سند رسمی، سند برتر
بشر در دورانی از زندگی ابتدایی، برای تملک و تصرف آنچه لازم داشت خود را پای‌بند به هیچ قید و شرطی نمی‌دانست. اما به مرور زمان و با افزایش پیچیدگی روابط انسان‌ها، به ویژه در شهرها و بابالا رفتن دانش بشری، نیاز به ثبت و تنظیم اسناد رسمی، به‌طور یکنواخت در واحدهایی قانونی بانظارت حاکمیت و توسط افراد ذی‌صلاح احساس شد. از این‌رو، امتیاز سند رسمی بر سند عادی وسند رسمی به عنوان سند برتر و اعتبار و میزان مقاومت آن در برابر تعرض به اصالت و صحت موردتوجه قرار گرفت. اما، فواید ثبت اسناد رسمی، تنها به آثار حقوقی آن از جمله رسمیت و قابلیت اجرا و اعتبار بخشیدن به اسناد تنظیمی خلاصه نمی‌شود بلکه آثار مادی و معنوی و روانی و اقتصادی و قضایی و اجتماعی آن نیز بسیار حائز اهمیت می‌باشد. در این نوشته از اسناد رسمی ۶۶۲ اهمیت این موضوع را شرح می‌دهیم.
بنابر این هدف از تنظیم و ثبت سند رسمی، عمدتا تنسیق و تنظیم روابط حقوقی و مالی مردم است که خود تأثیر به‌سزایی در تضمین امنیت حقوقی جامعه و قانون‌مند شدن هریک از معاملات منعقده و تأمین سلامت معاملات و پیش‌گیری ازمناقشات و منازعات بی‌حد و حصر دارد که ناشی از انطباق تمایلات طرفین متعاقدین با قوانین موضوعه مملکتی و یا حتی ثبت نشدن اسناد می‌باشد. اما نوشته در صورتی سند رسمی شمرده می‌شود که قابلیت آن را داشته باشد که برای اثبات ادعا در مقام دعوی حق، یا دفاع از دعوی حق، آن را به‌کار برد، اگرچه دعوایی مطرح نشده باشد. بنابر این، سند رسمی، هنوز هم از مهم‌ترین دلایل ادعاهای اصحاب دعوا در دعاوی و امور غیر کیفری است. اما آنچه که سند رسمی را به عنوان سندبرتر قرار می‌دهد می‌توان به موارد قدرت اثباتی، قدرت اجرایی سند رسمی و اینکه سند رسمی دارایتاریخ معین و تاریخ سند معتبر می‌باشد و اعتبار رونوشت یا رو گرفت اسناد و نیز به عدم شمول مرور زمان و امکان صدور اجرائیه در هرزمان و تأمین خواسته بدون سپردن خسارات احتمالی، اشاره کرد.
مقدمه
سند رسمی در حقوق رومی و ژرمنی تا حدود زیادی شکل سازمان یافته خود را پیدا نموده و در حقوق فرانسه، سوئیس و آلمان نقش اساسی در تضمین امنیت معاملات در کشورهای مذکور ایفا نموده است به نوعی که حقوق فعلی ثبت کشورمان که در سال ۱۳۱۰ ه شتدوین یافت، به‌طور کلی در ارکان، هیئت و اجزاء مقتبس از حقوق مدنی (edoc llivic) سوئیس بوده و تغییرات آتی آن بنا به دلایل مختلف دربرگیرندۀ حقوق سایر ملل بوده است. در حقوق ایران نیز به عنوان چشمه جاری حقوق، اشاراتی مبسوط به مقولۀ ثبتاسناد داشته است. فلسفه وجودی اسناد رسمی که همانا امنیت اقتصادی و مالی و مسدود ساختن باب طرح دعاوی واهی و باطل و در نتیجه کمک به برقراری نظم و ثبات قضایی است. ارزش اثباتی زیادتری که مقنن برای سند رسمی قائل شده، در راستای همین فلسفه وجودی است و بی‌گمان باید محترم شمرده شود. اما، از نظر قانون‌گذار نظم و نسقبخشیدن به اسناد در تحقق عدالت اجتماعی و ایجاد امنیت قضایی باید توسط سردفتران با صلاحیت صورت گیرد؛ در غیر این صورت، تنظیم آن اسناد دارای اعتبار رسمی نخواهد بود. سیر تاریخی در نظام حقوقی ایران نیز، مبین حساسیت قانون‌گذار به فواید ثبت اسناد و سند رسمی به عنوان سند برتر بوده است. ولی در قانون ثبت، مقنن تعریفی از سند ارائه نکرده است هرچند که سند، اصطلاحی ثبتی است. با این توضیح که در حقوق ثبت، سند راباید دلیل ثبوت و اثبات حقی دانست که بریک یا چند صفحه کاغذ رسمی که از طرف دولت با شکل خاصی چاپ شده است، طبق مقررات قانونی نوشته می‌شود و امضا می‌گردد و بر آن مهر مخصوصی نقش می‌بندد. بنابر این، اصطلاح سند، در حقوق ثبت متفاوت با اصطلاح سند در حقوق مدنی است و قانون مدنی به استناد ماده ۱۲۸۶ اسناد را به دو دسته رسمی و عادی تقسیم کرده است و قانون‌گذار به سند رسمی به عنوان یکی از دلایل اثبات دعوی و قدرت اثباتی و اجرایی آن نیز توجه نموده است.
در این مقاله سعی بر این است تا با بررسی گذرا از تاریخچه ثبت سند در اعصار مختلف، تعریفی از سند رسمی و ارکان سند رسمی و سند رسمی به عنوان سند برتر و امتیازات سند رسمی بر سند عادی ارائه نماید.
پیش فروش آپارتمان یکی از مباحثی است که در زمینه‌ی خرید و فروش آپارتمان مطرح می‌شود، برای اطلاعات بیشتر قرارداد پیش فروش آپارتمان را مطالعه کنید.
مبحث اول: تاریخچه
گفتار اول: تنظیم سند قبل از اسلام
ثبت اسناد و املاک، از چنان اهمیتی برخوردار است که در تمام اعصار تاریخی حتی قبل از اسلام، مورد توجه خاص بوده است. بنابراین، ثبت اسناد، یک موضوع و پدیده نو نیست بلکه از زمان‌های بسیار قدیم در بین جوامع مختلف به روش‌های گوناگون وجود داشته و در دوام و بقای یک جامعه و حفظ حقوق اشخاص نقش مهمی را ایفا نموده است.۱
به‌طوری که از تواریخ و اکتشافات باستان‌شناسی استنباط می‌شود ملل قدیم نیز به اهمیت و اعتبار ثبت اسناد پی‌برده‌اند و تا امروز قدیمی‌ترین سندی که در این مورد کشف شده است، نقشه اراضی شهر «دونگی» از کشور «کلده» بوده است که داریوش کبیر برایاخذ مالیات از جمهوری‌های یونانی در آسیای صغیر دستور داد اراضی مزروعی را ممیزی و با قید مساحت و اضلاع در دفاتر ثبت کنند و پس از مدتی یونان نیز به این تأسی کرده واسامی مالکین، مقدار مالکیت، مشخصات ملک، اضلاع اراضی و سایر خصوصیات در دفاتر مخصوصی به ثبت می‌رسید.
قدیم‌ترین سابقه از تنظیم سند، مجموعه قوانین حمورابی است که در آن در خصوص شیوه نگارش اسناد خرید و فروش، تعهدات، ازدواج و طلاق و غیر آن، مقرراتی وضع شده است اما بزرگ‌ترین دیوان ثبت قبل از اسلام، در بابل که مهد تمدن بشر است وسیله روحانیون آن زمان اداره می‌شد. علاوه بر آن تملک مزارع و قصرها و اموال و عزل و نصبخسروان در دست آنان بود و دیوان تملک زمین و بنده و نقل و انتقال، در معبد بزرگ «بلفردوک» نگهداری می‌شد. در سال ۱۹۰۰ م.در ویرانه شهر عظیم «بیشاپور» دفتر بزرگ معاملات از ۱۸ تا ۱۳ قرن قبل از میلاد با کاوش آمریکایی‌ها کشف گردید. هم‌چنین، دردوره ساسانیان نیز، به دستور انوشیروان ثبت معاملات نزد قضات و در دفاتر آنان انجام می‌شد و وظیفه فرمانروایان این بوده که صورت تغییرات حاصله در املاک را ثبت و برای جلوگیری از تعدیات و تجاوزات، قضاتی به ولایات می‌فرستادند تا به عرایض و شکایت‌های مردم رسیدگی کنند. این قضات در امر معاملات مردم نیز دخالت داشتند و دارای دفاتری جهت تنظیم و ثبت معاملات بوده‌اند.
مشارکت در ساخت یکی از مواردی است که سبب توسعه ساخت و پیشرفت پرو‌ژه‌ها خواهد شد، درباره‌ی قرارداد مشارکت در ساخت بیشتر بخوانید.
گفتار دوم: تنظیم سند بعد از اسلام
ورود دین اسلام به سرزمین ایران موجب دگرگونی کلی در احوال و روابط حقوقی مردم شد، ولی این دگرگونی ناگهانی نبود بلکه اندک اندک و به مرور زمان اتفاق افتاد. روابط حقوقی مردم و نحوه مالکیت و ساختار دولت به تدریج براساس تعلیمات اسلام شکل گرفت. اولین قباله‌هایی که در قرون اولیه اسلام در نقاط مختلف ایران که در ترکیب دولت اسلامی قرار گرفته بود، نوشته شده، به تبعیت از نوشته‌های دیوانی و به همان خط و انشا و زبان پهلوی ساسانی بوده است.
در ایران بعد از اسلام، به‌طوری که از محتوای کتب و آثار مربوط به این دوره برمی‌آید، عمل قضا و دادرسی، وسیله نمایندگان دین و دولت صورت می‌گرفت و دولت درعزل و نصب و نظارت در اعمال آنها آزادی کامل داشت. معمولا در شهرها یک یا چند نفربه نام قاضی به دعاوی حقوقی یا جزایی مردم رسیدگی می‌کردند و در رأس قضات هرمنطقه، شخصی به نام «قاضی القضات» قرار داشت و هنگام معاملات و خرید و فروشاراضی و اموال و قرض، قباله‌ای تنظیم می‌شد و گواهان عدل صحت آن را تأیید می‌کردند و ظاهرا این‌گونه معاملات در دفتری ثبت می‌شد تا در صورت لزوم مورد استناد قرار گیرد.۷ونخستین دستوری که از صدر اسلام برای نوشتن دیون و معاملات وجود دارد، آیه شریفۀ ۲۸۲ سوره مبارکه بقره است که در این آیه شریفه، دستور نوشتن سند بین متعاملین واحکام و مقررات و شرایط لازمه آن و هم‌چنین صلاحیت عملی و اخلاقی نویسنده سند وتکلیف وی در اجرای وظیفه مقدس کتابت سند و تکلیف متعاملین و شهود و شرایط وصلاحیت آنها و اهلیت طرفین معامله و احکام معاملاتی که نیاز به ثبت و گواه ندارند، به وجه کافی بیان و حتی بر پرداخت حقوق کاتب و شاهد نیز تأکید شده است.
اما تنظیم اسناد با حمله مغول، آشفته شد. زیرا پس از حمله مغول در کلیه شئون مدنی و قضایی ایران آشفتگی‌هایی پدید آمده است و اشخاص فاسد و فرصت‌طلب از این بی‌سر و سامانی استفاده می‌کردند و به کمک بعضی از کارگزاران و اعمال فاسد دولت به تنظیم اسناد بی‌اساس و تجاوز به حقوق مردم بی‌پناه مبادرت می‌نمودند. غازان خان به تشویق خواجه رشید الدین فضل اللّه وزیر دانشمند خود بر آن شد که به این وضع اسف‌انگیز پایان بخشد و در این راه موفقیت‌های بزرگی به‌دست آورد.
مورخین خارجی از جمله «تاوارنیه» در باب طرز معاملات و تنظیم اسناد در عهدصفویه نیز تعریف و تمجید نموده‌اند. زیرا در عهد پادشاهان صفوی برای رسیدگی به امور مردم مرجعی به نام صدر دیوان‌خانه وجود داشت که یک نفر قاضی شرع که به حل و فصلدعاوی و مرافعات مردم می‌پرداخت و از جمله به کار معاملات و تنظیم اسناد و عقدنامه و طلاق‌نامه می‌رسید و اسناد معاملاتی مردم را مهر می‌کرد و در دفتر مخصوصی ثبتمی‌نمود. در کاروانسراها دفاتری به نام دفاتر تجارت وجود داشته است که معاملات تجار رادر آن ثبت می‌کرده‌اند و این دفتر نزد قضات حجت بوده و ثبت‌کنندگان چند درصدی از میزان معاملات را به عنوان کاروان‌سراداری و حق الثبت می‌گرفتند.
بنابر این، بعد از ظهور اسلام، در اثر توسعه تدریجی زندگی اجتماعی، اقتصادی، خرید و فروش و قرض و اجاره و امثال اینها به موجب سند انجام می‌گرفت و گواهان عادل صحت آن را تأیید می‌کردند و به احتمال قوی این‌گونه اسناد در دفتری ثبت می‌شد.
در سال ۱۲۸۷ ه ش.پس از تصویب اولین قانون ثبت اسناد، وظیفه ثبت اسناد به مباشرین ثبت سپرده شد. این وضعیت حتی پس از تصویب قانون ثبت اسناد و املاک درسال ۱۳۰۲ تا سال ۱۳۰۷ ه ش.ادامه داشت تا آنکه علی اکبرخان داور به وزارت عدلیه منصوب شد و تحولات فراوانی را در عدلیه موجب شد و نام آن را به وزارت دادگستری تغییرداد. تحولات در دادگستری شامل تحول در امور ثبت اسناد هم گردید. تا آن زمان کماکان امر تنظیم سند در دست علما و مجتهدین و روحانیون بود و لیکن او تصمیم گرفت امر ثبت اسناد را نظم و نسق بدهد و از تحصیل‌کردگان غیر روحانی برای این امر استفاده کند. سپس در قانون مصوب ۱۳۱۰، ثبت املاک، اجباری و ثبت اسناد، اختیاری (جز در پاره‌ای موارد) اعلام و به وزارت دادگستری اجازه داده شده است که در نقاطی که مقتضی بدانددفاتر اسناد رسمی مرکب از یک صاحب‌دفتر و لااقل یک نماینده اداره ثبت اسناد تشکیلدهد. در سایر موارد، ثبت اسناد وسیله اداره ثبت اسناد و در اداره ثبت انجام می‌پذیرد ۱۳کهدرحال حاضر با تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۵ تیرماه ۱۳۵۴، تنظیم و ثبت اسناد رسمی، تنها وسیله سردفتران اسناد رسمی انجام می‌گیرد.
مبحث دوم: تعریف سند
سند به مفهوم عام، در لغت به«آنچه بدان اعتماد کنند، مدرک، مستند و نوشته‌هایی که قابل استناد باشد» و «نوشته‌ای که وام یا طلب کسی را معین سازد و یا مطلبی راثابت کند» آمده است و به مفهوم اخص و در اصطلاح حقوقی در ماده ۱۲۸۴ ق.م.: «سندعبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد» و منظور از نوشته، خط یا علامتی است که در روی صفحه نمایان باشد خواه از خطوط متداول باشد یا غیر متداول، مانند رمزها و علاماتی که دو یا چند نفر برای روابط بین خود قرار داده‌اند. صفحه‌ای که نوشته بر آن نمایان است فرقی نمی‌نماید که کاغذ یا پارچه باشد یا آنکه چوب، سنگ، آجر، فلز و یا ماده دیگری. خطی که بر صفحه نمایان است فرقی ندارد که وسیله ماده رنگی یادست نوشته شده یا ماشین کپی و یا چاپ شده باشد هم‌چنانی که فرقی نمی‌نماید که برصفحه حک شده باشد یا آنکه وسیله آلتی برجستگی بر صفحه ایجاد کرده باشند. تعریفمزبور از سند سنتی از جمله گویای این است که سند باید صورت مادی و تجسم بیرونی داشته باشد. به نظر می‌رسد نوشته در صورتی سند شمرده می‌شود که قابلیت آن را داشته باشد که در دادرسی دلیل قرار گیرد یعنی بتوان برای اثبات ادعا در مقام دعوی حق، یا دفاعاز دعوی حق، آن را به‌کار برد، اگرچه دعوایی مطرح نشده باشد. اگرچه سند معمولا دراعمال حقوقی مانند عقود و ایقاعات از قبیل بیع، اجاره، نکاح، طلاق، فسخ و رجوع نوشته می‌شود اما ممکن است در اعمال مادی و وقایع حقوقی، نیز نوشته شود همان‌گونه که تولد و وفات در اسناد سجلی وسیلۀ ادارات ثبت احوال نوشته می‌شود.۱۷در هرحال، «نوشته» را، علی القاعده، در صورتی می‌توان به مفهوم اصطلاحی، سند دانست که از جمله دارای امضا، اثرانگشت و یا مهر شخصی باشد که سند به او نسبت داده می‌شود.
همان‌گونه که بیان شد، در قانون ثبت، مقنن تعریفی از سند ارائه نکرده است، اما سند اصطلاح ثبتی است. و اصطلاح سند، در حقوق ثبت متفاوت با اصطلاح سند در حقوق مدنی است. در حقوق مدنی در تعریف سند در ماده ۱۲۸۴ ق.م.، سند از جنبه اثباتی آنتعریف شده است و نه اینکه هم به جنبه ثبوتی آن توجه شود و هم به جنبه اثباتی آن. زیرا اگر نوشته حاوی حقی نباشد چگونه می‌توان در مقام دعوی یا دفاع به آن استناد کرد. به همین جهت، باید گفت هر نوشته‌ای قابلیت استناد در دعوی یا دفاع را ندارد، چرا کهدعوی اصولا درباره حق است، یکی خود را صاحب حقی می‌داند و دیگری حق را منکر است و ادعا می‌کند که خودش صاحب آن حق است. در این حالت یعنی نزاع طرفین دربارهحق، نوشته‌ای که در آن از حقی سخن گفته نشده است، نمی‌تواند در دادگاه ارائه و ابراز شود. سند ثبتی که می‌توان به آن سند رسمی نیز گفت، نوشته‌ای است رسمی که دلالت بروجود حقی به نفع یک شخص می‌کند (ثبوت حق) در صورت لزوم خود این نوشته می‌تواند ثبوت حق موضوع آن را بدون اینکه نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات کند (اثبات حق).۱۹
بنابر این، سند را هنوز هم می‌توان به عنوان مهم‌ترین و رایج‌ترین ادعاهای اصحاب دعوا در دعاوی و امور غیر کیفری دانست. در حقیقت، حذف مواد ۱۳۰۸-۱۳۰۶ قانون مدنی در تاریخ ۶۱/۱۰/۸ و اعلام مغایرت ماده ۱۳۰۹ با شرع، از سوی شورای نگهبان که برداشته شدن محدودیت توان اثباتی گواهی در اعمال حقوقی را درپی داشت، نتوانست درجایگاه پیشین سند، تغییر چندانی ایجاد کند.
بدیهی است که سند، هنوز هم از مهم‌ترین دلایل ادعاهای اصحاب دعوا در دعاوی و امور غیر کیفری است و هرگاه در دعوایی نوشته‌ای مورد استناد قرار گیرد، یکی از مهم‌ترین نکاتی که مورد توجه قرار می‌گیرد قابلیت استناد آن از زاویۀ ماهوی است؛ اما درعین حال، موضوع به کارگیری سند در دعاوی و امور حقوقی و اثبات ادعا با استناد به آن، دارای جوانب دیگری با چنان اهمیتی است که توجه نکردن به آنها، می‌تواند استفاده از سند را غیر ممکن نموده و یا موجب شود نوشته‌ای که در اصل نمی‌تواند دلیل قرار گیرد، ادعایی واهی را اثبات کند.
همان‌گونه که پیش از این ذکر شد، یکی از دلایل اثبات دعوی، سند می‌باشد. مطابق ماده ۳۵۳ ق.آ.د.، «دلیل عبارت از امری است که اصحاب دعوی برای اثبات دعوی یا دفاع از دعوی به آن استناد می‌نمایند.» به عبارت دیگر، در معنای خاص، دلیل امری است که به منظور اثبات امور حقوقی شامل عمل حقوقی و یا واقعه حقوقی یا به منظور تحقق بخشیدن به آنها مورد استفاده قرار می‌گیرد. ویژگی منحصر به‌فرد حقوقی دلیل آن است که در مقام اثبات دعوا و یا دفاع از دعوا قابل استناد می‌باشد و در واقع، تنها راه حصول نتیجه و رسیدن به، مدعی به دلیل آن است و بدون دلیل نمی‌توان مدعی به را اثبات نمود. دلیل از لحاظ شکلی بر دو نوع می‌باشد:
- الف-دلیل کتبی
- ب-دلیل شفاهی
در معنای خاص، مراد از دلیل کتبی همان سند می‌باشد که شامل هر نوشته‌ای می‌شود که در مقام دعوا یا دفاع از آن می‌تواند به‌کار آید. بنابر این، در این معنا، سند یکی ازمصادیق خاص دلیل به‌شمار می‌رود. و در معنای عام، سند با دلیل مترادف است و در یک معنا به‌کار می‌رود. زیرا بنابر تعریف، دلیل یا سند چیزی یا نوشته‌ای است که در مقاماثبات دعوی و یا دفاع از آن به‌کار گرفته می‌شود. بنابر این تنها وجود قید «کتبی بودن» در کنار سند است که موجب جدایی دلیل کتبی از دلیل شفاهی می‌شود. پس هرگاه هریک از دلایل به‌صورت نوشته درآید و مکتوب شود، همان اثر دلیل کتبی یا سند را برجای می‌گذارد. به‌عبارت دیگر، دلایل از لحاظ شکلی با یکدیگر تفاوت دارند و در صورت مکتوب شدن هیچ تفاوتی باهم نخواهند داشت مثلا هرگاه اقرار در قالب نوشته‌ای بیان شود همان ارزش سند را دارد و یا شهادت شهود شرعی چنانچه در قالب یک سند تنظیم و اقامه شود از همان ارزش اثباتی سند برخوردار خواهد بود. بنابر این قید«کتبی» که در مفادبند ۲ ماده ۱۲۵۸ ق.م. برای سند درنظر گرفته شده است، درواقع، بیانگر این مطلب است که سند در میان دلایل اثباتی موضوعیت ندارد بلکه هرگاه هریک از دلایل به صورت مکتوب عرضه و اقامه شوند، آن دلیل به سند تغییر می‌یابد. سند به‌طور معمول برای اثبات اعمال حقوقی به‌کار می‌رود و به‌ندرت در وقایع حقوقی استفاده می‌شود مانند سند مالکیت و شناسنامه.
اگرچه اسناد متنوع می‌باشد و می‌توان آنها را از جهات گوناگون دسته‌بندی نمود؛ اما قانون مدنی به استناد ماده ۱۲۸۶ اسناد را به دو دسته رسمی و عادی تقسیم کرده است. اما در دسته‌بندی‌های دیگر، اسناد را می‌توان به اسناد ذمه‌ای، اسناد وثیقه‌ای، اسناد لازم الاجرا، اسناد اجرایی و غیره تقسیم کرد.
گفتار اول: تعریف سند رسمی
سند رسمی نوشته‌ای است که وسیله یکی از مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها برطبق مقررات مربوط تنظیم شود. ماده ۱۲۸۷ ق.م. نیز سند رسمی را تعریف کرده است: «اسنادی که در ادارۀ ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و برطبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است»
طبق ماده ۱۲۸۷ ق.م.مراجع صدور اسناد رسمی را می‌توان به سه دسته ذیل تقسیم نمود:
- اسنادی که در ادارۀ ثبت اسناد و املاک ثبت شده است؛ مانند ثبت ملک در دفتر املاک، صورت‌مجلس تفکیکی و تحدید حدود و غیره که براساس مقررات تنظیم شده باشد.
- اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد؛ نظیر سند بیع قطعی غیر منقول، وکالت، اقراربه وصول و صلح و غیره.
- اسنادی که در نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد؛ مانند سند سجل احوال (شناسنامه) که توسط مأمورین اداره ثبت احوال وفق مقررات صادر شده باشد.
بند اول: ارکان سند رسمی
الف) تنظیم وسیله مأمور رسمی
سند برای این که رسمی شمرده شود باید وسیله مأمور رسمی تنظیم شده باشد. منظور از مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد، خواه مستخدم دولت باشد یا نباشد مانند سردفتران اسناد رسمی که وابسته به وزارت دادگستری (و در حال حاضر، زیر نظر قوۀ قضائیه) می‌باشند.۲۶
«رسمی» در لغت، از جمله به معنای «قانون» آمده ۲۷و در نتیجه منظور از «مأموررسمی» شخصی است که مأموریت او در قانون پیش‌بینی شده باشد و اگر با توجه به مقررات قانونی سندی را تنظیم نماید سند مزبور باید رسمی شمرده شود.
ب) رعایت حدود صلاحیت مأمور در تنظیم سند
سند رسمی نه تنها باید توسط مأمور رسمی تنظیم شود بلکه مأمور باید در محدودۀ صلاحیت ذاتی و نسبی خود مبادرت به تنظیم سند کرده باشد. بنابر این، مأمور باید در نوع امری که سند آن را تنظیم نموده، نیز صالح باشد، یعنی صلاحیت ذاتی داشته باشد. درنتیجه، برای مثال، مأموری که برای ثبت دفتر املاک معین شده، نمی‌تواند سندی را در دفتر اسناد رسمی ثبت نماید و یا سند سجل احوال تنظیم کند؛ زیرا تنظیم سندهای اخیر، به ترتیب، در صلاحیت سردفتر و مأمور ثبت احوال است. افزون بر آن، مأمور تنظیم کنندۀسند باید در محدودۀ صلاحیت نسبی خود اقدام کرده باشد، بدین معنا که مکان، زمان و وضعیت حقوقی اشخاصی را که سند برای آنان تنظیم می‌گردد، رعایت کرده باشد. برای مثال، مأموری که ثبت در گذشتگان بیگانگان حوزۀ تهران را عهده‌دار می‌باشد، صلاحیت ثبت درگذشتگان بیگانگان خارج از حوزۀ تهران را ندارد. هرگاه مأمور در تنظیم سند رعایت محدودۀ صلاحیت ذاتی و نسبی خود را نکرده باشد، آن سند، رسمی شمرده نمی‌شود.
به نظر می‌رسد، شرایط مزبور، بخش قابل توجهی از اسنادی را که می‌تواند توسط مأمورین رسمی تنظیم شود، از توصیف «رسمی» خارج می‌نماید.
ج) رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند
سند رسمی برای آنکه رسمی محسوب شود کافی نیست که وسیله مأمور رسمی درحدود صلاحیتی را که قانونا داراست، تنظیم گردد بلکه علاوه بر آن باید تشریفاتی که قانون در تنظیم سند لازم می‌داند نیز رعایت شده باشد. تشریفات مزبور برای هرنوعی از اسناد رسمی وسیله قوانین مربوطه با آن مقرر شده است. بنابر این، تشریفاتی که رعایت آن در تنظیم سند رسمی لازم می‌باشد، همان است که «…قانون یا آیین‌نامه‌ای که به دستور قانون نوشته شده…» مقرر می‌دارد.
تشریفات مزبور به دو دسته تقسیم می‌شوند: نخست؛ تشریفاتی که رعایت نکردن آنها، سند را از رسمیت نمی‌اندازد؛ مانند تمبر نبودن اسناد که در ماده ۱۲۹۴ ق.م.به آن تصریحشده است. دوم؛ تشریفاتی که عدم رعایت آنها مانع می‌شود که سند، «رسمی» توصیف شود. تمام تشریفاتی که در قانون و آیین‌نامه برای تنظیم سند رسمی پیش‌بینی شده، باید رعایت شود تا بتوان سند را «رسمی» توصیف نمود. مگر اینکه خلاف آن پیش‌بینی شده باشد، چنانکه در ماده ۱۲۹۴ ق.م. آمده است. سندی که در ظاهر دارای شرایط اساسی قانونی می‌باشد، رسمی فرض می‌گردد تا آنکه ثابت شود که یکی از شرایط اساسی را ندارد؛ ادعای مزبور با هرنوع دلیلی قابل اثبات است.
به‌نظر می‌رسد اگر مأموری صلاحیت تنظیم سند را نداشته باشد، یا سردفتری که معلق یا منفصل شده است، سندی نزد وی تنظیم گردد، آن سند، رسمیت نخواهد داشت. و یا اگر سندی نزد مأمورین صلاحیت‌دار تنظیم، اما رعایت مقررات قانونی نشده باشد، در این صورت نیز آن سند، رسمی نخواهد بود و سند، عادی است. البته برخی از شرایط و تشریفاتبه نحوی است که سند را از رسمیت خارج نمی‌کند مانند عدم الصاق تمبر.
بند دوم: سند رسمی از دیدگاه مقررات ثبتی
سند رسمی از نظر قانون ثبت، سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی، ثبت شده باشد. بنابر این سند رسمی از نظر قانون ثبت، اخص از رویکرد قانون مدنی بهاین‌گونه اسناد است.۳۲
بند سوم: انواع سند رسمی
اسناد رسمی را به چهار دسته تقسیم نموده‌اند؛
- اسناد قانونی مانند قانون‌ها وفرمان‌ها
- اسناد اداری مانند دستورهای صادر از ادارات لشکری و کشوری
- اسناد قضایی مانند احکام و قرارهای دادگاه‌ها و صورت مجلس‌ها و غیره
- اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت
بند چهارم: انواع سند رسمی از حیث ماهیت
- سند رسمی مدنی: مانند تعهدات، عقود و تصرفات قانونی.
- سند رسمی عمومی: مانند دستورات و تصمیمات اداری و معاهدات.
- سند رسمی ثبتی: مانند سند مالکیت که طی تشریفاتی در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود.
- سند رسمی محضری: مانند اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی و دفاتر رسمی ازدواج و طلاق تنظیم می‌شود.
بند پنجم: اعتبار سند رسمی
هر سند رسمی را می‌توان از حیث اعتبار آن به دو بخش محتویات و مندرجات تقسیم و هریک را جداگانه بررسی نمود. اما از ابتدا، باید به این نکته توجه داشت که منظور از «اعتبار»، در اینجا، میزان مقاومت سند در برابر تعرض به اصالت و صحت آن است.
الف) اعتبار محتویات سند رسمی
منظور از محتویات هرسند، عبارات و امضاهایی می‌باشد که در سند نوشته شده است. براساس ماده ۷۰ اصلاحی قانون ثبت منظور از اعتبار محتویات اسناد رسمی فرض صحت انتساب محتویات مزبور به اشخاصی است که این محتویات به آنها منسوب است. درحقیقت، به موجب ماده مزبور «سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود…» در نتیجه، اگردر سند رسمی، امضا، مهر یا اثر انگشت و یا عباراتی وجود داشته باشد که منتسب به متعاملین است و سپس منتسب الیه انتساب امضا، مهر، اثر انگشت و یا عبارات مزبور را به خود انکار نماید، انکار او پذیرفته نیست مگر اینکه، با ذکر دلیل، نسبت به آن ادعای جعلیت نماید. اما، ماده ۱۲۹۲ ق.م.نیز همین اعتبار را برای اسناد رسمی قائل است. طبق ماده مذکور: «در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار سند رسمی را دارد انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت نسبت به اسناد مزبور کند یا ثابت نماید که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.
به نظر می‌رسد، در سند رسمی احتیاجی به اقامه دلیل بر انتساب و صدور محتویات آناز ناحیه استناد کننده نخواهد بود. زیرا محتویات سند رسمی بدون رسیدگی به صحت صدور آن، معتبر خواهد بود.
ب) اعتبار مندرجات سند رسمی
مندرجات سند، مفاد عباراتی است که در سند قید شده است. به عبارت دیگر، مندرجات سند از امور معنوی است؛ برخلاف محتویات که از امور مادی می‌باشد و کسی نمی‌تواند با قبول اینکه عبارات قید شده در سند متعلق به او و صادر از اوست، منکر واقعیت و تحقق آنها شود.
برای بررسی اعتبار مندرجات سند رسمی باید آنها را به دو دستۀ؛ اعلامیات مأمور رسمی و اعلامیات اشخاص، تقسیم نمود:
۱-ب) اعلامیات مأمور رسمی
اعلامیات یا اعلام‌های مأمور رسمی، آن قسمتی از مندرجات سند است که مأموررسمی از مشهودات و محسوسات خود اعلام داشته است. مانند هویت امضا کنندگان سندکه توسط مأمور یا نزد او انجام شده و مأمور، آنها را، حسب مورد، دیده یا شنیده یا بهگونه‌ای متناسب دیگری احساس کرده است. اعتبار اعلامیات مأمور رسمی از نظر انتساباو وسیلۀ هیئت محاکمه مسئولیت شدیدی می‌باشد که در انجام مأموریت خود در برابر قانون دارد و این امر موجب شده که قانون فرض صحت عملیات او را، در حدود وظایفقانونی، بنماید.۳۶
به نظر می‌رسد، آنچه که سردفتر از دیده‌ها، شنیده‌ها و سایر محسوسات خود، مانند هویت متعاملین، تاریخ ثبت سند، یا برای مثال پرداخت نقدی ثمن به بایع، در حدود مأموریتی که دارد در سند می‌نویسد و مطابق با حقیقت فرض می‌شود و احراز آن نیازی به رسیدگی قضایی ندارد و انکار آن نیز بی‌اثر است و هرکس مدعی باشد مأمور رسمی برخلاف حقیقت امری را در سند قید نموده، علی القاعده، راهی جز ادعای جعل نسبت به سند و اثبات ادعای خود ندارد. بنابر این انکار و تردید به اسناد رسمی قابل قبول نیست و فقط می‌توان در مورد اصالت سند، ادعای جعل نمود و آن را اثبات کرد که بار اثبات مجعولیت به عهده مدعی می‌باشد. در واقع، اصل بر صحت اسناد رسمی است مگر اینکه جعلیت آن اثبات و یا قانون آن را از اعتبار ساقط نماید.
لازم به ذکر است که ادعای جعلیت، مانند انکار و تردید، ناظر به اصالت سند و درستی انتساب آن است ولی از اعتبار افتادن سند ممکن است در اثر حکم قانون (مانند انقضای مهلت اعتبار شناسنامه یا گواهی رانندگی) یا رجوع از عمل حقوقی (هبه یا وصیت) یا حجرو فوت امضا کننده (وکالتنامه) و امثال اینها باشد. اگرچه در برابر سند رسمی، انکار یاتردید شنیده نمی‌شود، اما اثبات اشتباه مأمور، با هر دلیلی، قابل اثبات است.
۲-ب) اعلامیات اشخاص
اعلامیات یا اعلام‌های اشخاص، آن قسمتی از مندرجات سند است که حاکی از اظهارات اشخاص در حضور مأمور رسمی می‌باشد؛ اموری که مأمور رسمی از مشهودات و محسوسات خود در سند منعکس می‌نماید و قانون، مأمور رسمی را موظف به نوشتن آن ننموده است در حکم اعلامیات اشخاص می‌باشد؛ زیرا نوشتن آن خارج از حدود وظایف مأمور رسمی است. مانند اینکه فروشنده اعلام یا اقرار نموده که ثمن دریافت نموده وطرفین اقرار نموده‌اند که مورد معامله به تصرف خریدار داده شده است. بنابر این، دریافت ثمن و یا تصرف مورد معامله، در این فرض، از دیده‌ها و شنیده‌های مأمور رسمی نمی‌باشد بلکه آنچه مأمور رسمی در سند نوشته، اعلاماتی است که طرفین در حضور او به عمل آورده‌اند و راجع به اموری است که بدون حضور مأمور رسمی واقع شده است.
چنانکه گفته شد، اعتبار اعلامیات مأمور رسمی از لحاظ اعتماد بر عملیات مأمورین رسمی می‌باشد که قانون فرض صحت آن را نموده است و بدین جهت جز وسیله دعوی جعلیت نمی‌توان خلاف آن را اثبات نمود ولی اعتبار اعلامیات اشخاص از نظر اعتباری است که اقرار آنها دارا می‌باشد و الا نوشتن آن وسیله مأمور رسمی، واقعیت آن را تغییر نمی‌دهد. بنابر این مسئولیت صحت اعلامیات اشخاص به عهده خود آنان است و مأمور رسمی هیچ‌گونه وظیفه تحقیق در صحت و سقم آن و هم‌چنین مسئولیتی در عدم مطابقت آن با واقع ندارد. و هرگاه کسی مدعی باشد آنچه که از طرف متعاملین اظهار شده و در سند قیدگردیده است به جهتی از جهات برخلاف حقیقت می‌باشد، می‌توان آن را بدون آنکه دعوی جعلیت کند، اثبات نماید.
در نتیجه ادعای نادرست بودن امضا یا مفاد اسناد رسمی، اگر ناظر به تصدیق‌ها و اعلامات مأمور رسمی تنظیم کننده آن باشد، تنها از طریق ادعای جعل و رعایت تشریفات خاص آن ممکن است. ولی، اگر مربوط به اعلام اشخاص دیگر (دو طرف قرارداد) باشد، نیاز به ادعای جعل ندارد اما باید خلاف آن در دادگاه ثابت شود.
بند ششم: حدود اعتبار سند رسمی
قانون‌گذار واژه اعتبار را در مفاهیم متفاوتی به‌کار برده است. در حقیقت، در ماده ۱۲۸۸ ق.م.آمده است: «مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین نباشد». بی‌اعتباری سند مخالف قانون ویژه‌ی سند رسمی نیست. اما ماده ۷۰ ق.ث.اعلام می‌نماید: «سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود». اعتبار سند رسمی در اینجا به مفهوم اصالت بودهاست و فرض اصالت و صحت سند-که در ماده ۷۰ ق.ث. آمده است ویژه سند رسمی است و سند عادی از چنین امتیازی برخوردار نیست. بنابر ای، تعرض به اصالت سند عادی، اگرچه می‌تواند به شکل ادعای جعل مطرح شود، اما ممکن است، حسب مورد، به شکل انکار یا تردید نیز مطرح شود.۴۱اما، ماده ۱۲۹۰ ق.م.نیز می‌گوید: «اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد» که در این ماده اعتبار را به مفهوم حدود اعتبار تعبیر نموده‌اند و منظور ازحدود اعتبار سند رسمی، متحمل شدن اثرات حقوقی مندرجات سند است. حدود اعتبارتمامی اسناد یکسان نیست و از لحاظ موضوع سند متفاوت می‌باشد اصولا هر نوشته علیه کسی که آن را امضا کرده است و هم‌چنین قائم‌مقام قانونی او معتبر است؛ زیرا امضاکننده، خود، نتایج آن را تحمل نموده است و قائم مقام قانونی هم جانشین او می‌باشد ولی اسناد دیگری هستند که نظر به مصالح اجتماعی و پیش‌گیری از اختلاف نسبت به اشخاص ثالث نیز مؤثر می‌باشد.
چنانکه از ماده مزبور معلوم می‌شود اسناد رسمی از نظر حدود اعتبار بردو قسم است:
الف) اعتبار اسناد رسمی نسبت به طرفین معامله و قائم مقام آنان
مندرجات هر سندی، علیه اشخاصی که آن را امضا کرده‌اند و نیز قائم مقام قانونی آنان معتبر است و از این نظر تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود ندارد. بنابر این، حدود اعتبار سند رسمی و عادی نسبت به امضاکننده و قائم مقام آنان برابر است. پس شخصی که مالی منقول را به موجب عقدی که در قرارداد عادی آمده فروخته است، به همان اندازه در برابر خریدار متعهد است که اگر عقد مزبور در سند رسمی آمده بود.۴۳
ب) اعتبار سند رسمی نسبت به اشخاص ثالث
اما سند رسمی ممکن است امتیازی داشته باشد که سند عادی ندارد. در حقیقت، به موجب ماده ۱۲۹۰ ق.م.: «اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبارآنها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد». بنابر این، آثار حقوقی مندرجات سند رسمی یا عادی، علی القاعده، تنها به طرفین و وراث و قائم‌مقام آنان تحمیلمی‌شود. در نتیجه، اگر شخصی به موجب سندی تعهد نماید که مال یا وجهی را به دیگری بدهد، باید به تعهد خود عمل نماید و این تعهد نسبت به وراث و قائم مقام قانونی او نیز معتبر است؛ اما آثار حقوقی مندرجات سند، خواه رسمی باشد و یا عادی، علی القاعده به شخص ثالث تحمیل نمی‌شود.
و در مواردی، استثنائا، قانون‌گذار اسناد رسمی را حتی علیهاشخاص ثالث نیز معتبر دانسته است؛بدین معنا که عمل یا واقعه‌ی حقوقی که در سند رسمی آمده، بی آنکه نیاز به رسیدگی قضایی داشته باشد، به اشخاص ثالث نیز تحمیل می‌شود. بنابر این، چنین امتیازی، ویژه‌ی اسناد رسمی است و سند عادی در هیچ صورتی از آن برخوردار نمی‌باشد. اما، حدود اعتبار اسناد رسمی به اشخاص ثالث نیز استثنا بوده و بایددر قانون تصریح شده باشد. یکی از این موارد در ماده ۷۲ ق.ث. تصریح شده که می‌گوید: «کلیۀ معاملات راجعه به اموال غیر منقول که برطبق مقررات راجعه به ثبت املاک ثبت شده است نسبت به طرفین معامله و قائم‌مقام قانونی آنها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهد بود.» درنتیجه، شخصی که به استناد سند رسمی مالی غیر منقول را خریداری نموده و مالک آن شناخته می‌شود نه‌تنها می‌تواند به استناد سند مزبور تحویل مبیع را از فروشنده بخواهد بلکه اگر ملک در تصرف شخص ثالث باشد می‌تواند، به استناد همان سند رسمی، با اقامه‌ی دعوای خلع ید علیه متصرف (ثالث)، حکم خلع ید او را از دادگاه بگیرد و ثالث نمی‌تواند، با این دفاع که او در تنظیم سند رسمی دخالتی نداشته و یا حتی با استناد به یدخود، آثار حقوقی سند را شامل خود نداند.
گفتار دوم: تعریف اسناد عادی
سند عادی عبارت از نوشته‌ای است که وسیله افراد تنظیم شده، بدون آنکه مأمور رسمی طبق مقررات قانونی در آن مداخله داشته باشد. اسناد عادی تابع تشریفات مخصوصی نمی‌باشد مگر آنکه در موارد معینه، قانون صورت خاصی برای آن مقرر داشته باشد و آن موارد، تقریبا بسیار معدود و قابل شمارش است. از آن قبیل است «وصیت‌نامه خودنوشت» که به دستور ماده ۲۸۷ ق.ا.ح. در صورتی معتبر است که تمام به خط موصی نوشته شده و دارای تاریخ روز و ماه و سال به خط موصی بوده و به امضای او رسیده باشد. هم‌چنین است سفته، چک، برات و…
قانون مدنی ایران از سند عادی تعریف ننموده است ولی در ماده ۱۲۸۷ ق.م.اسناد رسمی را تعریف کرده، می‌گوید: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و برطبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است» و در ماده ۱۲۸۹ ق.م. می‌گوید: «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است» بنابر این اسنادی که وسیله مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد، عادی می‌باشند.
گفتار سوم: امتیازات سند رسمی بر سند عادی
بند اول: قدرت اثباتی سند رسمی
منظور از قدرت اثباتی سند رسمی، تأثیر قانونی آن در ایجاد اطمینان در قاضی مبنی بر درستی ادعای شخصی است که به آن استناد می‌نماید.۴۶و از سوی دیگر، خودش، خودشرا اثبات می‌کند. هم مفاد آن را و هم تاریخ آن را. و به دلیل دیگری برای اثبات آن، نیازنیست. بنابر این، سند ثبتی هم واجد جنبه ثبوتی حق است و هم واجد جنبه اثباتی حق. اینمعنی از سند رسمی، آن را در عرض حکم قطعی و نهایی دادگاه ۴۷قرار می‌دهد. در صورتیکه سند عادی، به‌طور کامل دارای این دو جنبه از حق نیست. زیرا در میان راه اثبات، خودمحتاج به دلیل دیگری خواهد بود و اگر مورد انکار و تردید طرف واقع شود و یا مواجه باادعای جعل گردد و شخص صاحب سند نتواند دلیل قوی بر اصالت سند و رد ادعای طرف، اقامه کند، این احتمال وجود دارد که سند او از عداد دلایل خارج شود و در نهایت دردعوای خود محکوم شود و به این ترتیب، سند عادی فاقد جنبه ثبوتی حقی که در آن آمدهاست نیز خواهد بود.۴۸
اما، قدرت اثباتی، ویژۀ سند رسمی نمی‌باشد بلکه تمامی ادله و وسایلی که قانون‌گذاردر قوانین مدنی و آیین دادرسی مدنی پیش‌بینی نموده از چنین توانی برخوردار می‌باشند. درحال حاضر، با حذف مواد ۱۳۰۶ تا ۱۳۰۸ قانون مدنی و اعلام مغایرت ماده ۱۳۰۹ همینقانون با شرع، از سوی شورای نگهبان که موجب شده محدودیت توان اثباتی شهادت-کهدر عقود و ایقاعات وجود داشته-برداشته شود و نیز آثاری که حذف مواد مزبور بر توان اثباتی امارات قضایی (ماده ۱۳۲۴ ق.م.) و سوگند (ماده ۱۳۲۵ ق.م.) گذاشته و نیز دلالتماده ۲۳۰ قانون جدید آیین دادرسی مدنی و منطوق ماده ۲۷۷ همین قانون، می‌توان گفت، علی القاعده، ادلۀ اثبات دعوا، از حیث توان اثباتی، در حال حاضر، تفاوت اساسی با یکدیگرندارند. در عین حال، در مواردی توان اثباتی ویژۀ سند رسمی است و سایر ادله از چنین توانی بی‌بهره‌اند. در مواد ۴۶ و ۴۷ ق.ث.قانون‌گذار با شمارش دسته‌هایی از اعمال حقوقی، ثبت اسناد آنها را الزامی نموده و در ماده ۴۸ همان قانون مقرر می‌دارد: «سندی که مطابق موادفوق به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ‌یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.»
با توجه به ماده ۴۸ ق.ث.اشخاص در صورتی می‌توانند-برای مثال-بر مبنای مالکیت خود نسبت به املاک ثبت شده در محاکم و ادارات حقی مطالبه نموده و یا اقدامی بنمایند که به موجب سند رسمی مالک آن ملک شناخته شوند.
بند دوم: قدرت اجرایی سند رسمی
اجرا در لغت به معنای «جاری کردن، روان ساختن، راندن و روا کردن امری» ۵۰است ودر اصطلاح «به‌کار بردن قانون یا به‌کار بستن احکام دادگاه‌ها و مراجع رسیدگی اداری یااسناد رسمی را اجرا گویند.» ۵۱با توجه به تعاریف فوق، اجرا از جهت موضوع به اجرای قانون، اجرای احکام و اجرای اسناد رسمی تقسیم می‌شود؛ که در اینجا منظور ما، اجرایاسناد رسمی است. به عبارت دیگر، اجرای اسناد تنظیم شده وسیله ادارات ثبت و دفاتر اسنادرسمی و سایر مأموران رسمی در حدود صلاحیت و بروفق مقررات می‌باشد.۵۲به عبارتدیگر، سند لازم الاجرا، به مفهوم اعم، سندی است که تحمیل مفاد آن به مدیون یا متعهدآن، با مراجعه به تشکیلات اجرایی مربوط، ممکن است. بدین معنا که دارندۀ سندلازم الاجرا، برای اینکه مدیون یا متعهد سند را وادار به اجرای مفاد آن نماید، با توجه به نوع سند، به تشکیلات اجرای مربوط مراجعه و درخواست اجرای سند را می‌نماید.۵۳مطابق ماده۹۲ ق.ث.مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم الاجرا است، مگر در موارد تسلیم عین منقولی که شخص ثالثیمتصرف و مدعی مالکیت آن می‌باشد و مطابق ماده ۹۳ مرقوم کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلا و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجرا است.
بنابر این یکی از تشکیلات مهم اجرایی کشور، بدون مراجعه به محاکم لازم الاجرا [یعنی مراجع صالح قضایی]، اجرای ثبت است که اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا و نیزاسناد عادی [همچون چک] را که به موجب قانون در حکم سند لازم الاجرا می‌باشند، به عهده دارد. این دسته را می‌توان، اسناد لازم الاجرا، به مفهوم اخص، نامید. بنابر این، هرگاهسندی، به مفهوم اخص، لازم الاجرا باشد ضرورتی ندارد که دارندۀ آن، راه دراز و پرهزینه دادگستری را انتخاب نماید بلکه می‌تواند، حسب مورد، به دفترخانۀ تنظیم کنندۀ سند و یااجرای ثبت مراجعه نموده و درخواست اجرای مفاد سند را بنماید و معمولا از همان روز مقدمات عملیات اجرایی فراهم می‌شود. بنابر این، لازم الاجرا بودن سند، امتیاز قابل توجهیاست؛ زیرا دارنده را از مراجعه به دادگستری معاف می‌نماید ۵۴و سند رسمی را در عرض حکم قطعی دادگاه ۵۵قرار می‌دهد ۵۶و تنها اسنادی از این امتیاز برخوردارند که در قانونپیش‌بینی شده باشند.
به‌نظر می‌رسد، هنگامی شخص به اجرای دادگستری از مهم‌ترین تشکیلات اجرایی-که وظیفه آن اجرای محاکم است-مراجعه می‌کند که رأی لازم الاجرا (که معمولا رأیقطعی است) در اختیار داشته باشد و سند رسمی لازم الاجرا در اختیار نداشته باشد و دارای سند عادی باشد و نتواند به اداره ثبت و دفاتر اسناد رسمی مراجعه کند؛ که گرفتن هریک ازآرای مزبور در محاکم دادگستری، مستلزم صرف وقت و هزینه‌های قانونی است. اما لازم به ذکر است که قدرت اجرایی سند رسمی مانع از اقامه حق مراجعه دارندۀ آن به مراجع قضایینبوده و هم‌چنین سلب کنندۀ صلاحیت دادگاه‌ها در رسیدگی به دعاوی مستند به آن اسنادرسمی نیست.
بند سوم: سند رسمی دارای تاریخ معین و تاریخ سند معتبر است
در سند رسمی، تاریخ سند نسبت به طرفین و اشخاص ثالث معتبر است. مطابق ماده ۱۳۰۵ ق.م.در اسناد رسمی، تاریخ سند معتبر است حتی علیه اشخاص ثالث؛ ولی در اسنادعادی، تاریخ فقط درباره اشخاصی که در تنظیم سند شرکت داشته و ورثه آنان و کسی که به نفع او وصیت شده، معتبر است. منظور از اعتبار تاریخ سند رسمی نسبت به اشخاصثالث، فرض صحت تاریخ تنظیم سند می‌باشد که در تاریخ قید شده است. بنابر این چنانچه سند انتقال رسمی بین دو نفر تنظیم گردد و سپس دعوی بین شخص ثالثی با متعاملاقامه شود و سند مزبور از طرف متعامل ابراز گردد، شخص ثالث نمی‌تواند ادعا کند که نسبت به سند ابرازی بیگانه است و تاریخ آن نسبت به او اعتباری ندارد. پس می‌توانبه‌طور خلاصه، تاریخ در سند رسمی را به اعلامیات مأمور رسمی اطلاق کرد که ماننداعلامیات دیگر مأمورین رسمی نسبت به طرفین معامله و اشخاص ثالث معتبر شناخته می‌شود.۵۷با ملاحظه ماده فوق روشن می‌شود که تاریخ مندرج در سند عادی علیه اشخاص ثالث قابل استناد نمی‌باشد و تنها نسبت به اشخاصی که در تنظیم سند شرکتداشته‌اند، معتبر است. و در اسناد عادی، اعتبار تاریخ تنها از نظر اقرار و تصدیق طرفین معامله مؤثر می‌باشد اما تاریخ مندرج در اسناد رسمی علیه اشخاص ثالث معتبر و وسیلهمأمور رسمی تعیین و در دفاتر رسمی ثبت می‌گردد و در واقع، جزئی از سند است و به همین دلیل در برابر اشخاص ثالث، معتبر و رسمی است.
بند چهارم: اعتبار رونوشت یا روگرفت اسناد
به موجب ماده ۷۴ ق.ث.؛ «سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است به منزلۀ اصل سند خواهد بود مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر» بنابر این، رونوشت سند رسمی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده باشد به منزلۀ اصل آن است؛ پس، ابراز کنندۀ آنملزم به ارائۀ اصل سند نمی‌باشد. در نتیجه، اگر اصل سند رسمی مفقود یا معدوم شود، رونوشت گواهی شدۀ مزبور، به‌جای اصل، قابل ارائه و استناد است و طرف مقابل نمی‌تواندبه این علت که دارنده، اصل آن را ارائه نداده و حتی به صرف ادعای جعل از دادگاه بخواهدکه سند را از عداد دلایل خارج کند. البته رونوشت سند رسمی در صورتی به منزلۀ اصل سندخواهد بود که مأمور «مطابقت آن را با ثبت دفتر» گواهی نموده باشد. بنابر این رونوشت‌هایی که مطابقت آنها با ثبت دفتر توسط مسئول دفتر اسناد رسمی گواهی نشدهباشد اعم از اینکه مطابقت آنها با اصل گواهی شده باشد یا نه؛ و یا مطابقت آنها با ثبتدفتر توسط غیر مسئول دفتر اسناد رسمی یا قائم‌مقام او تصدیق گردیده باشد، مشمول ماده ۷۴ ق.ث. نبوده و دارای آثار و اعتبار ذکر شده برای اسناد ثبتی نخواهد بود. و یا به عنوانمثال، اگر مدیر دفتر دادگاه برابری رونوشت سند ثبتی را با اصل آن تصدیق کند، آنرونوشت حکم اصل را ندارد و آثار ثبت اسناد بر آن مترتب نمی‌شود. زیرا مدیر دفتر مطابقتآن را با ثبت دفتر گواهی نکرده است بلکه برابری آن را با اصل سند تصدیق نموده است وتصدیق مطابقت با اصل، مؤثر نیست و از شمول ماده ۷۴ ق.ث.خارج است.
لازم به ذکر است که نباید ماده ۷۴ ق.ث.را با ماده ۵۷ قانون جدید آیین دادرسیمدنی ۶۰اشتباه نمود و در نتیجه، اگر سند مورد ادعای جعل قرار گیرد، علی القاعده، بایداصل آن، در مهلت مقرر، به دادگاه تسلیم شود. از سوی دیگر، اگر مطابقت رونوشت یاروگرفت سند عادی را نیز با اصل آن، یکی از مراجع، مقامات یا اشخاص مذکور در ماده ۵۷قانون جدید آیین دادرسی مدنی گواهی کرده باشند و سند سپس مفقود و یا معدوم شود، صاحب سند نمی‌تواند با ارائۀ رونوشت یا روگرفت مزبور از تکلیف ارائۀ اصل آن معاف شودو از دادگاه بخواهد که روگرفت مزبور را به منزلۀ اصل سند به‌شمار آورد.۶۱
هم‌چنین باید افزود که صرف دعوی عدم مطابقت رونوشت با ثبت دفتر کافی نیست بلکه باید این ادعا به اثبات رسیده باشد تا موجب بی‌اعتباری رونوشت سند گردد.
بند پنجم: عدم شمول مرور زمان و امکان صدور اجرائیه در هر زمان
یکی از مهم‌ترین امتیازات و آثار سند رسمی، آن است که ذی‌نفع هر زمان بخواهد می‌تواند مفاد آن را به‌موقع اجرا بگذارد (البته پس از سررسید وعده در صورتی که وعده ومدتی داشته باشد) مدیون یا متعهد نمی‌تواند به عذر شمول مرور زمان از پرداخت آن امتناع کند و نمی‌تواند با اقامه دعوی در دادگاه، ابطال اجرائیه را از دادگاه، از جهت مرور زمان، درخواست نماید. زیرا حق درخواست صدور اجرائیه محدود به مدت و زمان معینی نشده است و نمی‌توان ذی‌حق را بدون نص قانونی از استفاده از حق خود منع نمود. دادگاه هم نمی‌تواند به ادعای شمول مرور زمان از ناحیۀ خواهان ترتیب اثر دهد. زیرا علاوه بر اینکه فقهای شورای نگهبان برابر نظریۀ شماره ۷۲۵۷-۶۱/۱۱/۲۷ مرور زمان در امور حقوقی رامخالف شرع دانسته‌اند،اصولا طبق مادۀ ۱۹۷ ق.آ.د.م. ایراد مرور زمان در امور حقوقی فقط از خوانده قابل قبول است و کسی که به استناد مرور زمان اقامۀ دعوی و درخواست ابطالاجرائیه را می‌نماید، خواهان است و مجوزی برای قبول ایراد مرور زمان از طرف خواهان وجود ندارد. البته اگر داین یا متعهدله به استناد سند رسمی در دادگاه اقامه دعوی نماید (نهاینکه از طریق ادارۀ ثبت اجرائیه صادر کند) خوانده حق ایراد مرور زمان خواهد داشت.
بند ششم: تأمین خواسته بدون سپردن خسارات احتمالی
منظور از تأمین خواسته وثیقه و تضمینی است که مدعی از اموال مدعی علیه قبل از صدور حکم به نفع خویش از دادگاه می‌خواهد و اگر این وثیقه را پس از صدور حکم بخواهد تأمین را در این مورد تأمین محکوم‌به نامند.
بنابر این، هرگاه کسی به استناد سند رسمی ثبتی در دادگاهی اقامۀ دعوی و درخواستتأمین خواسته نماید، دادگاه طبق شق یک مادۀ ۲۲۵ ق.آ.د.م.قرار تأمین خواسته را صادر می‌کند بدون اینکه از خواهان ایداع خسارات احتمالی را بخواهد. حکم این ماده علی الاصول هم صحیح است، چون سند ثبت شده از چنان اعتباری است که بدون اقامۀدعوی و بدون حکم دادگاه، قوت اجرایی دارد و لازم الاجرا است. پس به طریق اولی وجه آن قابل تأمین بدون سپردن خسارات احتمالی است. زیرا تأمین خواسته سهل‌تر از اخذ وصول آن وسیلۀ اجرائیه است. در نتیجه، اگر دعوی مستند به سند رسمی است، دیگر لزومی ندارد که مدعی خسارت احتمالی را بپدازد.
گفتار چهارم: اختیاری و الزامی بودن ثبت اسناد
افراد در تنظیم سند، در روابط خود با یکدیگر، آزاد می‌باشند و می‌توانند آن را به‌صورت سند عادی و یا رسمی تنظیم نمایند، مگر در مورد عقود و معاملات راجع به املاک و حقوق مربوط به آن، هبه، صلح و شرکت که ملزم به تنظیم سند رسمی می‌باشند. تنظیم سندبرای اثبات امری است که سند از آن حکایت می‌نماید و رسمیت آن در اثر ثبت در دفتر رسمی برای پیش‌گیری از هرگونه اختلاف و یا تقلب و تزویر می‌باشد که ممکن است پیشآید. لذا قانون ثبت در ماده ۴۶، ثبت اسناد را به اختیار افراد گذارده که هرکس بخواهد بتواند از مزایای آن استفاده نماید. مگر در موارد معینه که منافع عمومی، ثبت رسمی آن را اقتضا نموده که ثبت آن اجباری است. اسنادی که قانون، ثبت آن را اجباری کرده، بر دو نوع است:
۱- اسنادی که به حکم اولیه قانون باید به ثبت برسد و آن بر دو قسم است:
- الف- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است.
- ب- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است. مانند حق ارتفاق که معاملات و عقود راجع به آن باید در دفاتر اسناد رسمی ثبت گردد.
بنابر این هرگونه معاملات راجعه به عین یا منافع املاک ثبت شده و هم‌چنین هرگونهمعاملات راجع به حقوقی که ثبت شده، باید وسیله سند رسمی انجام شود. بدین جهتکسانی که می‌خواهند نسبت به موضوعات فوق معامله نمایند، ناچار، هرگاه در محل آنهادفتر اسناد رسمی تأسیس نشده باشد، باید به محل دیگری بروند که دفتر اسناد رسمی موجود است و در آنجا معامله بنمایند و عذر آنکه در محل آنها، دفتر اسناد رسمی موجودنبوده، مسموع نخواهد بود. یرا تغییر اموری که در دفتر املاک ثبت گردیده است، فقط وسیله سند رسمی، موجب عدم اعتبار دفتر املاک خواهد بود، چه در تنظیم و ثبت اسنادراجع به اموال غیر منقول در دفاتر اسناد رسمی احتیاطات لازمه و تشریفات مخصوصیبه عمل می‌آید، مانند برگ استعلامیه از دفتر املاک یا در دست داشتن ورقه مالکیت که می‌توان بدان وسیله مندرجات دفتر املاک را، بدون لزوم رعایت امر دیگری، تغییر داد.
۲-اسنادی که قانون اجباری نمودن ثبت آن را در هرمحل، به نظر وزارت دادگستریواگذار نموده، آنها عبارتند از:
- الف-کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقول که در دفتر املاکثبت نشده است(خواه تقاضای آن ثبت شده و در جریان عملیات مقدماتی باشد یا آن‌کهتقاضای ثبت آن نشده باشد).
- ب-صلح‌نامه و هبه‌نامه و شرکت‌نامه.
صلح‌نامه، هبه‌نامه و شرکت‌نامه چنانچه راجع به اموال غیر منقول ثبت شده و یا حقوق مربوطه به آن باشد، از اسنادی هستند که به حکم اولیه قانون باید به ثبت برسد و الا ازاسنادی می‌باشد که ثبت آن به‌نظر وزارت دادگستری است.
بنابر این، معاملاتی که قانون، اجباری نمودن ثبت آن را در هر محل، به‌نظر وزارت دادگستری گذارده است در دفتر املاک ثبت نمی‌شود؛ لذا قانون از اجبار به ثبت آنها در دفتر اسناد رسمی در سراسر کشو چنانکه در مورد قسم اول می‌باشد، خودداری کرده است و در ماده ۴۷ ق.ث.در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود باشد اجبار به ثبت آنها را در هر محل به‌نظر وزارت دادگستری موکول کرده است. وزارت دادگستری در هرمحلی که دفاتر اسناد رسمی تشکیل می‌شود، هرگاه اجبار به ثبت اسنادبالا را مقتضی بداند وسیله آگهی عموم را آگاه از تصمیم خود با الزامی بودن ثبت می‌نمایدو از تاریخی که در آگهی مزبور قید شده است، ثبت اسناد راجع به موضوعات فوق اجباری می‌گردد. بنابر این صرف بودن دفتر اسناد رسمی در محلی بدون صدور آگهی وزارت دادگستری، کافی برای اجباری بودن ثبت این‌گونه معاملات نخواهد بود و می‌توان به تنظیم سند عادی اکتفا کرد.
با تأمل در ماده ۴۷ ق.ث. روشن می‌شود لزوم ثبت اسناد در موارد مذکور در این ماده مشروط به دو شرط است:
شرط اول؛ وجود اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی در محل است. بنابر این اگر در محلی ادارۀ ثبت یا دفاتر اسناد رسمی موجود نباشد، ثبت صلح‌نامه و هبه‌نامه و شرکت‌نامه و هم‌چنین ثبت معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقول ثبت نشده، الزامی نخواهد بود.
شرط دوم؛ آن است که وزارت دادگستری (رئیس قوۀ قضائیه) اجبار به ثبت اسناد را درآن محل مقتضی بداند و آگهی نماید. در این صورت از تاریخی که در آگهی ذکر شدهاست، ثبت معاملات ذکر شده در بالا، اجباری خواهد بود.
باید تصریح نمود که ملاک شمول ماده ۴۶ یا ماده ۴۷ ق.ث.، ثبت ملک در دفتر املاک است. بنابر این اگر ملکی در دفتر املاک ثبت نشده باشد اعم از اینکه نسبت به تقاضای آن ثبت شده یا نشده باشد و در صورت تقاضای ثبت اعم از اینکه مدت اعتراض گذشته یا توضیح ماهنامۀ کانون: تبیین این نظر با تعبیر یاد شده، قابل تأمل است که مستلزم اظهارنظر اندیشمندان حقوقی در قالب مقاله‌ای مستقل است.
نگذشته باشد، مورد از شمول ماده ۴۶ ق.ث.خارج است. و در ماده ۴۷ ق.ث.از اجباریبودن ثبت حقوق ذکر نشده و فقط از معاملات راجعه به عین یا منافع املاک ثبت نشده، سخن رفته است. بنابر این ثبت معاملات مربوط به حقوق ثبت نشده هیچ‌وقت الزامی نیستو بند ۲ مادۀ ۴۷ ق.ث.اختصاص به اموال غیر منقول ندارد و الا احتیاجی به ذکر صلح‌نامه وهبه‌نامه نبود. زیرا صلح و هبه هم از معاملات محسوب می‌شوند و مشمول بند یکمی باشند. ذکر این سه نوع سند، مستقلا و به تصریح، در ذیل بند ۲ برای آن است که ثبتآنها چه مربوط به اموال منقول باشد چه غیر منقول، در نقاطی که وزارت دادگستری (رئیسقوۀ قضائیه) اعلام می‌کند، الزامی است. تقسیم‌نامه (در مورد اموال مشاع) از شمول هردوماده خارج است. زیرا تقسیم‌نامه، نه معامله است و نه صلح‌نامه و یا هبه‌نامه و شرکت‌نامه. لذا پذیرفتن تقسیم‌نامه عادی بلااشکال است و ثبت آن در دفتر اسناد رسمی الزامینیست.
ضمانت اجرای عدم ثبت اسنادی که ثبت آنها به موجب مواد ۴۶ و ۴۷ ق.ث.اجباری اعلام شده است در ماده ۴۸ قانون مزبور بدین ترتیب آمده است: «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده، در هیچ‌یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد».
به نظر می‌رسد، باید جمله اختیاری بودن ثبت سند در ماده ۴۶ ق.ث.را در محدوده و قلمرو قواعد عمومی وقوع اعمال حقوقی در مجموعه مقررات ثبتی تفسیر نمود و حدود ایناختیار را قانون‌گذار ثبتی تعیین می‌کند و هرگاه قانون ثبت مقرر دارد که سندی باید ثبتشود، از آن پس دیگر نمی‌توان از اختیاری بودن ثبت سند در آن مورد به‌خصوص سخن گفت. به این ترتیب، دیگر نمی‌توان از اختیار مطلق اشخاص برای ثبت سند استدلال نمودو در واقع، این اختیار برای قانون‌گذار است که موارد اجباری بودن ثبت سند را تعیین کند.
مبحث ششم: موارد استثنا از ثبت اجباری اسناد
- اجاره: قانون روابط موجر و مستأجر مصوب ۱۳۷۶ تنظیم عقد اجاره را مشمول قانون الزامی بودن نکرده و تنظیم این نوع اسناد به صورت عادی از اعتبار قانونی خود برخوردار است.
- وصیت‌نامه: ماده ۲۷۶ ق.ا.ح.وصیت‌نامه خودنوشت یا سرّی را هم طراز وصیت‌نامه رسمی اعتبار داده و با عنایت به تاریخ تصویب قانون مزبور که مؤخر بر قانون ثبت می‌باشد، ازتاریخ اجرای این قانون، اجازه تنظیم وصیت‌نامه به صورت عادی نیز داده شده است.
- صدور اسناد مالکیت موضوع ماده ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون اصلاح و حذف موادی ازقانون ثبت و اصلاحات بعدی.
همان‌طور که ملاحظه می‌گردد، موارد مبحوث‌عنه از شمول مواد ۴۶ و ۴۷ و ۴۸ ق.ث.خارج و از این قاعده مستثنا است؛ با وجود اینکه مادتین ۴۶ و ۴۷ ق.ث.، ثبت معاملات راجع به عین و منافع املاک ثبت شده را مطلقا و املاک ثبت نشده را در مناطقی که وزارتدادگستری (رئیس قوۀ قضائیه) آگهی نموده، الزامی و اجباری کرده است.
نتیجه
اهمیت سند رسمی و مزایا و جایگاه آن در روابط اجتماعی و اقتصادی جامعه بر هیچ‌کس پوشیده نیست و هم‌چنین فواید ثبت اسناد تنها به آثار حقوقی آن از جمله رسمیت و قابلیت اجرا و اعتبار بخشیدن به اسناد تنظیمی خلاصه نمی‌شود بلکه آثار مادی و معنویو روانی و اقتصادی و قضایی و اجتماعی آن نیز بسیار حائز اهمیت و مورد توجه می‌باشد.
از مهم‌ترین فواید ثبت اسناد و سند رسمی می‌توان به قدرت اثباتی و اجرایی آن اشارهنمود و تأثیر قانونی سند رسمی در ایجاد اطمینان در قاضی مبنی بر درستی ادعای شخصی است که به آن استناد می‌نماید. و از سوی دیگر، سند رسمی، هم خودش را اثبات می‌کند، هم مفاد آن را و هم تاریخ آن را و به دلیل دیگری، برای اثبات آن، نیاز نیست. بنابر اینمی‌توان گفت که؛ سند رسمی هم واجد جنبه ثبوتی حق است و هم واجد جنبه اثباتی حق. این معنی از سند رسمی، آن را در عرض حکم قطعی و نهایی دادگاه قرار می‌دهد. در صورتیکه سند عادی، دارای این دو جنبه از حق نمی‌باشد و ضرورتا نیازمند رسیدگی ماهوی و قضایی است.
اما مزایای دیگر سند رسمی، قدرت اجرایی و لازم الاجرا بودن آن می‌باشد و هرگاه سندی، به مفهوم اخص، لازم الاجرا باشد، ضرورتی ندارد که دارندۀ آن، راه دراز و پرهزینۀ دادگستری را انتخاب نماید بلکه می‌تواند حسب مورد، به دفترخانۀ تنظیم کنندۀ سند و یااجرای ثبت مراجعه نموده و درخواست اجرای مفاد سند را بنماید. بنابر این، لازم الاجرا بودنسند، امتیاز قابل توجهی است. زیرا دارنده را از مراجعه به دادگستری معاف می‌نماید و سند رسمی را در عرض حکم قطعی دادگاه قرار می‌دهد. و تاریخ مندرج در اسناد رسمی علیه اشخاص ثالث معتبر و وسیله مأمور رسمی تعیین و در دفاتر رسمی ثبت می‌گردد و در واقع، جزئی از سند است و به همین دلیل، در برابر اشخاص ثالث، معتبر و رسمی است؛ درصورتی که تاریخ مندرج در سند عادی علیه اشخاص ثالث قابل استناد نمی‌باشد و تنها نسبت به اشخاصی که در تنظیم سند شرکت داشته‌اند، معتبر است. و هم‌چنین در اسناد عادی، اعتبار تاریخ تنها از نظر اقرار و تصدیق طرفین معامله، مؤثر می‌باشد.
بنابر این تنظیم سند رسمی برای اثبات امری است که سند از آن حکایت می‌نماید و رسمیت آن در اثر ثبت در دفتر رسمی برای جلوگیری از هرگونه اختلاف و یا تقلب و تزویر می‌باشد که ممکن است پیش آید.
