را به نحو فوق تـهیه و هـمراه تـصاویر فیشها یا حواله‌ها ارسال فرمایید.
آرای کمیسیون وحدت رویه درباره گواهی امضا
طی شماره ۳۰/۱/۱۳۷۹۲۹۰۰ کـانون سـردفتران و دفتریاران
در خصوص این سئوال که (آیا در گواهی امضا با کارت شناسایی می‌توان انـجام گـواهی امـضا نمود و اخذ شناسنامه الزامی است؟) به شرح زیر اعلام نظر شد: «با توجه به مـاده ۸۶ قـانون ثبت اسناد و ماده ۴۶ قانون ثبت احوال، فقط شناسنامه‌های جدید جمهوری اسلامی ایران مـلاک احـراز هـویت می‌باشد.»
طی شماره ۱۰/۵/۱۳۷۹۵۰۰۰ کانون سردفتران و دفتریاران
در خصوص سئوال دفترخانه ۲۹ کرمانشاه تحت شماره ۵۷۳ ـ ۱۳/۲/۷۹ بدین شرح کـه (تـعهدنامه‌هایی توسط ادارات و سازمانهای مختلف برای انجام گواهی امضا در اختیار اشخاص قرار داده مـی‌شود مـبنی بـر این که چنانچه متعهد به برخی تعهدات عمل ننماید مسؤول جبران خسارت وارده می‌باشد آیا چـنین تـعهدی قـابل گواهی امضا است؟) بحث و تبادل نظر به عمل آمد و به شرح ذیل اتـخاذ تـصمیم گردید: با توجه به ماده ۱۲ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ که تصریح دارد به ایـن کـه (مقصود از نوشته‌های مالی نوشته‌هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نـقدی از طـرف امضا کننده ضمانت یا تعهد شده بـاشد «بـا قـید جملاتی از قبیل در صورت تخلف از انجام تعهد جـبران خـسارت وارده را خواهم کرد» نوشته مالی محسوب نمی‌گردد و گواهی امضای این قبیل تعهد نامه‌ها بـلامانع بـه نظر می‌رسد.
طی شماره ۲۵/۱۱/۱۳۷۹۳۷۰۹۸/ ۹ ـ و ـ ر کـانون سـردفتران و دفتریاران
درخصوص نـامه دفـترخانه ۶ آستارا بدین شرح (آیا ظهر نـویسی و واگـذاری قبض انبار گمرکی و یا گواهی امضای مالک قبض انبار مبنی بر تـحویل کـالا به شخص دیگر
جنبه مالی داشـته و قابل گواهی امضا اسـت یـا خیر؟) به شرح آتی اظهار نـظر گـردید: با توجه به بند ۲ ماده ۱۲ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سـال ۱۳۵۴، گـواهی امضا هرگونه نوشته که جـنبه مـالی دارد مـمنوع است. لذا گواهی امـضا ظـهر قبض انبار وجاهت قـانونی نـدارد.
طی شماره ۲۶/۱۰/۱۳۷۹۳۳۷۰۰/ ۷ ـ و ـ ر کانون سردفتران و دفتریاران
درخصوص سئوال دفترخانه ۷۱ تهران مبنی بر این که (آیـا بـه استناد وکالت نامه‌های تنظیمی در زندانها کـه تـوسط افسر نـگهبان زنـدان گـواهی می‌گردد و وکالت نامه‌های رسـمی وکلای دادگستری که روی برگهای خاص خودشان تنظیم می‌شود می‌توان تنظیم سند کرد یا خیر) بـه شـرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید: با تـوجه بـه قـوانین و مـقررات مـوضوعه، مجوزی برای تـنظیم اسـناد در دفاتر رسمی به استناد وکالت نامه‌هایی که توسط وکلای دادگستری و یا افسر نگهبان زندان تنظیم مـی‌شود بـه نـظر نمی‌رسد این موضوع نیز نتیجتا مورد تـأئید سـازمان ثـبت قـرار گـرفته.
بحث حقوقی گواهی امضا
قبل از شروع این بحث موادی از قانون مدنی را که به آنها رجوع خواهد شد و مربوط به کتاب دوم از جلد سوم در مورد اسناد می‌باشد، عینا یادآوری مـی‌شود.
ماده ۱۲۸۶: سند بر دو نوع است: رسمی و عادی.
ماده ۱۲۸۷: اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تـنظیم شـده باشند رسمی است.
ماده ۱۲۸۹: غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است.
ماده ۱۲۹۱: اسناد عادی در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را داشته در باره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است:
- اگر طـرفی کـه سند بر علیه او اقامه شده است صدور آن را از منتسب‌الیه تصدیق نماید.
- هرگاه در محکمه ثابت شود که سند مزبور را طرفی که آن را تکذیب یا تردید کـرده فـی الواقع امضا یا مهر کـرده اسـت.
ماده ۱۲۹۲: در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارد انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت به اسناد مزبور کند یا ثـابت نـماید که اسناد مزبور بـه جـهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.
بحث حقوقی گواهی امضا
«گواهی امضا یک اصطلاح حقوقی در زمان ما شده است.»(۱) دست نوشته‌ها یا برگه‌های عادی یا فرمهای اداری که از طرف افراد برای تـأیید صـحت امضا نزد مسؤولین رسمی مانند سردفتر اسناد رسمی یا نماینده سیاسی ایران در خارج از کشور (مثال: وکالت نامه‌های تنظیمی در خارج از کشور) یا مأمور اجرا (۲) یا تصدیق امضای موکلین وکلای دادگستری یـا مـسؤولین زندانها (وکـالتنامه‌های مربوط به زندانیان) و به طور کلی تصدیق امضا توسط هر فرد ذیصلاح لفظ عام گواهی امضا دارد. امـا گواهی امضایی که توسط متصدی دفترخانه صورت می‌گیرد به واسطه شـرایط اخـتصاصی سـردفتر اسناد رسمی واجد اعتبار و اهمیت خاصی می‌باشد و از این به بعد منظور از گواهی امضا صرفا گواهی امضای دفـتر اسـناد رسمی می‌باشد.
نوشته عادی که گواهی امضا می‌شود سندی عادی می‌باشد که در حـکم سـند رسـمی می‌باشد و مشمول بند یک ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی است. شخصی که نوشته عادی را نزد سردفتر برای گواهی امـضا می‌آورد در حقیقت با امـضا کـردن، اقرار به صدور آن از طرف خویش می‌نماید و سردفتر با تصدیق امضای وی اقراری را گواهی می‌نماید که از طرف سردفتر، انتساب محرز می‌گردد و این مطلب مشمول همان موضوع ماده ۳۷۵ قانون آئین نامه دادرسی مدنی قـدیمی می‌باشد و دادگاه باید به مفاد آن ترتیب اثر دهد و اداره ثبت و سایر ادارات به طریق اولی باید به آن ترتیب اثر بدهند. (۱)
در تقسیم بندی اسناد به عادی و رسمی مشخص است که هرگاه سند رسمی مـعتبر در دعـوایی مطرح و مورد استناد قرار گیرد بدون رسیدگی صحت صدور، محتویات و مندرجات و قوه اجرایی اسناد رسمی درباره طرفین، وراث و قائم مقام آنان معتبر است اما سند عادی را موقعی می‌توان معتبر دانست کـه دلیـل به انتساب و صدور محتویات آن از ناحیه ذینفع ابراز گردد و در صورت عدم ارائه دلیل طرف مقابل می‌تواند در مقام دفاع به تکذیب یا تردید در آید اما همان طور که اشاره شد سند عـادی گـواهی امضا شده در حکم سند رسمی می‌باشد و آثار سند رسمی به آن مترتب است. (البته از همه آثار سند رسمی، بخصوص قوه اجرایی مستثنی می‌باشد.)
آرایی از شورای عالی ثبت در مورد گواهی امضا
برای حـفظ امانت، آرای مورد نظر با تـوضیحات پرونـده عـینا نقل می‌گردد اما برای جلوگیری از اطاله کلام از تفسیر و تبیین آرا که توسط استاد دکتر جعفری لنگرودی بزرگوار صورت گرفته خودداری می‌شود. عـلاقه‌مندان در صـورت تـمایل می‌توانند مطالعه فرمایند. (ص ۲۳۵، جلد دوم، دانشنامه حقوقی، دکـتر جـعفری لنگرودی)
۶ – مستأجری اجاره بها را در صندوق ثبت ایداع کرد وکیل مستأجر برای وصول آن مـراجعه کـرد که وکالتنامه او عادی با تصدیق امضا بود. در تاریخ ۱۷/۹/۱۳۴۹ شورای عـالی ثبت رأی داد (احراز صحت وکالت، در این مورد با مرجع مربوط ثبتی است).
در صدور این رأی حاضر بودم. نظر ایـن بـود کـه می‌توان به این نوشته عادی گواهی امضا شده ترتیب اثر داد. (ص ۲۳۵، جـلد دوم، دانـشنامه حقوقی)
۴ ـ پس از صدور اجرائیه و مزایده شخصی به عنوان وکیل بستانکار اعلان کرد که طلب را دریافت کرده اسـت و تـقاضا کـرد پرونده مختومه شود وکالت نامه او عادی بود که تصدیق امضا شده بـود بـدهکار هـم تقاضای فسخ سند را داشت. در تاریخ ۷/۲/۱۳۴۸ شورای عالی ثبت رأی داد:
(در صورتی که وکالت نامه مورد بـحث مـورد تـردید اداره اجرا نباشد اقدام بر طبق مدلول آن با رعایت مقررات اشکالی ندارد).
ص ۲۰۶، جلد پنجم، دانـشنامه حـقوقی
۶ ـ طبق رأی کمیسیون دعاوی اشخاص علیه دولت قطعه زمینی به وزارت جنگ منتقل شد و بهای آن بـه اداره ثـبت… فـرستاده شد که بین مالکین تقسیم شود یکی از این مالکین که بعد از صدور رأی مزبور مـُرد، قـبل از فوت و بعد از صدور رأی به دیگری در برگ وکالت نامه چاپی وکلای دادگستری (با تـصدیق امـضای مـوکل در دفترخانه) وکالت داد که وکالتا (در حیات) و وصایتا (در ممات) وجه مزبور را گرفته و یکصد هزار ریال حق الوکـاله خـود را بردارد و مابقی را به موکل یا ورثه او بدهد.
وکیل پس از فوت برای اخـذ وجـه مـراجعه کرد و چون سند وکالت عادی بود و وصیت مندرج در آن، نه رسمی نه خود نوشت نه سـری بـوده مـورد ایراد ثبت محل طبق ماده ۲۹۱ قانون امور حسبی (۱) قرار گرفت.
رأی مـورخ ۲/۶/۴۸ شـوری ـ پرداخت وجه اشکالی ندارد.
ص ۳۹۰ آرای شورای عالی ثبت تألیف دکتر محمد جعفر جعفری لنگرودی
بستانکار سند ذمـه‌ای پس از صـدور اجرائیه به موجب سند عادی مورخ ۱۶/۴/۳۸ که مأمور اجرا صحت امضای او را تـصدیق کـرده بود نوشت: «موضوع این اجرائیه را به فـرزندم بـرگزار نـمودم و اصلاً مربوط به ایشان است» که از جـمله اول، اقـرار به انتقال طلب استفاده می‌شود و از جمله دوم اقرار به مالکیت فرزند و بالجمله با هـم تـنافی دارند. اداره اجرا عقیده داشت کـه بـاید ورثه بـستانکار بـرگ عـادی مزبور را تنفیذ و تأئید کنند لکن هـیأت تـجدید نظر اجرایی در تاریخ ۱/۲/۴۳ نظر مذکور را فسخ کرد و سند عادی مذکور را لازم الاتباع شـمرد. هـمان دائن در پرونده دیگری که اجرائیه سند ذمـه‌ای داشت عینا به هـمان مـضمون سند عادی مورخ ۲۰/۱۲/۳۸ را به نـفع هـمان فرزندش نوشت که مأمور اجرا، صحت امضای او را تصدیق کرده بود و فاصله نوشتن آن سـند بـا گواهی امضا و ثبت در دفتر قـرب ۱۹ مـاه بـوده است. در این مـورد اداره اجـرا نظر داد که سند، مـتضمن انـتقال طلب است و باید با سند رسمی باشد هیأت تجدید نظر رأی مذکـور را تأیید کرد بـه عـنوان این کـه عقد صـلح واقع شـده و بـاید از مواد ۴۷ (۲) و
مـاده ۲۹۱: هـر وصـیتی که به ترتیب مـذکور در این فصل واقع نشده باشد در مراجع رسمی پذیرفته نیست مگر این که اشخاص ذی نفع در تـرکه بـه صحت وصیّت اقرار نمایند.
ماده ۴۶: ثـبت اسـناد اخـتیاری اسـت مـگر در موارد ذیل:
- کلیه عـقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد.
- کلیه مـعاملات راجـع بـه حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شـده اسـت.
مـاده ۴۷: در نـقاطی کـه اداره ثـبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند ثبت اسناد ذیل اجباری است:
- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقوله کـه در دفتر املاک ثبت نشده.
- صلح نامه و هبه نامه و شرکت نامه.
۴۸(۱) قانون ثبت پیروی می‌شد که نشده است.
چون احتمال صلح منتفی و اقرار به انتقال را نیز محتاج به تنظیم سند رسـمی نـمی‌دانستند و از رأی هم شکایت شده بود شورای عالی ثبت در تاریخ ۳۱/۵/۴۶ رأی داد:
«با اعتراف کتبی بستانکار به این که وجه طلب، متعلق به شاکی بوده است ادامه عملیات اجرائی اشکال ندارد.» (ص ۶۹۷ آرای شـورای عـالی ثبت)
شخصی در خارجه ملک خود را با سند عادی که امضا به تصدیق کنسولگری ایران رسیده بود به دیگری منتقل کرد سپس به اسـتناد آن در ایـران تقاضای صدور سند مالکیت کـرد کـه چون صدور سند مالکیت با عموم ماده ۴۸ قانون ثبت مخالفت داشت موجب کسب دستور شد.
اداره حقوقی وزارت دادگستری در تاریخ ۲۴/۲/۱۳۳۵ به استناد رأی مورخ ۱۳۲۶ کمیسیون قـوانین مـدنی آن اداره نظر داد کـه سـند گواهی امضا شده مذکور سند عادی است و ادارات ثبت نمی‌توانند به آن ترتیب اثر دهند.
رأی مورخ ۱۳/۸/۳۵ شوری:
«اسناد معامله که نسبت به املاک در خارجه فقط به تصدیق کنسولگری ایران تنظیم مـی‌شود چـنان که از ماده ۱۲۹۵(۲) قانون مدنی مستفاد است در عداد اسناد عادی مـحسوب اسـت و این قبیل اسناد منطبق با ماده ۴۶ قانون ثبت اسناد نیست.» (ص ۳۸۹ آرای شورای عالی ثبت)
ماده ۴۸: سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.
ماده ۱۲۹۵: مـحاکم ایـران به اسـناد تنظیم شده در کشورهای خارجه همان اعتباری را خواهند داد که آن اسناد مطابق قوانین کشوری که در آنجا تنظیم شده دارا مـی‌باشد مشروط بر این که:
- اولاً ـ اسناد مزبوره به علتی از علل قانونی از اعـتبار نـیفتاده بـاشد.
- ثانیا ـ مفاد آنها مخالف با قوانین مربوطه به نظم عمومی یا اخلاق حسنه ایران نباشد.
- ثالثا ـ کـشوری کـه اسناد در آنجا تنظیم شده به موجب قوانین خود یا عهود اسناد تنظیم شـده در ایـران را مـعتبر بشناسد.
- رابعا ـ نماینده سیاسی یا قنسولی ایران در کشوری که سند در آنجا تنظیم شده یا نـماینده سیاسی و قنسولی کشور مزبور در ایران تصدیق کرده باشد که سند موافق قوانین مـحل تنظیم یافته است.
دو برادر به ثالثی مبلغی بدهی داشتند که منتهی به صدور دو اجرائیه علیه یک یک آنان شد و بـرای هر یک، پرونده جداگانه تشکیل گردید. سپس یک برادر سند عادی که گواهی امضا هم شده بود و در آن، بستانکار اذعان به وصول کلیه طلب خود در دو پرونده از ارائه کننده مفاصای عادی (یک بـرادر) کـرده تسلیم اجرای ثبت کرد و تقاضای مختومه کردن پرونده‌ها را نمود. صدور مفاصای مذکور از بستانکار در اداره اجرا مورد اعتراف بستانکار نیز واقع شد (ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی). با وجود اقرار صریح بستانکار مبنی بـر وصـول تمام طلب (و امکان پرداخت تمام طلب توسط یکی از دو برادر به اذن ماده ۲۶۷ قانون مدنی) بستانکار مدعی است که فقط یک برادر حصه خود را از بدهی داده است و ذکر پرونده برادر دیـگر در مـفاصا لغو است و سهوی است از وی. برادر دیگر در قبال ادعای بستانکار مفادا اظهار می‌کرد که بدهی او را برادرش به استناد ماده ۲۶۷(۱) قانون مدنی پرداخته است و او بدهی ندارد.
مدیر ثبت اظهار وی را تأیید کـرد و مـورد شـکایت بستانکار قرار گرفت.
هیأت تجدید نـظر اجرایی رأی را فسخ کرد که تأئید شد. (ص ۲۰۷ جلد پنجم دانشنامه حقوقی)
۷ ـ پس از ابلاغ اجرائیه صداق، زوج سند عادی برائت که دارای مشخصات ذیل بود ارائه کرد:
ماده ۲۶۷: ایفای دین از جانب غیر مدیون هم جائز است اگر چـه از طـرف مدیون اجازه نداشته باشد ولیکن کسی که دین دیگری را ادا می‌کند اگر با اذن باشد حق مراجعه به او دارد والا حق رجوع نـدارد.
- بـه مـوجب این سند عادی زوجه تمام صداق و جهیز خود را به زوج، هـبه کرد.
- اقرار به عدم حق و ادعا علیه زوج نمود.
- سردفتر مونیخ، امضای واهب را گواهی کرد.
- دادگاه شهرستان مونیخ، صـحت امـضای سـردفتر را گواهی کرد و اضافه کرد که سردفتر حق این تسجیل را داشته اسـت.
- سرکنسولگری ایران در مونیخ هم امضای دادگاه را تأیید کرد.
هیأت تجدید نظر اجرایی سند هبه را عادی دانسته و قـابل تـرتیب اثـر در ادارات ثبت ندانست و زوج را به دادگاه هدایت کرد.
آیا گواهی امضا صرفا به مـعنی تـأیید امضاست؟
اشـاره شد که تصدیق امضا در واقع مسبوق به اقرار منتسب الیه از خود می‌باشد پس به اعـتبار مـاده ۱۲۹۱ قـانون مدنی اعتبار سند رسمی را دارد که نتیجه قهری آن این است که در مراجع اداری و قضایی مسلم الصـدور مـی‌باشد و اثبات خلاف آن محتاج به دلیل و اماره عدم صحت است. پس فرق نوشته عادی گـواهی امـضا شـده و نوشته عادی گواهی امضا نشده این است که در محاکم نسبت دادن نوشته عادی تصدیق امـضا نـشده باید از راه قضایی محرز شود تا قابل ترتیب اثر باشد ولی نوشته عادی گواهی امـضا شـده نـیازی به احراز اصالت در محکمه ندارد.
ملاحظه می‌گردد بعضی از دفاتر اسناد رسمی در ثبت گواهی امضا عـبارت «فـقط صحت امضای آقابانو…. بدون توجه به مندرجات متن را که با علامت (×) مـشخص گـردیده گـواهی می‌شود.» بررسی مطلب از دو جهت قابل تأمل است از یک طرف شخص صاحب امضای متن (به عـنوان مـتقاضی، ذی نـفع، شاهد، گواه، موکل، مُقِرّ و غیره) و از طرف دیگر تأیید کننده امضا (سردفتر) بـه عـنوان مقام رسمی ذی صلاح تصدیق کننده مطرح می‌شود. شخصی که نوشته‌ای را امضا می‌نماید، تأثیر و آثار حقوقی گـواهی امـضا فقط رسمیت به امضای وی نیست اثر این امضا به متن نیز تـسری مـی‌یابد و صاحب امضا نمی‌تواند منکر و قسمتی از مندرجات یـا کـل نـوشته شود که از این حیث آثار مشابهت سـند رسـمی و سند گواهی امضا شده وجود دارد.
این موضوع در مورد سردفتر نیز صدق می‌نماید. بـه طـور کلی امضا در لغت به مـعنی نـفوذ داشتن و انـفاذ مـی‌باشد کـه امضا کننده متن محتوی را تنفیذ و تـأیید نـموده که به تعبیر حقوقی این طرفیت دارد و موضوعیت ندارد. از دیگر سو با تـوجه بـه ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی با این کـه نوشته‌های عادی عموما در دفـاتر اسـناد رسمی تنظیم و تهیه نمی‌شود بـا امـضای متن و به دنبال آن تصدیق امضا جنبه رسمیت می‌یابد و یا این که امـضا از مـفردات است ولی صفت رسمیت از اوصاف عـبارات اسـت. (۱) پس نـتیجه گرفته می‌شود ایـن امـر قهری است و نمی‌توان ادعـا کـرد تأیید امضا فقط موجب رسمیت امضا می‌باشد.
تقسیم بندی نوشته‌های عادی گواهی امضا شده
می‌توان نوشته‌های قابل گواهی امضا را به دو صـورت تـقسیم بندی نـمود:
تـقسیم بـندی یکم:
- نوشته های عـادی که توسط ارباب رجوع یا مراجعین به صورت دست نوشته یا تایپ شده جهت گـواهی امـضا ارائه می‌شود مانند: استشهادیه‌ها، اقرار نامه‌ها، تـعهدها، نـمونه امـضاها و غـیره.
- نوشته‌هایی که به صـورت بـرگه‌های چاپی (فرم) از طرف ادارات و دوایر مختلف دولتی و غیر دولتی به عنوان یکی از مدارک تشکیل پرونده یا مـقدمات انـجام امـور در اختیار فرد متقاضی قرار می‌گیرد که بـیشترین تـعداد گـواهی امـضا را شـامل مـی‌گردد. مانند فرمهای استشهادیه درخواست المثنی شناسنامه، استشهادیه درخواست المثنی سند
مالکیت، استشهادیه صدور حصر وراثت، برگه درخواست بازرگانی، تعهدات شـهرداری و تعهدات نسبت به سایر ادارات و برگه درخواست گذرنامه(۱) (مربوط به بانوان متأهل) و غیره.
تقسیم بندی دوم:
- نوشته‌هایی که فقط نیاز به احراز هویت فرد امضا کننده دارد. کیفیت و کمیت موضوع نوشته عادی (البـته بـا فرض قابل گواهی امضا بودن متن) ذی حق بودن ذی نفع معمولاً به سردفتر ارتباط ندارد که بیشترین فقرات گواهی امضا را شامل می‌گردد مانند استشهادیه‌ها اعم از تقاضای المثنی شناسنامه، سند مـالکیت یـا حصر وراثت که در این موارد سردفتر فقط شخص سوم شهود و در مورد حصر وراثت تمام شهود را احراز هویت می‌نماید و به مشخصات فرد متقاضی یـا احـراز مالکیت نامبرده یا سایر شـهود (در مـورد المثنی شناسنامه و سند) دخالتی نمی‌نماید.
- نوشته‌ها یا فرمهایی که علاوه بر احراز هویت متقاضی باید دقت شود شرایط مقرر در آن نوشته یا فرم در فرد مـتقاضی امـضا کننده محرز باشد مـانند بـرگه‌های درخواست گذرنامه بانوان متأهل که نیاز به رضایت همسر دارند. (۲)
یا نوشته‌هایی که به وکالت از طرف موکل امضا می‌شود.
چه نوع متون و نوشته‌هایی قابل گواهی امضا می‌باشند؟
با بررسی مواد قـانونی، آئیـن نامه‌ها و بخشنامه‌های مقرر در ارتباط با امور دفاتر اسناد رسمی، موارد و مصادیق این متون و نوشته‌ها معین و احصاء نـگردیده است.
«1. این نوع گواهی امضا از حساسترین موارد امور دفترخانه می‌باشد چرا که خسارت ناشی از آن معمولاً قابل جبران نیست. تذکرات ذیل خالی از فایده نـمی‌باشد: ۱ ـ احـراز هویت در ایـن مورد با دقت و وسواس صورت پذیرد.
- الف) اصل شناسنامه زوج ملاحظه گردد و حتی المقدور شناسنامه زوجه نیز مـطالبه شود.
- ب) صفحه دوم شناسنامه‌ها قسمت مربوط به مشخصات همسر و ثبت ازدواج، مـهر و امـضای سـردفتر یا ثبت احوال و مشخصات فرزندان تکمیل و مطابق همدیگر باشند.
- ج) اگر عکس شناسنامه قدیمی می‌باشد به همراه شـناسنامه از کـارتهای شناسایی معتبر دیگری که عکس جدید دارند برای احراز هویت استفاده شود.
۲. فـرم مـربوطه تـکمیل باشد خصوصا تعداد همراهان و مشخصات همراهان با همسر به طوری که بعد از گواهی امضا نـتوان مطلبی اضافه کرد.»
ماده ۲۰ قانون دفـاتر اسـناد رسمی دفتر گواهی امضا را منحصرا دفتری مخصوص تصدیق ذیل نوشته‌های عادی تعیین کرده است. اما نوشته‌های قابل گواهی امضا باید چه شرایطی داشته باشند؟ قسمت دوم ماده ۱۲ آئین نامه قانون دفاتر مصوب ۸/۱۲/۱۳۶۰ اشـعار می‌دارد: نوشته‌های مالی قبول گواهی امضا نیستند. به بیان دیگر متون یا نوشته‌هایی که بار مالی دارند و در شرایط مشابه اگر به صورت اسناد رسمی تنظیم شوند علاوه بر این که بـرای تـنظیم و ثبت آن نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذی صلاح (به فراخور سند) دارند مستلزم واریز حقوق دولتی اعم از حق الثبت، مالیات و غیره می‌باشند. نوشته‌ای که بار مالی داشته باشد قابل گواهی امـضا نـیست اما چگونه نوشته‌ای مالی به حساب می‌آید؟
در ادامه قسمت دوم ماده ۱۲ آئین نامه موضوع نوشته مالی:
- بطور منجز پرداخت وجه نقد از طرف امضا کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد.
- عین و مـنفعت مـال غیر منقول باشد.
- سهم شرکت های ثبت شده باشد.
در بند ۷۰ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی سندی که به منظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط بر این کـه وجـهی رد و بـدل نشود غیر مالی تلقی نـموده اسـت.
بـند ۷۰: سندی که به منظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط به این که وجهی رد و بدل نشود غـیر مـالی بـوده و مشمول ماده ۵۰ قانون دفاتر اسناد رسمی می‌باشد ولی هـرگاه بـه عنوان متمم سند قبلی تنظیم و مبلغی اضافه بر مبلغ سند قبلی پرداخت شود به میزان مبلغ پرداختی حقوق دولتـی و هـزینه‌های قـانونی باید وصول و سند ثبت شود.
البته به نظر می‌آید ایـن تبصره نیز خالی از اشکال و ابهام نباشد چرا که موضوعات دیگری هم شامل اسناد مالی می‌شود و عملاً دفترخانه‌ها از تـأیید امـضای ایـن گونه نوشته‌ها خودداری می‌نمایند. شاید راه حل و مقایسه ذیل به نـوعی رفـع مشکل نماید!
فرض می‌شود این نوشته به صورت سند رسمی تنظیم و ثبت خواهد شد. در این وضـعیت جـدید سـه موضوع مطرح می‌شود:
- نیاز به استعلام یا کسب مجوز (بر اساس قـوانین و مـقررات مـقرر) از مراجعی لازم است.
- برای ثبت سند باید حق الثبت (بر اساس اسناد مبلغ دار) محاسبه و پرداخـت شـود.
- سند تنظیمی جنبه لازم الاجرا دارد (موضوع مواد ۹۲ و ۹۳(۱) قانون ثبت اسناد و املاک)
اگر رعایت هر کدام از مـوضوعات لازم بـاشد یا اینکه سند جنبه لازم الاجرا پیدا کند نباید نوشته مورد نظر را تأیید امـضا نـماییم.
تـکلیف سردفتر در موارد ذیل
مشمولین قانون نظام وظیفه: با توجه به بند و ماده ۱۰ قانون نـظام وظـیفه عمومی مصوب ۱۳۶۳ ثبت هرگونه نقل و انتقال غیر قهری اموال به طور مستقیم و غـیر مـستقیم بـه هیچ شکل و صورتی شامل گواهی امضا نمی‌شود پس به نظر می‌آید از این بابت تکلیفی به عـهده مـتصدی دفترخانه نمی‌باشد.
افراد ممنوع المعامله: به نظر می‌آید اساسا تصدیق صحت امـضای افـراد مـمنوع المعامله منعی ندارد. به دلیل این که از گواهی امضا نمی‌توان تعبیر معامله نمود و اصولاً اشاره گردید نقل و انتقالات بـه دلیـل بـار مالی و نیاز به اخذ مجوزهای قانونی بـا گـواهی امضا مجاز نمی‌باشند.
ماده ۹۳: کـلیه اسـناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به مـحاکم لازمـ الاجرا است.
ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی: (۱) در این مورد نیز به نـظر مـی‌آید ماده قانونی در ارتباط با تـنظیم و ثـبت سند مـی‌باشد. (مـنظور از سـند، سند رسمی می‌باشد) پس شامل حال گـواهی امـضا نمی‌شود.
دقت در درج ثبت تاریخ گواهی امضا
اشاره گردید که نکته مهم و اساسی در ثبت گواهی امضا در دفاتر اسناد رسمی احـراز هویت فرد امضا کـننده در مـقام متقاضی، ذی نفع، شاهد، گـواه و غـیره می‌باشد که انجام احراز هویت دقیقا مشابه تنظیم سند رسمی می‌باشد. یکی دیـگر از نـکات با اهمیت که بخصوص در بـعضی از مـوارد گواهی امضا حساسیت خـاصی دارد درج تاریخ ثبت گواهی امضا است کـه باید دقیق و مشخص درج گردد که جای هیچ گونه شبهه و تردیدی در تاریخ پیش نـیاید و در مـواردی حتی به صورت حروف مرقوم شـود. بـه عنوان مـثال بـرگه تـعهد مربوط به المثنی دفـترچه یا کارت مالکیت خودروها که برای گواهی امضا در اختیار متقاضی قرار می‌گیرد تاریخ ثبت گـواهی امـضا از جهت انجام تشریفات مربوط به صـدور المـثنی مـهم اسـت مـثال دیگر برگه‌های واگـذاری اولویـت حج بود که سابقا به صورت گواهی امضا انجام می‌گرفت که البته انجام این کار خـالی از اشکال قـانونی نیز نبوده است. در حال حاضر واگذاری ایـن اولویـت بـه صـورت صـلح حـقوق انجام می‌گیرد.
«1. ماده ۳۱: سردفتران و دفتریاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آنها هستند و یا با آنها قرابت نـسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند یا در خدمت آنها هستند ثبت نمایند و در صورتی که در محل دفترخانه دیگری نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلی که دفترخانه در حوزه آن واقـع اسـت یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده آنها با توضیح مراتب در ذیل آن در همان دفترخانه تنظیم و ثبت خواهد شد.»
صلاحیت دفتریار واجد شرایط سردفتری در انجام گواهی امضا
در این مورد قوانین و مـقررات مـربوطه ساکت می‌باشد. برای این که قضاوتی در این مورد صورت گیرد، دو وضعیت در نظر گرفته می‌شود. وضعیت اول سردفتر و دفتریار دفترخانه همزمان مشغول به انجام وظـیفه مـی‌باشند. وضعیت دوم سردفتر در مرخصی به سـر مـی‌برد یا این که دفترخانه معلق گردیده است و دفتریار اول کفالت سردفتر را بر عهده می‌گیرد.
به نظر می‌آید در وضعیت اول با وجود سردفتر (حضور نامبرده در دفترخانه) یـا اگـر سردفتر با تأخیر یـا عـلّت موجه دیگر از حضور باز بماند، حتی تفویض اختیار از طرف سردفتر به دفتریار، انجام و ثبت گواهی امضا توسط دفتریار توجیه قانونی ندارد اما در وضعیت دوم دفتریاری که واجد شرایط سردفتری می‌باشد و در مـواقع مـرخصی، تعلیق یا بیماری سردفتر کفالت سردفتری را به عهده می‌گیرد یعنی مسؤول تمام امور دفترخانه می‌باشد و استثنایی در این زمینه وجود ندارد پس صلاحیت تأیید امضا را نیز دارد چرا که وقتی دفتریار کفیل سـردفتر، مـجاز به تـنظیم و ثبت و نهایتا امضای اسناد رسمی با آن اهمیت و پشتوانه قانونی و اجرایی می‌باشد اما صلاحیت تأیید صحت امضا وجـود نداشته باشد؟!
حق التصدیق یا حق التحریر
در مورد اختصاص درآمد ثـبت گـواهی امـضا اختلاف نظر وجود دارد البته رویه غالب دفاتر اسناد رسمی اختصاص درآمد مذکور به سردفتر می‌باشد که اسـتدلالهایی را عـنوان می‌نمایند. در مقابل عده‌ای از دفاتر اسناد رسمی کسر درصدهای مقرر را اعمال می‌نمایند که آنـها نـیز اسـتدلالهای دیگری را عنوان می‌نمایند. در این قسمت به استدلالها اشاره می‌گردد.
مخالفین کسر درصد (حق التصدیق)
- ابلاغ گواهی امضا جداگانه برای سردفتر صادر می‌گردد و حق امضا صرفا به عهده سـردفتر است و اساسا درآمد نـاشی از آن حـق التصدیق می‌باشد.
- ماده یک آیین نامه موضوع تبصره ۳ قانون اصلاح پاره‌ای از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۳/۱۲/۱۳۷۱ اشاره به حق التحریر مصوب اسناد تنظیمی در دفترخانه دارد. (۱)
- تبصره ۲ بند ج تعرفه حق التحریر دفـاتر اسناد رسمی در رابطه با ۲۰% حق التحریر گواهی امضا متعلق به کانون، تصریح قانونی شده است و سکوت آن در زمینه ۱۵% و ۱۰% مؤید این مطلب است که ادای آن محتاج نص قانونی است.
- رأی مورخه ۱۰/۶/۱۳۷۶ دادگاه بدوی کـه در دادگـاه تجدیدنظر به تأیید رسیده است. (۲)
موافقین کسر درصد (حق التحریر)
- ماده واحده لایحه قانونی راجع به موضوع ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۸/۲/۱۳۷۳ با صراحت در بند ۱ و ۲ اشاره به حق التـحریر دریـافتی دارد. (۳)
- بند ۵ قسمت ب (اسناد متفرقه و غیر مالی) ماده ۵۴ ق. د صراحتا به عنوان حق التحریر محسوب گردیده است.
- عده‌ای از سران دفاتر درصدهای مقرر را منظور می‌نمایند.
- بعضا کارمندان و دفتریاران از این بابت ادعای حـق نـموده‌اند که مورد تأیید سازمان ثبت قرار گرفته است.
۱ ـ در اجرای ماده ۳ قانون اصلاح پاره‌ای از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۳/۳/۷۱ و تبصره ذیل آن، نحوه توزیع پاداش به کارکنان دفـاتر اسـناد رسـمی به شرح زیر تصویب مـی‌شود:
مـاده ۱: سـردفتر هر دفترخانه، مکلف است ۱۵ درصد از حق التحریر مصوب اسناد تنظیمی در دفترخانه را در هر ماه احتساب و به کارکنان و دفتریار دوم همان دفترخانه به شـرح آتـی پرداخـت نماید.
- مجله کانون، دوره دوم، شماره ۱۸، ص ۱۷۲.
- ر. ک به پانوشت صـفحه بـعد. رضی‌الله‌عنه
به نظر می‌آید دلایل زیر توجیهی بر منشاء اختلافات باشد.
- به علت ناچیز بودن تعرفه حق التحریر گـواهی امـضا تـا قبل از تاریخ ۱/۳/۷۲ اصولاً اختلافی بروز نکرده است.
- اختلاف بین مـفاد قانون و آئین نامه باعث سر در گمی می‌شود به این شکل که در قانون کلاً به حق التحریر اشاره گـردیده اسـت امـا در آئین نامه صراحتا اسناد تنظیمی عنوان شده که این مطلب بـه تـنظیم اسناد رسمی بر می‌گردد.
- نگرانی سران دفاتر از بدهی‌های احتمالی این اختلاف نظر.
- طرح شکایات از طرف کـارمندان و دفـتریار عـلیه سردفتر.
- گزارش بازرسی بعضی از بازرسین محترم سازمان ثبت.
به هر صورت بـه نـظر می‌آید برای ایجاد وحدت رویه در این زمینه هر چه سریعتر باید از طرف دست اندرکاران تـصمیمی اتـخاذ شـود و به صورت مکتوب اعلام گردد تا از این بابت امنیت خاطر قانونی و شرعی برای سـران دفـاتر ایجاد شود.
قانون توزیع حق التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده ۵۴ قانون دفـاتر اسـناد رسـمی مصوب ۲۸ اردیبهشت ۱۳۷۳:
ماده واحده ـ از تاریخ تصویب این قانون درآمد حاصل از حق التحریر دفاتر اسـناد رسـمی موضوع ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴ به شرح زیر پرداخت خواهد شـد:
- بـه مـنظور تأمین وجوه لازم جهت اجرای مواد ۱۰، ۱۱، ۵۷ و ۶۸ قانون دفاتر اسناد رسمی، دفاتر اسناد رسمی مکلفند همه مـاهه ده درصـد از حق التحریر دریافتی را به حساب مربوط به بیمه و بازنشستگی و از کارافتادگی و امور رفـاهی و درمـانی سـردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی و عائله تحت تکفل آنان پرداخت نمایند. نحوه پرداخت بیمه و بازنشستگی و حـساب مـربوط بـه موجب آئین نامه‌ای خواهد بود که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کـل کـشور تهیه و به تصویب رئیس قوه قضائیه خواهد رسید.
- پانزده درصد از حق التحریر مصوب توسط سردفتر بـه دفـتریاران اول در مقابل اخذ رسید پرداخت خواهد شد.
- قانون اصلاح پاره‌ای از مواد قانون دفـاتر اسـناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۳/۳/۱۳۷۱ به قـوت خـود بـاقی است.
- کلیه قوانین و مقررات مغایر با ایـن قـانون لغو می‌شود.
قانون فوق مشتمل بر ماده واحده در جلسه علنی روز چهارشنبه مورخ بـیست و هـشتم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و هـفتاد و سـه مجلس شـورای اسـلامی تـصویب و در تاریخ ۱۱/۳/۱۳۷۳ به تأیید شورای نگهبان رسـیده اسـت.
پیشنهادی برای هماهنگی و انسجام در انجام و ثبت گواهی امضا
با عنایت به ایـن کـه مصادیق و موارد گواهی امضا و نوشته‌های قـابل تصدیق امضا به جـز نـوشته‌های مالی موضوع (بند دوم ماده ۱۲ آئیـن نـامه قانون دفاتر) که مواردی از آن احصا گردیده است در سایر موارد به صورت شـفاف و مـشخص تعیین نگردیده است. (۱) این مـوضوع از یـک طـرف باعث سر درگـمی سـران دفاتر و از طرف دیگر اتـلاف وقـت و صرف هزینه برای ارباب رجوع متقاضی می‌شود. منشأ اختلاف نظر بین سران دفاتر و بـازرسان و کـارشناسان محترم ثبت وجود دارد. قابل توجه ایـن کـه این اخـتلافات بـین هـرکدام از این عزیزان نیز وجـود دارد به این صورت که شاید بازرس محترمی نوشته‌ای را قابل گواهی امضا تلقی نماید اما بـازرس مـحترم دیگری همان نوشته را قابل گواهی امـضا نـداند کـه البـته حـالت خوشبینانه این مـوضوع زمـانی است که منجر به تعقیب انتظامی و نهایتا مجازات نگردد در آخر این وضعیت و اختلاف نظر باعث نـارضایتی و بـدبینی مـراجعین خواهد شد.
به نظر می‌آید اگر مـشابه شـرایطی کـه در مـاده ۱۰ آئیـن نـامه قانون دفاتر اسناد رسمی ۱۳۱۷ برای اسناد رسمی در نظر گرفته شده است این قبیل نوشته‌ها و برگه‌ها که از طرف مراجع مختلف دولتی و غیر دولتی در اختیار افراد متقاضی قرار مـی‌گیرد با هماهنگی مرجع ذی صلاح (سازمان ثبت یا کانون سردفتران) صورت پذیرد، یا این که در قالب آئین نامه این موضوع مبسوط و مفصل تبیین شود که آثار مثبت ناشی از این شـرایط جـدید فراهم گردد چرا که باعث ایجاد وحدت رویه می‌شود که توأم با صرفه‌جویی در وقت و هزینه و کسب رضایت ارباب رجوع خواهد شد و نیز از تضییع حقوقی دولتی در پاره‌ای موارد جلوگیری خواهد شد.
ماده ۱۰ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷
ماده ۱۰: دوائر دولتی و مؤسساتی که بـرای ثـبت معاملات خود اوراق مخصوصی تهیه نموده و برای ثبت معامله در آن اوراق به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌نمایند در صورتی اوراق مزبور پذیرفته می‌شود که به تصویب اداره کل ثبت اسناد و املاک رسیده باشد.
مجموعه متحد المـالهای ثـبت کل (از سـال ۱۳۰۷ تا پایان ۱۳۱۴)
نمره ۵۱۵۳ (ص ۱۷۰) ۲۳/۳/۱۳۱۰ ص ۱۷۰ دفتر اسناد رسمی…
نظر به اطلاعات حاصله در بعضی موارد آقایان صاحبان دفتر در ضمن انـجام امور ارباب رجوع به طور رسمی اسناد غیر رسمی اصحاب مـعامله را هـم تـسجیل می‌کنند چون این عمل غالبا موجب اغفال اصحاب معامله واقع شده و تصور می‌کنند که همان تسجیل و امـضای صـاحب دفتر در اوراق عادی موجب رسمیت سند خواهد بود لهذا مقتضی است آقایان صاحبان دفـاتر حـتی الامـکان از تسجیل و امضای اوراق معاملات عادی خودداری نموده و اگر بر حسب لزوم اوراقی را بخواهند امضا و تسجیل کنند بـه اصحاب معامله صراحتا خاطر نشان کنند که این امضا رسمیت نداشته و معامله وقـتی رسمیت حاصل می‌کند کـه مـطابق مقررات قانونی در دفاتر مربوطه ثبت شده باشد.
نمره ۱۳۲۰۵ ص ۱۷۸ ۲۳/۶/۱۳۱۱
به کلیه صاحبان دفاتر اسناد رسمی
نظر به بعضی اشکالات مقتضی است آقایان صاحبان دفاتر اسناد رسمی از تصدیق امضای اشخاص در ذیل اوراق به طـور غیررسمی‌و عادی امتناع کنند و البته به طریق رسمی هم تصدیق صحت امضا از طرف آقایان صاحبان دفاتر مورد ندارد.
مجموعه بخشنامه‌های ثبت کل (از اول سال ۱۳۱۵ تا آخر سال ۱۳۲۸)
۱۴۶۶/۵۴۹۲ (ص ۱۱۲) ۲۸/۲/۱۳۲۰
به قرار اطلاع حاصله مـسؤولین دفـاتر گواهی صحت امضا در موردی که صاحب امضا پیشینه امضا در دفتر دارد بدون این که نمونه امضاهای بعدی آن را که برای گواهی مراجعه می‌نماید با تشریفات لازمه در دفتر ثبت نمایند به استناد ایـن کـه وجود یک نمونه امضا در دفتر کافی برای معروف بودن امضا او می‌باشد امضا او را گواهی و همان شماره ثبت امضا اولی را روی برگهای بعدی قید می‌نمایند در صورتی که این عمل علاوه بر این کـه بـر خلاف مقررات و ممکن است اسباب اشکال گردد قانونا هم مجوزی ندارد و ستونهای دفتر گواهی صحت امضا هم حاکی از این است که هر امضایی باید طبق تشریفات معموله در دفتر ذیـل شـماره خـاصی ثبت و سپس گواهی و شماره ثـبت روی بـرگ مـربوطه قید شود بنابراین لازم است به مسؤولین دفاتر گواهی صحت امضا اکیدا ابلاغ کنید که از این پس طبق این دستور عمل نموده و در صـورت تـخلف مـورد تعقیب قرار خواهند گرفت.
مدیر کل ثبت ـ جـوادی
۲۵۹۶۰/۱۲۶۱۷ (ص ۱۷۹) ۱۷/۹/۱۳۲۶
چـون پروانه نانوایی بر طبق ماده ۴ آئین نانوایی قابل انتقال نیست لازم است به دفاتر اسناد رسمی حوزه خود دستور دهـید کـه از قـبول معاملات راجع به نقل و انتقال پروانه‌های مزبور خودداری نمایند.
مـدیر کل ثبت ـ جوادی
پیرو بخشنامه شماره ۱۲۶۵۲/۴۴۰۹۳ ـ ۱۲/۱/۱۳۲۰
دائر به لزوم مطالبه گواهی نامه واریخت بدهی مالیاتی در موقع ثبت نقل و انتقالات وسـائط نـقلیه لازم اسـت به دفاتر اسناد رسمی حوزه خود تأکید کنید که نقل و انـتقال وسـائط نقلیه چه در دفتر اسناد رسمی و چه در دفتر گواهی صحت امضا بدون ملاحظه قبض پرداخت مالیات ثـبت نـنمایند تـخلف از این دستور مستلزم تعقیب انتظامی است.
مدیر کل ثبت ـ جوادی
۳۵۶۴/۹۸۰۸ (ص ۱۴۳) ۳۰/۴/۱۳۲۴
به کـلیه دفـاتر اسـناد رسمی مرکز و بخشهای تابعه
به طوری که از کانون سردفتران اطلاع می‌دهند برخی از دفترخانه‌ها کـه دفـتر گـواهی صحت امضا هم دارند در ارسال حق التحریر گواهی صحت امضا که طبق دستورات سـابقه بـایستی در آخر هر ماه تحویل کانون بشود تعلل می‌ورزند بدینوسیله اکیدا دستور می‌دهد کـه آقـایان سـردفتران بایستی همه ماه در موقعی که حساب دفترخانه بسته شده و درآمد حق الثبت را تحویل حـساب داری مـی‌کنند حق التحریر گواهی امضا را نیز تحویل و وجه بابت ماه گذشته در نزد خود نـگاه نـدارند تـخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی و تکرار آن موجب استرداد دفتر گواهی صحت امضا خواهد بـود بـا آقایان بازرسان اداری که هفته‌ای یک بار برای رسیدگی به وضع ارسال خـلاصه مـعاملات و لاشـه‌های فسخی دفترخانه‌ها مراجعه می‌کنند و بازرسان امور مالی دستور رسیدگی به حساب درآمد حق التحریر فـوق هـم داده شـده است.
رونوشت به اداره بازرسی ثبت کل فرستاده می‌شود که به آقـایان بـازرسان دستور لازم بدهند.
رونوشت به اداره حسابداری ثبت کل فرستاده می‌شود که به بازرسان امور مالی دسـتور لازم بـدهند.
رونوشت در پاسخ شماره ۱۱۹ ـ ۱۹/۴/۲۴ کانون سردفتران تهران ارسال و اشعار می‌شود که اگر از ایـن بـه بعد تخلفی مشاهده کردند اطلاع دهند و ضـمنا مـتوجه بـاشند که درآمد حق التحریر گواهی صحت امـضا شـهرستانها نبایستی جزء درآمد کانون سردفتران منظور شود.
مدیر کل ثبت ـ جوادی
۲۵۷۸۷/۱۲۶۱۹(ص ۱۸۷) ۲۵/۹/۱۳۲۷
پیرو بـخشنامه شـماره ۱۲۶۵۲/۴۴۰۹۳ ـ ۱۲/۱/۲۰ لازم است به دفاتر اسناد رسـمی حـوزه خود دسـتور دهـید کـه اکیدا از قبول معاملات راجع به نـقل و انـتقال پروانه‌های نانوایی و هم چنین گواهی امضا اسناد عادی که حاکی از این قـبیل نـقل و انتقالات باشد خودداری نمایند و متوجه بـاشند که متخلفین از اجرای ایـن دسـتور شدیدا مورد تعقیب انتظامی قـرار خـواهند گرفت.
مدیر کل ثبت ـ جوادی
۱۶۸۳۴/۳۰۶۱۶(ص ۲۰۱) ۱/۱۲/۱۳۲۸
در نتیجه بازرسی‌هایی که از دفاتر تصدیق امضا به عـمل آمـده مشاهده گردیده است که بـعضی از آقـایان سـردفتران در موقع مراجعه اشـخاص جـهت تصدیق امضا فقط بـه اخـذ امضا از آنان در دفتر اکتفا و خود از امضای دفتر ستون مخصوص که لازمه صحت تصدیق امـضا اسـت خودداری و مسامحه نموده و دفاتر آنها از ایـن حـیث ناقص اسـت. نـظر بـه این که این عـمل و مسامحه آنها ممکن است در موارد بروز اختلافات تولید اشکالاتی نموده و تضییع حقی از اشخاص شود لذا لازم اسـت بـه صاحبان دفاتر تصدی امضای حوزه تـابعه خـود اکـیدا ابـلاغ نـمائید که پس از امـضای تـقاضا کننده باید بلافاصله ستون مخصوص را نیز خود امضا نمایند و هر یک از آقایان هم که دفاتر تـصدیق امـضای آنـها از این حیث ناقص است فورا در تکمیل آن اقـدام و در آتـیه مـراقبت نـمائید نـظایری پیـدا نکند و هرگاه در نتیجه رسیدگی معلوم شود که دفاتری از این حیث ناقص بوده و سردفتر در ایفای وظیفه مسامحه و تعللی نموده باشد متخلف مورد تعقیب انتظامی قرار خواهد گرفت.
مـدیر کل ثبت ـ جوادی
۱۶۷۳۹ ـ ۲۸۲ (ص ۱۸۹) ۱۱/۱/۱۳۲۸
با این که طی بخشنامه شماره ۱۲۶۱۹/۲۵۷۸۷ ـ ۲۵/۹/۱۳۲۷ تذکر داده شده که دفاتر اسناد رسمی باید جدا از قبول معاملات راجع به نقل و انتقال پروانه‌های نانوایی و همچنین گواهی امضا اسـناد عـادی که حاکی از این قبیل نقل و انتقالات باشد خودداری نمایند معذلک مشاهده می‌شود که دفاتر اسناد رسمی مفاد دستور بخشنامه را کاملاً رعایت نکرده و با قبول معاملات راجعه به نقل و انـتقال پروانـه‌های نانوایی موجبات شکایت اداره کل غله و نان را فراهم کرده‌اند بنابراین لازم است مجددا به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه خود دستور دهید که مفاد بـخشنامه نـامبرده بالا لازم الرعایه بوده و متخلفین شـدیدا مـورد تعقیب قرار خواهند گرفت.
مدیر کل ثبت ـ جوادی
مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا آخر سال ۱۳۴۳
گواهی امضا
۳۲ ـ در مورد گواهی امضا اوراق که متن آن به زبان خـارجی مـی‌باشد باید از مدلول آن اطـلاع کـامل حاصل و عنوان آن (وکالتنامه، اقرارنامه، دعوتنامه و غیره) بالای جمله گواهی قید شود.
گواهی امضا
۵۸ ـ آقایان سردفتران باید از گواهی امضا اوراق مالی خودداری و در سایر موارد هم که قابل گواهی است در هر مورد مـوضوع را در ثـبت دفتر قید و کلیه تشریفات را انجام و پس از امضای متقاضی آن را گواهی نمایند.
مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا آخر سال ۱۳۴۹
۳۰۳۲۳/۲ ـ ۱۹/۱۱/۴۵
گواهی امضا
۱۰ ـ الف: سردفتران باید از گواهی امضای اوراقی که متن آن به زبان خارجی است قبل از اخـذ تـرجمه رسمی و حـصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عنوان آن را از قبیل (وکالت نامه، اقرارنامه، دعوت نامه و غیره) در عبارت گـواهی قید و در هر مورد که گواهی امکان‌پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثـبت و کـلیه تـشریفات را انجام و پس از امضای متقاضی آن را گواهی نمایند.
ب: سردفتران باید از گواهی امضا اوراق مالی خودداری کنند.
حق التحریر گواهی امضا سـهم کـانون سردفتران
۲۷۲ ـ دفاتر اسناد رسمی باید وجوهی را که طبق تبصره ۳ از ماده ۳۷ نظامنامه دفتر اسـناد رسـمی از هـر گواهی امضا به نفع کانون سردفتران وصول می‌شود همین که به پانصد ریال رسید وسـیله بانک ملی محل به حساب جاری شماره ۲۶۹۵۸ کانون سردفتران در بانک ملی مرکز ریـخته و فیش بانکی را به کـانون مـذکور ارسال دارند.
منبع: نویسنده: محمدی، مهدی فریدالدین
امام علی بن ابی طالب
اللجاجَة تسُلّ الرأی
ستیز، تدبیر را باطل می‌کند.
