مقدمه
با تصویب قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، مقررات مربوط به ثبت رسمی برخی اجاره‌ها، مالیات، استعلام‌های قانونی و نحوه ارتباط دفاتر اسناد رسمی با دستگاه‌هایی مانند سازمان تأمین اجتماعی تغییراتی داشته است.
در این راهنما تلاش کرده‌ایم علاوه بر معرفی مدارک مورد نیاز برای تنظیم سند رسمی اجاره مغازه، مشخص کنیم کدام استعلام واقعاً بر عهده مراجعه‌کننده است و کدام استعلام باید از طریق دفترخانه و سامانه‌های مربوط انجام شود.
اگر قصد دارید برای مغازه یا ملک تجاری خود سند اجاره رسمی تنظیم کنید، مطالعه این راهنما می‌تواند به شما کمک کند تا پیش از مراجعه به دفترخانه، مدارک و اطلاعات مورد نیاز را آماده کرده و از مراجعات غیرضروری برای دریافت استعلام‌ها جلوگیری کنید.
قبل از مراجعه به دفترخانه برای تنظیم اجاره مغازه
پیش از مراجعه برای تنظیم سند اجاره، بهتر است موارد زیر را انجام دهید:
۱. ثبت‌نام در سامانه ثنا
طرفین سند، حسب الزامات مربوط، باید ثبت‌نام و اطلاعات مورد نیاز خود را در سامانه ثنا قوه قضاییه تکمیل کرده باشند.
هنگام مراجعه حتماً تلفن همراه و سیم‌کارت تلفن همراه ثبت‌شده در سامانه ثنا را همراه داشته باشید.
همراه داشتن تلفن ضروری است؛ زیرا در جریان احراز هویت و تنظیم سند، نیاز به دریافت کد تأیید خواهید داشت.
۲. ثبت اطلاعات در سامانه املاک و اسکان
پیش از مراجعه، ثبت‌نام و اطلاعات مورد نیاز خود را در سامانه ملی املاک و اسکان کشور تکمیل کنید.
نشانی سامانه: سامانه ملی املاک و اسکان
بهتر است ثبت اطلاعات اقامتگاه و سایر اطلاعات مورد نیاز را به روز مراجعه به دفترخانه موکول نکنید.
مدارک مورد نیاز برای اجاره مغازه
برای تنظیم سند رسمی اجاره مغازه، حسب مورد مدارک و اطلاعات زیر مورد نیاز است:
مدارک موجر و مستأجر
- اصل کارت ملی و مدارک هویتی طرفین
- تلفن همراه با شماره ثبت‌شده در سامانه ثنا
- ثبت و تکمیل اطلاعات مورد نیاز در سامانه املاک و اسکان
- اطلاعات نشانی و کدپستی طرفین، حسب مورد
مدارک مربوط به مغازه
- اصل سند مالکیت
- کدپستی دقیق مورد اجاره
- مشخصات ثبتی ملک
- سایر مدارک مربوط به وضعیت مالکیت یا حقوق ملک، حسب مورد
اگر وکیل به دفترخانه مراجعه می‌کند
در صورتی که موجر یا مستأجر توسط وکیل اقدام می‌کند، وکالت‌نامه رسمی معتبر باید ارائه شود.
وجود وکالت‌نامه به‌تنهایی کافی نیست و حدود اختیارات وکیل باید برای انجام مورد وکالت، از جمله انعقاد اجاره و شرایط مورد نظر، کافی باشد.
برای آشنایی با نمونه‌های وکالت مرتبط، می‌توانید بخش وکالت و اسناد مرتبط در دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران را نیز بررسی کنید.
اگر موجر یا مستأجر شخص حقوقی است
اگر یکی از طرفین شرکت، مؤسسه یا شخص حقوقی دیگری باشد، مدارک و اطلاعات لازم برای احراز موارد زیر باید در اختیار دفترخانه قرار گیرد:
- شخصیت حقوقی
- سمت نماینده یا نمایندگان
- صاحبان امضای مجاز
آیا اجاره مغازه بیش از دو سال باید رسمی باشد؟
یکی از مهم‌ترین تغییرات قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول مربوط به انتقال منافع بلندمدت املاک است.
مطابق ماده ۱ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، عقود مفید انتقال منافع اموال غیرمنقول برای مدت بیش از دو سال در قلمرو اعمال حقوقی موضوع این ماده قرار گرفته‌اند.
بنابراین، با تحقق شرایط و مواعد اجرای مقرر در قانون، اجاره مغازه برای مدت بیش از دو سال باید مطابق سازوکار ثبت رسمی پیش‌بینی‌شده در قانون ثبت شود.
این موضوع فقط مربوط به آپارتمان یا ملک مسکونی نیست و اجاره مغازه و املاک تجاری و اداری را نیز در بر می‌گیرد.
نکته: عبارت قانونی «بیش از دو سال» است؛ بنابراین نباید مانند برخی مطالب قدیمی سایت‌ها از معیار «بیش از سه سال» استفاده کرد.
برای مطالعه متن و نکات مرتبط با قانون، می‌توانید متن و نکات قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول را مطالعه کنید.
آیا اجاره مغازه مشمول مالیات ماده ۴ قانون الزام است؟
خیر. اجاره صرف مغازه و انتقال منافع آن، مشمول مالیات موضوع ماده ۴ قانون الزام نیست.
ماده ۴ قانون الزام، تکلیف وصول مالیات توسط دفتر اسناد رسمی را در موارد مقرر قانونی، از جمله انتقال عین ملک و انتقال حق واگذاری محل یا سرقفلی، تعیین کرده است.
بنابراین صرف اینکه اجاره مغازه به‌صورت سند رسمی تنظیم می‌شود، موجب تعلق مالیات موضوع ماده ۴ نمی‌شود.
یک تفکیک مهم: مالیات معامله با مالیات بر درآمد اجاره
عدم تعلق مالیات ماده ۴ به اجاره به این معنا نیست که درآمد حاصل از اجاره در هیچ شرایطی مشمول مالیات نیست.
مالیات بر درآمد اجاره موجر تابع مقررات مالیات بر درآمد املاک در قانون مالیات‌های مستقیم است و موضوعی جدا از مالیاتی است که دفترخانه حسب ماده ۴ قانون الزام در برخی نقل‌وانتقالات وصول می‌کند.
بنابراین:
- اجاره صرف: عدم تعلق مالیات موضوع ماده ۴ قانون الزام
- درآمد حاصل از اجاره: وضعیت مالیات بر درآمد اجاره موجر باید بر اساس مقررات مالیات‌های مستقیم بررسی شود.
اگر همراه اجاره، سرقفلی یا حق واگذاری محل منتقل شود چه می‌شود؟
اینجا باید میان دو موضوع کاملاً تفاوت قائل شد.
اجاره صرف
ممکن است طرفین صرفاً منافع مغازه را برای مدت مشخصی اجاره دهند؛ در این حالت با یک اجاره صرف مواجه هستیم.
انتقال سرقفلی یا حق واگذاری محل
اما ممکن است همراه اجاره، حق واگذاری محل، سرقفلی یا حقوق مربوط به موقعیت تجاری یا اداری محل نیز منتقل شود.
در چنین حالتی، وضعیت مالیاتی حق واگذاری محل باید مستقلاً بررسی شود و نمی‌توان به استناد اینکه سند عنوان «اجاره» دارد، تمام مفاد آن را از شمول مقررات مالیاتی حق واگذاری خارج دانست.
ملاک، ماهیت حقوقی آن چیزی است که منتقل می‌شود، نه صرفاً عنوانی که برای سند انتخاب شده است.
در سایت دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران، نمونه‌های مرتبط با اجاره مغازه با سرقفلی و اسناد مرتبط با سرقفلی نیز در بخش اسناد قابل مشاهده است.
آیا برای تنظیم اجاره مغازه استعلام دارایی لازم است؟
با تصویب قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، ماده ۱۸۷ قانون مالیات‌های مستقیم نسخ شده است و ماده ۴ قانون الزام صرفاً در خصوص انتقال عین و حقوق واگذاری، احکام مالیاتی مربوط را مقرر کرده است.
بنابراین در اجاره صرف، موضوع مالیات ماده ۴ قانون الزام با انتقال حق واگذاری محل متفاوت است و باید ماهیت حقوق منتقل‌شده مورد توجه قرار گیرد.
آیا برای اجاره مغازه استعلام تأمین اجتماعی لازم است؟
موضوع تأمین اجتماعی نیازمند تفکیک است.
ماده ۳۷ قانون تأمین اجتماعی در خصوص نقل‌وانتقال عین یا منافع مؤسسات و کارگاه‌های مشمول قانون تأمین اجتماعی دارای حکم خاص است.
ماده ۵ قانون الزام، سازمان تأمین اجتماعی را مکلف کرده است با اتصال به سامانه ثبت الکترونیک اسناد، میزان بدهی شخص واگذارکننده ملک در خصوص ملک مورد معامله موضوع ماده ۳۷ قانون تأمین اجتماعی را به‌صورت آنی اعلام کند تا از طریق دفتر اسناد رسمی وصول شود.
بنابراین سازوکار مورد نظر قانون، تغییر مسیر از استعلامات دستی و مراجعات خارج از دفترخانه به سمت اعلام برخط بدهی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد است.
در نتیجه، در موارد مشمول ماده ۳۷، نباید «استعلام تأمین اجتماعی» را بدون توضیح در فهرست مدارکی قرار دهیم که مراجعه‌کننده شخصاً باید تهیه و همراه خود بیاورد.
اگر امکان اعلام برخط بدهی تأمین اجتماعی وجود نداشته باشد چه می‌شود؟
قانون الزام برای این وضعیت نیز تعیین تکلیف کرده است.
در فرض مقرر در ماده ۵ قانون الزام، اگر سازمان تأمین اجتماعی امکان اتصال و اعلام آنی بدهی را مطابق سازوکار قانونی فراهم نکرده باشد، سردفتر مکلف است به درخواست متعاملین سند رسمی را تنظیم کند.
در این وضعیت، سردفتر و منتقل‌الیه مسئولیتی در قبال بدهی موضوع ماده ۳۷ قانون تأمین اجتماعی نخواهند داشت.
البته این حکم موجب از بین رفتن اصل بدهی نمی‌شود و سازمان تأمین اجتماعی می‌تواند برای وصول مطالبات خود به شخص بدهکار مراجعه کند.
نتیجه عملی درباره استعلام تأمین اجتماعی
در یک اجاره مشمول ماده ۳۷:
- اگر ارتباط برخط برقرار باشد: بدهی مطابق سازوکار سامانه‌ای اعلام و بر اساس قانون اقدام می‌شود.
- اگر امکان اعلام برخط مطابق ماده ۵ فراهم نباشد: عدم دریافت پاسخ تأمین اجتماعی به‌خودی‌خود مانع تنظیم سند نیست و حکم ماده ۵ قانون الزام اجرا می‌شود.
استعلام‌های مورد نیاز را چه کسی باید بگیرد؟
یکی از نکات مهمی که مراجعه‌کنندگان باید بدانند این است که «مدارک مورد نیاز» با «استعلامات قانونی» یک چیز نیست.
در نظام جدید ثبت رسمی، اصل بر این است که دستگاه‌هایی که مطابق قانون باید درباره تنظیم سند اعلام نظر کنند، در موارد مقرر به سامانه ثبت الکترونیک اسناد متصل شوند و پاسخ استعلامات از مسیر سامانه‌ای در اختیار دفترخانه قرار گیرد.
بنابراین مراجعه‌کننده نباید بدون ضرورت قانونی برای تهیه تک‌تک استعلام‌ها بین ادارات مختلف رفت‌وآمد کند.
در هر مورد باید بررسی شود:
- آیا استعلام قانونی لازم است؟
- آیا دستگاه مربوط به سامانه متصل شده است؟
- پاسخ باید به‌صورت برخط دریافت شود یا خیر؟
- اگر دستگاه پاسخ ندهد یا اتصال لازم فراهم نباشد، قانون چه حکمی مقرر کرده است؟
آیا اجاره بلندمدت مغازه معاف از مالیات بر درآمد اجاره است؟
بلندمدت بودن اجاره مغازه، موجب برخورداری از معافیت مربوط به اجاره بلندمدت واحدهای مسکونی نمی‌شود.
در مقررات مربوط به ساماندهی بازار زمین، مسکن و اجاره‌بها، برای اجاره بلندمدت واحدهای مسکونی و با رعایت شرایط قانونی، تخفیف‌ها و امتیازات مالیاتی پیش‌بینی شده است.
این مقررات را نباید بدون وجود نص قانونی به مغازه و املاک تجاری و اداری تسری داد.
بنابراین دو موضوع را باید از هم جدا کنیم:
- الزام ثبت رسمی اجاره بیش از دو سال می‌تواند درباره مغازه نیز مطرح باشد.
- تخفیف مالیاتی اجاره بلندمدت واحد مسکونی را نمی‌توان صرفاً به دلیل طول مدت اجاره به مغازه تسری داد.
چند نکته مهم قبل از تنظیم سند اجاره مغازه
اجاره با سرقفلی یکی نیست
اگر صرفاً منافع مغازه واگذار می‌شود، با اجاره مواجه هستیم؛ اما اگر حق واگذاری محل یا حقوق دیگری نیز منتقل شود، آثار حقوقی و مالیاتی آن باید جداگانه بررسی شود.
برای بررسی نمونه‌های مرتبط، می‌توانید به بخش اسناد اجاره و سرقفلی دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران مراجعه کنید.
استعلام را جزء مدارک شخصی خودتان ندانید
بسیاری از استعلامات قانونی باید از طریق دفترخانه و ارتباط سامانه‌ای دریافت شوند. قبل از مراجعه برای تهیه استعلام‌های کاغذی، از دفترخانه سؤال کنید.
مدت قرارداد را دقیق تعیین کنید
به‌خصوص در اجاره‌های بیش از دو سال، مقررات ماده ۱ قانون الزام درباره ثبت رسمی اهمیت پیدا می‌کند.
خلاصه مدارک مورد نیاز اجاره مغازه
اگر فرصت مطالعه تمام این راهنما را ندارید، برای یک اجاره معمولی مغازه این موارد را آماده کنید:
- اصل سند مالکیت مغازه
- اصل کارت ملی و مدارک هویتی موجر و مستأجر
- تلفن همراه با شماره ثبت‌شده در سامانه ثنا
- ثبت و تکمیل اطلاعات مورد نیاز در سامانه املاک و اسکان
- کدپستی دقیق مغازه
- در صورت مراجعه وکیل، وکالت‌نامه رسمی معتبر با اختیار لازم
- در صورت حقوقی بودن یکی از طرفین، مدارک لازم برای احراز سمت و اختیار نماینده
- سایر مدارک اختصاصی، حسب وضعیت ثبتی و حقوقی ملک
نکته: استعلاماتی که قانوناً باید توسط دفترخانه و از طریق سامانه دریافت شوند، اصولاً جزء مدارکی نیستند که مراجعه‌کننده باید شخصاً از ادارات مربوط تهیه و همراه خود بیاورد.
پرسش‌های متداول درباره اجاره مغازه
آیا اجاره مغازه بیش از دو سال باید رسمی باشد؟
اجاره بیش از دو سال در قلمرو انتقال منافع موضوع ماده ۱ قانون الزام قرار گرفته و با تحقق شرایط و مواعد مقرر در این قانون، ثبت رسمی آن الزامی است. آیا برای اجاره مغازه مالیات ماده ۴ قانون الزام دریافت می‌شود؟
برای اجاره صرف و انتقال منافع، خیر. اما اگر همراه اجاره، حق واگذاری محل یا حقوقی مانند سرقفلی نیز منتقل شود، وضعیت مالیاتی آن باید جداگانه بررسی شود. آیا برای اجاره مغازه باید گواهی ماده ۱۸۷ دارایی بگیریم؟
ماده ۱۸۷ قانون مالیات‌های مستقیم به موجب قانون الزام نسخ شده است و در اجاره صرف، موضوع استعلام دارایی باید با توجه به مقررات جاری و ماهیت حقوق منتقل‌شده بررسی شود. آیا مفاصاحساب تأمین اجتماعی را باید شخصاً تهیه کنیم؟
در موارد مشمول ماده ۳۷ قانون تأمین اجتماعی، باید سازوکار ماده ۵ قانون الزام و امکان اعلام برخط بدهی از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد مورد توجه قرار گیرد. اگر سامانه تأمین اجتماعی متصل نباشد، دفترخانه نمی‌تواند سند را تنظیم کند؟
در فرض مقرر در ماده ۵ قانون الزام، عدم فراهم شدن سازوکار اعلام آنی بدهی و پرداخت بدهی مانع تنظیم سند نیست و سردفتر به درخواست متعاملین سند را تنظیم می‌کند؛ در این حالت نیز سردفتر و منتقل‌الیه مسئولیتی در قبال بدهی تأمین اجتماعی ندارند. آیا اجاره سه‌ساله مغازه از مالیات بر درآمد اجاره معاف است؟
صرف سه‌ساله بودن اجاره مغازه چنین معافیتی ایجاد نمی‌کند. امتیاز مالیاتی اجاره‌های بلندمدت مورد اشاره در مقررات مربوط، ناظر به واحدهای مسکونی و با رعایت شرایط قانونی است. آیا اجاره مغازه با سرقفلی با اجاره معمولی تفاوت دارد؟
بله. در اجاره صرف، منافع ملک برای مدت مشخصی واگذار می‌شود؛ اما در صورتی که همراه اجاره، حق واگذاری محل، سرقفلی یا حقوق دیگری منتقل شود، آثار حقوقی و مالیاتی آن باید به‌صورت جداگانه بررسی شود. برای تنظیم سند رسمی اجاره مغازه چه مدارکی باید همراه داشته باشیم؟
اصل سند مالکیت، مدارک هویتی موجر و مستأجر، تلفن همراه با شماره ثبت‌شده در سامانه ثنا، اطلاعات مورد نیاز سامانه املاک و اسکان، کدپستی و حسب مورد وکالت‌نامه رسمی یا مدارک مربوط به شخص حقوقی از جمله مدارک مورد نیاز هستند. مدارک اختصاصی نیز با توجه به وضعیت ملک ممکن است لازم باشد.
تنظیم سند رسمی اجاره مغازه در دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران
برای تنظیم سند رسمی اجاره مغازه می‌توانید پس از آماده کردن مدارک مورد نیاز به دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران مراجعه کنید.
دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران در حوزه تنظیم اسناد و قراردادهای ملکی، از جمله اجاره تجاری، اجاره مغازه بدون سرقفلی و اجاره مغازه با سرقفلی فعالیت دارد. دسته‌بندی اسناد مرتبط با اجاره در سایت دفترخانه نیز شامل این موارد است.
برای مشاهده نمونه‌ها و عناوین مرتبط، می‌توانید بخش اسناد اجاره و قراردادهای مرتبط را مشاهده کنید.
نشانی دفترخانه
تهران، چهارراه جهان کودک، بلوار حقانی، نرسیده به گاندی شمالی، پلاک ۶۷، طبقه همکف
کدپستی
۱۹۶۹۹۳۵۸۴۳
شماره همراه جهت هماهنگی و مشاوره
پیش از مراجعه، ثبت‌نام ثنا و اطلاعات مورد نیاز سامانه املاک و اسکان را تکمیل کنید و اصل کارت ملی و تلفن همراه با شماره ثبت‌شده در سامانه ثنا را همراه داشته باشید.