سامانه درج ادعا (ساماندهی اسناد غیررسمی) ؛ پلی برای تبدیل اسناد عادی به سند رسمی

هدف از طراحی سامانه ثبت ادعا(ساغر) چیست؟

هدف این سامانه،اجرای ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول است. براساس این ماده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف است تا یک سال پس از ابلاغ این قانون،سامانه ای با نام«سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی» را راه اندازی کند نقش سامانه ساغر در ساماندهی اسناد غیررسمی ایجاد مسیری شفاف برای تبدیل اسناد عادی (مانند قولنامه و مبایعه‌نامه) به اسناد رسمی و تک‌برگ است تا امنیت معاملات املاک تضمین شود. در واقع، ساغر با ثبت ادعاهای مالکیت، از وقوع کلاهبرداری‌های اسناد جعلی جلوگیری کرده و با استفاده از تکنولوژی‌هایی نظیر نقشه UTM و نظارت کارشناسان رسمی، مالکیت هر ملک را در یک پایگاه داده ملی و معتبر، مشخص و مستند می‌کند.

وضعیت فعلی سامانه

راه اندازی رسمی سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی (سامانه ماده ۱۰ قانون الزام) اعلان عمومی شد.

 آغاز به کار سامانه  از اول خردادماه طبق دستور رئیس قوه قضائیه

 بخشنامه رئیس قوه قضاییه درباره راه‌اندازی رسمی سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی (موضوع ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول) در روزنامه رسمی کشور منتشر شد. این سامانه از تاریخ اول خردادماه ۱۴۰۵ به صورت رسمی آغاز به کار می‌کند.

مفاد بخشنامه:

۱. برای کلیه املاکی که در بازه زمانی ۰۱/۰۱/۱۳۹۶ تا ۱/۳/۱۴۰۵ سند رسمی حدنگار برای آن‌ها صادر شده است، راه‌اندازی رسمی در تاریخ ۱۴۰۵/۳/۱ خواهد بود.

۲. برای املاکی که از تاریخ ۰۱/۰۳/۱۴۰۵ تا اعلان رسمی بند (۳) سند حدنگار صادر شود، راه‌اندازی رسمی از روز صدور سند حدنگار خواهد بود.

۳. تاریخ شمول سامانه در خصوص ثبت ادعا نسبت به سایر املاک، با پیشنهاد رئیس سازمان ثبت و اعلان معاونت اول قوه قضاییه تعیین می‌شود.

۴. برای نشر آگهی‌های موضوع تبصره (۳) ماده (۱۰) قانون، راه‌اندازی سامانه در تاریخ ۰۱/۰۳/۱۴۰۵ خواهد بود.

مدارک مورد نیاز برای ثبت ادعا

قبل از اینکه بخواهید در سامانه ساغر ثبت نام کنید، باید مدارک و مستندات خاصی را آماده کنید که بدون آنها امکان تکمیل فرآیند ثبت نام وجود نخواهد داشت. در این بخش به صورت دقیق به بررسی مدارک لازم می پردازیم.

• • مدارک هویتی : درابتدا باید مدارک هویتی مالک از جمله کارت ملی و شناسنامه را آماده کنید این مدارک یا به صورت اصل یا کپی باکیفیت و خوانا باشد تا بتوان اسکن آن را در سامانه بارگذاری نمود. همچنین شماره موبایل فعال  (دارای ثنا و خط نیز به نام مالک باشد) و ایمیل را در دسترس داشته باشید.

• • مستندات مالکیت: مهم ترین مدارکی که باید در دست داشته باشید مدارک مربوط به مالکیت ملک است مانند قولنامه و مبایعه نامه،  پیوست رسید پرداخت ملک هم نیاز است همچنین در صورت وجود مدارک پرداخت عوارض شهرداری و مالیات  به مدارک پیوست کنید.

• • نقشه UTM : این نقشه باید حتماً توسط کارشناس رسمی دادگستری رشته نقشه برداری و امور ثبتی تهیه شود و هیچ نقشه دیگری مورد قبول سامانه ساغر نیست علاوه بر نقشه یو تی ام، گواهی تعیین مختصات ملک نیز باید توسط کارشناس رسمی تکمیل شود. این گواهی شامل اطلاعاتی مانند مختصات دقیق نقاط حدودی ملک، مساحت محاسبه شده، موقعیت جغرافیایی ملک در سیستم UTM و مشخصات املاک همسایه است.

• • مراحل ثبت‌نام در سامانه ساغر

• • ایجاد حساب کاربری و تأیید کد.

• • تکمیل اطلاعات هویتی.

• • ثبت اطلاعات ملک و بارگذاری مدارک.

• • بررسی نهایی و ثبت درخواست.

چالش های موجود در سامانه ثبت ادعا

تجربه نشان داده که بسیاری از متقاضیان ثبت نام در سامانه ساغر مرتکب اشتباهاتی می شوند که منجر به رد درخواست، تأخیر در فرآیند یا حتی ایجاد مشکلات جدی در آینده می گردد. در این بخش به مهم ترین این اشتباهات و راه های جلوگیری از آنها می پردازیم. بهتر است که این کار به متخصصان امین سپرده شود

استفاده از نقشه های غیرحرفه ای و نامعتبر

بسیاری از افراد به دلیل هزینه کم یا عدم آگاهی کافی، از افراد غیرمتخصص یا شرکت های فاقد صلاحیت برای تهیه نقشه استفاده می کنند. برخی حتی سعی می کنند با استفاده از نقشه گوگل مپ، نقشه های دستی یا اپلیکیشن های موبایل، نقشه ملک خود را تهیه کنند که این کار کاملاً اشتباه است.

وارد کردن مختصات نادرست یا ناقص

اشتباه دیگری که بسیار رایج است، وارد کردن مختصات نادرست یا ناقص در سامانه است. برخی متقاضیان سعی می کنند خودشان مختصات را از روی گوگل مپ استخراج کرده و وارد کنند یا مختصات را به صورت تقریبی وارد می نمایند که این کار اشتباه است و سامانه در ابتدای کار این گونه مشخصات را نمیپذیرد.

فراموش کردن یا عدم بارگذاری مدارک کامل

بسیاری از متقاضیان برخی از مدارک ضروری را فراموش می کنند یا به دلیل عجله، آنها را بارگذاری نمی کنند که این موضوع منجر به رد درخواست یا تأخیر در فرآیند می شود. برخی فقط نقشه یو تی ام را بارگذاری می کنند اما گواهی تعیین مختصات را فراموش می کنند، یا قولنامه را آپلود می کنند اما رسید پرداخت را ندارند.

ثبت مساحت نادرست ملک

برخی متقاضیان مساحت را به صورت تقریبی یا براساس حدس وارد می کنند، برخی مساحت را از روی قولنامه قدیمی که ممکن است دقیق نباشد وارد می کنند و برخی حتی عمداً مساحت بیشتری را ثبت می کنند به این امید که بتوانند متراژ بیشتری تصاحب کنند.

اگر ملک شما با قولنامه یا مبایعه نامه خریداری شده و هنوز سند رسمی ندارد، باید در سامانه ساغر ثبت نام کنید. اگر ملک شما در دوره قانون تعیین تکلیف است، باید در سامانه تعیین تکلیف ثبت کنید. اگر می خواهید قرارداد جدیدی در دفترخانه ثبت کنید، باید از سامانه کاتب استفاده کنید.

اولین مرحله تبدیل قولنامه به سند تک برگ رسمی

جهت ثبت سند قولنامه ای به منظور تبدیل آن به سند تک برگ در سامانه ساغر، ابتدا متقاضی باید با دقت کامل در بخش خدمات املاک، گزینه مربوطه را انتخاب نماید.

این اقدام مستلزم آن است که تمامی اطلاعات مربوط به ملک، مالکان و جزئیات دقیق قولنامه، شامل تعهدات مالی و زمان بندی ها، به صورت صحیح و بدون ایراد حقوقی وارد شوند تا فرآیند بررسی تسریع یابد.

جمع آوری و آپلود مدارک مورد نیاز به صورت اسکن یا تصاویر با کیفیت بالا از اسناد اصلی، اهمیت دارد. تأکید بر وضوح و خوانایی مدارک بارگذاری شده، به خصوص متن قولنامه و صفحات شناسایی، کمک می کند تا کارشناسان سامانه بدون ابهام و تأخیر، صحت اطلاعات را تأیید کنند و مراحل اداری برای صدور سند تک برگ به سرعت طی شود.

با شروع فعالیت این سامانه، یک خطر جدی وجود دارد: ممکن است افراد کلاهبردار، ادعاهای غیرواقعی مبنی بر مالکیت املاک را در سیستم ثبت کنند. طبق قوانین، این افراد حتی می‌توانند آن «ادعای ثبت شده» را به دیگران منتقل کنند. این یعنی ممکن است شما یا دیگران، ناخواسته با یک ادعای دروغین روبرو شوید که باعث از دست رفتن حق یا سرمایه شما شود. همیشه با احتیاط و از طریق متخصصین، وضعیت سند و ادعاها را بررسی کنید.

آموزش و تکالیف مدعیان

گروهی از افراد که مالکیت یا حقی بر اموال دارند اما فاقد سند رسمی هستند، باید در سامانه ثبت ادعای مالکیت ، ادعای خود را ثبت کنند (براساس ماده ۱۰ قانون الزام).  این افراد باید در مهلت تعیین‌شده، یعنی حداکثر دو سال پس از راه‌اندازی سامانه، ادعای خود را همراه با نقشه جغرافیایی که توسط کارشناسان رسمی تهیه شده و مستندات لازم ثبت نمایند (براساس مواد ۱۳و ۱۵ آیین نامه ماده ۱۰ قانون الزام). احراز هویت نیز تنها از طریق سامانه ثنا قوه قضاییه امکان‌پذیر است.

پس از ثبت ادعا، مدعیان باید ظرف دو سال یکی از اقدامات قانونی مانند تنظیم سند رسمی، طرح دعوا در مراجع قضایی، یا استفاده از قوانین خاص مثل قانون تعیین تکلیف را انجام دهند  

نقشه‌ها باید توسط کارشناسان رسمی یا افراد دارای پروانه تهیه شوند و در صورت فوت مدعی پیش از اقدام ورثه می توانند با ارائه گواهی انحصار وراثت حداکثر ظرف پنج ماه از زمان فوت یا مهلت متوفی جانشین وی شده و اقدام نمایند. (ماده ۱۹ آیین نامه ماده ۱۰ قانون الزام).

 در صورت عدم ثبت یا عدم اقدام در مهلت مقرر، ادعا غیرقابل استناد می‌شود؛ با این حال، مدعیان می‌توانند ادعای خود را اصلاح کنند، هرچند حذف آن ممکن نیست (ماده ۳۰ آیین نامه ماده ۱۰ قانون الزام).

جریمه ثبت اسناد غیرقانونی

هشدار جدی: مراقب ادعای کذب باشید!

 مطابق تبصره ۵ ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول، شخصی که با علم به عدم استحقاق رأساً یا توسط دیگری اقدام به درج سند عادی در سامانه موضوع این ماده نماید، به جزای نقدی معادل بیست درصد (۲۰٪) قیمت روز ملک محکوم خواهد شد. چنانچه در این راستا جرمی از قبیل جعل اسناد یا تبانی برای بردن یا انتقال مال غیر نیز واقع شود، مرتکب علاوه بر جزای نقدی مذکور، به مجازات مقرر برای جرایم ارتکابی نیز محکوم می شود.

چه کسانی مجاز به ثبت ادعا هستند؟

1. 1. اشخاصی که نسبت به عین ملک فاقد سند مالکیت ( مانند خانه ، مغازه ، زمین زراعی و …) ادعای مالکیت دارند و ملک مذکور سند مالکیت ندارد.

1. 1. اشخاصی که ادعای مالکیت منافع بیش از دو سال در یک ملک داشته و ملک مزبور سند مالکیت ندارد یا اینکه سند مالکیت دارد ولی منافع بیش از دو سال ملک به موجب سند رسمی به مدعی واگذار نشده است

1. 1. اشخاصی که مدعی مالکیت حق انتفاع اعم از عمری یا رقبی برای مدت بیش از دو سال نسبت به ملکی که فاقد سند مالکیت است ، می باشند.

1. 1. اشخاصی که مدعی حقوق ارتفاقی در ملک دیگری می باشند از قبیل حق مجری ، حق العبور و … و ملک مزبور فاقد سند مالکیت است یا چنانچه سند مالکیت دارد ، حق ارتفاق مورد ادعا در سند مالکیت درج نگردیده است .

1. 1. کلیه دستگاه های اجرایی ،در خصوص اموال غیر منقول عمومی و دولتی که مطابق قانون متعلق به دولت جمهوری اسلامی ایران بوده و تصدی آن اراضی بر عهده آنان است و املاک مزبور فاقد سند مالکیت حدنگار است در بستر سامانه سادا نوین sadanew.mefa.ir انجام می پذیرد.

1. 1. اشخاصی که قبل از راه اندازی سامانه ، حکم قطعی مراجع ذی صلاح به نفع ایشان صادر ولی منتهی به صدور سند مالکیت رسمی یا درج در آن نشده باشد.

آیا نقشه UTM الزامی است؟

مدعی برای ثبت ادعای خود در سامانه ساغر، حداکثر تا دو سال پس از راه‌اندازی سامانه فرصت دارد تا ادعا، مستندات مربوطه و نقشه دارای مختصات جغرافیایی (UTM) محدوده مورد نظر را همراه با جدول اطلاعات توصیفی و پلاک ثبتی در سامانه وارد کند. پیش از ثبت ادعا، مدعی باید نقشه مربوط به مختصات جغرافیایی ادعا را از یکی از منابع تعیین‌شده تهیه کرده و کد رهگیری اخذ نماید. سازمان موظف است سامانه را به گونه‌ای طراحی کند که در جریان فرآیند ثبت ادعا ابتدا کد رهگیری نقشه از مدعی دریافت شود. همچنین، بعد از تایید تطابق کد ملی مدعی با کد ملی فرد متقاضی نقشه، نقشه مذکور قابل بارگذاری خواهد بود. این نقشه‌ها باید طبق دستورالعمل تهیه نقشه عرصه املاک دستگاه‌های مشمول ماده (۹) قانون جامع حدنگار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و از طریق سامانه شمیم تهیه شوند هرگونه نقشه UTM  بدون کد رهگیری شمیم مردود است دستگاه‌های اجرایی و نهادهای دولتی (طبق ماده ۱۴) که اموال غیرمنقول بدون سند رسمی دارند، ملزم به ثبت‌نام در سامانه سادا نوین sadanew.mefa.ir هستند. به طور کلی، هر شخص یا نهادی که مالکیت املاک بدون سند رسمی، موضوع ماده۱۰، را دارند، باید ادعای مالکیت خود را ثبت کند.

نقشه راه اقدام (از ثبت تا نتیجه)

در فرآیندهای جدید ثبت املاک، ثبت ادعا در سامانه ساغر تنها اولین قدم برای اخذ سند رسمی مالکیت است. طبق قوانین جدید، مدعی باید در یک مهلت قانونی مشخص، اقدامات بعدی را برای تثبیت مالکیت انجام دهد. اگر اقدامات لازم پس از درج ادعا در سامانه انجام نشود، احتمال تضییع حقوق مالکانه بسیار زیاد است. در ادامه، تمامی اقدامات قانونی پس از ثبت ادعا را بررسی خواهیم کرد.

 اما پس از ثبت ادعا، دقیقاً چه مسیری پیش روی ماست؟ یکی از مستقیم‌ترین راه‌ها، تنظیم سند رسمی مالکیت است. در بسیاری از شرایط، شما می‌توانید با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و با ارائه مستندات دقیق ثبتی و نقشه‌برداری، مالکیت خود را تثبیت کنید.

 اما اگر مسیر هموار نباشد و با اختلاف حقوقی مواجه شوید، نباید ناامید شوید؛ در این حالت، ورود به مراجع قضایی یا استفاده از روش‌های داوری، راهگشا خواهد بود. شما می‌توانید با طرح دعاوی مختلف، حق خود را مطالبه کنید؛ از جمله مطالبه‌ی الزام به تنظیم سند یا حتی ابطال اسناد و معاملات مشکوک. این دعاوی، ابزارهای قدرتمندی هستند که وضعیت حقوقی ملک شما را در نهایت مشخص می‌کنند

پس از ثبت ادعا و دریافت کد رهگیری، متقاضی ۲ سال فرصت دارد جهت اخذ سند رسمی به یکی از روش‌های زیر عمل کند:

– تنظیم سند رسمی: مراجعه به دفترخانه.

– اقدامات قضایی: طرح دعوای الزام به تنظیم سند، ابطال، فسخ یا اثبات حق ارتفاق.

در مواردی که اقدام مدعی مقدم بر درج ادعا باشد و بخشی از محدوده درج ادعا مازاد بر محدوده مورد اقدام باشد، مدعی پس از درج ادعا نسبت به محدوده مازاد مکلف به انجام تکلیف مربوط به اقدام  می باشد(ماده ۲۲ آیین نامه ماده ۱۰ قانون الزام)

مدعی فقط می تواند نسبت به یک قطعه درج ادعا کند ادعاها حسب مورد بر اساس «قانون تعیین تکلیف»، «قانون ساماندهی» و «قانون ثبت» بررسی می‌شوند و در صورت نیاز به احراز قضایی، با همان کد رهگیری به دادگاه مراجعه خواهید کرد با سپردنِ فرآیند ثبت ادعا و پیگیری‌های قانونی تا صدور سند مالکیت به ما، از دغدغه‌های اداری رها شوید و با خیالی آسوده منتظر نتیجه بمانید.

نکات لازم و ضروری برای استفاده از سامانه:

نکته اول_ این است که از معتبر بودن قولنامه یا مبایعه نامه خود اطمینان حاصل کنید. اگر قولنامه شما دارای ایراد حقوقی است، مشکلاتی در امضا دارد،  یا هر مشکل دیگری دارد، بهتر است قبل از ثبت نام در سامانه ساغر، این مشکلات را حل کنید.

نکته دوم_ این است که تهیه نقشه یو تی ام را هرگز به افراد و شرکت های غیرحرفه ای، فاقد صلاحیت یا بدون مهر کارشناس رسمی دادگستری واگذار نکنید.

نکته سوم_این است که زمان کافی برای آماده سازی مدارک در نظر بگیرید. تهیه نقشه یو تی ام، صدور گواهی تعیین مختصات، جمع آوری مدارک و آماده سازی فایل ها برای بارگذاری زمان می برد.

نکته چهارم_ این است که در هنگام تکمیل فرم ها و وارد کردن اطلاعات در سامانه، بسیار دقت کنید. حتی یک اشتباه کوچک در شماره ملی، مساحت، مختصات یا سایر اطلاعات می تواند منجر به رد درخواست یا تأخیر در فرآیند شود. بنابراین قبل از ثبت نهایی، چندین بار همه چیز را کنترل کنید.

نکته پنجم- این است که کد رهگیری دریافتی را در جای بسیار امنی نگهداری کنید و به صورت دوره ای وضعیت درخواست خود را پیگیری نمایید. اگر سازمان ثبت اسناد نیاز به اطلاعات تکمیلی یا اصلاح مدارکی داشته باشد، از طریق سامانه یا پیامک به شما اطلاع می دهد و شما باید در مدت زمان تعیین شده اقدام کنید.

نکته ششم_ این است که اگر در هر مرحله ای با مشکل، ابهام یا سوالی مواجه شدید، حتماً از مشاوره کارشناسان متخصص  ما استفاده کنید. سعی نکنید خودتان بدون دانش کافی تصمیم بگیرید زیرا ممکن است اشتباهات جبران ناپذیری رخ دهد. فرآیند ثبت ادعا در سامانه ساغر، پیچیدگی‌های حقوقی و فنی خاص خود را دارد. برای رفع ابهامات، بررسی مستندات و انجام صحیح مراحل ثبت ادعا، می‌توانید با متخصصان ما در دفتر اسناد رسمی ۶۶۲ تهران تماس حاصل فرمایید. ما در کنار شما هستیم تا مسیر تبدیل قولنامه به سند رسمی را با اطمینان طی کنید.»

پرسش‌های متداول کاربران در خصوص ثبت‌نام در سامانه ساغر

در این بخش، به رایج‌ترین پرسش‌هایی که کاربران در فرآیند ثبت‌نام در سامانه ساغر مطرح می‌کنند، پاسخ داده‌ایم تا با دیدی روشن اقدام کنید.

۱. آیا فرآیند ثبت درخواست در سامانه ساغر شامل هزینه است؟

خیر، مرحله ثبت‌نام و ثبت ادعا در سامانه ساغر فاقد هزینه است و سازمان ثبت اسناد مبلغی بابت دریافت درخواست دریافت نمی‌کند. با این حال، کاربر موظف به پرداخت هزینه‌های جانبی نظیر تهیه نقشه UTM (توسط کارشناس رسمی دادگستری)، هزینه‌های مربوط به درج آگهی و در نهایت مخارج صدور سند رسمی است.

۲. مهلت زمانی مجاز برای ثبت ادعا چقدر است؟

مطابق با ضوابط قانونی، از زمان استقرار و فعالیت رسمی سامانه ساغر، کاربران دو سال فرصت دارند تا ادعای مالکیت خود را ثبت کنند. این بازه زمانی جهت آماده‌سازی مستندات و تهیه نقشه‌های فنی در نظر گرفته شده است.

۳. آیا امکان ثبت درخواست بدون ارائه نقشه UTM وجود دارد؟

خیر؛ ارائه نقشه UTM معتبر که توسط کارشناس رسمی دادگستری (در حوزه نقشه‌برداری و امور ثبتی) تهیه شده باشد، یکی از پیش‌شرط‌های اصلی و الزامی برای ورود به سامانه است و بدون آن فرآیند ثبت امکان‌پذیر نیست.

۴. در صورت بروز مشکل تداخل با املاک مجاور، چه اقدامی صورت می‌گیرد؟

اگر در بررسی‌ها مشخص شود که ملک شما با مرزهای ملک همسایه همپوشانی یا تداخل دارد، پرونده به «هیئت حل اختلاف ثبت» ارجاع داده می‌شود. این هیئت با بررسی اسناد و در صورت لزوم، انجام بازدیدهای میدانی، در نهایت راه‌حل‌هایی نظیر رفع تداخل یا تقسیم ملک را تعیین می‌کند.

۵. آیا امکان اصلاح اطلاعات پس از ثبت درخواست وجود دارد؟

بله، تا زمانی که درخواست خود را به‌صورت قطعی ثبت نکرده‌اید، امکان ویرایش داده‌ها فراهم است. اما پس از دریافت کد رهگیری و نهایی شدن درخواست، دیگر امکان تغییر اطلاعات وجود ندارد؛ مگر اینکه پرونده شما در مرحله بررسی رد شود و از شما خواسته شود اطلاعات را اصلاح کنید.

۶. آیا ثبت‌نام حتماً باید توسط خود مالک انجام شود؟

خیر؛ شما می‌توانید با داشتن وکالت‌نامه رسمی، انجام تمامی مراحل ثبت‌نام و پیگیری امور را به وکیل خود واگذار کنید. وکیل می‌تواند با ارائه مدارک قانونی، به جای مالک، در سامانه اقدام نماید.

۷. برای اسناد قدیمی یا ناخوانا چه باید کرد؟

اگر قولنامه‌ی شما دچار فرسودگی یا کمرنگی شده است، بهترین روش اسکن کردن با کیفیت بالا یا عکاسی بسیار واضح از آن است. همچنین می‌توانید برای اطمینان بیشتر، تصویر برابر اصل اداری را از دفترخانه‌ای که سند در آن تنظیم شده دریافت و در سامانه بارگذاری کنید.

۸. آیا می‌توان چندین ملک را با یک حساب کاربری مدیریت کرد؟

بله؛ با استفاده از یک حساب کاربری واحد، می‌توانید برای املاک مختلف خود درخواست ثبت ادعا ارسال کنید. لازم به ذکر است که هر ملک پس از ثبت، کد رهگیری اختصاصی و مجزایی دریافت خواهد کرد.