وزارت عدلیه نظر به ماده ۴۷ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵ خرداد ۱۳۱۶ مقرر می‌دارد:
در کلیات
ماده ۱. دفاتر اسناد سمی باید مجلد بوده وتمام صفحات آن را در بدو امر مدعی العمم بدایت محل یا نماینده او شماره گذارده به امضاء خود ممضی و به مهمر پارکه مهر نماید.
ماده ۲. مجموع عده صفحات هر دفتر را باید مدعی العموم یا نماینده او با تمام حروف در صفحه اول و آخر دفتر با ذکر تاریخ قید کند.
ماده ۳. دفاتر ثبت اسناد مادام که صفحه سفید دارد استعمال می شود و پس از تمام شدن متصدی دفتر ذیل آن را بسته و در ضمن صورتمجلسی که بلافاصله پس از آخرین ثبت دفتر نوشته می شود ختم دفتر را قید کرده و امضاء می نماید.
ماده ۴. هر سردفتر و دفتریار و نماینده قبل از تصدی باید دو نمونه از امضاء خود را بدهد یکی از نمونه ها در دفتر ثبت محل و دیگری در اداره کل ثبت اسناد و املاک بایگانی خواهد شد.
ماده ۵. کلیه سردفتران و دفتریاران و نمایندگان موظفند اسناد و دفاتر را مطابق نمونه ای که داده اند امضاء نمایند.
ماده ۶. مسئولین دفاتر اسناد رسمی نمی توانند در ضمن انجام امور ارباب رجوع اسناد غیررسمی اصحاب معامله را هم بطور رسمی تسجیل کنند و همچنین است در مورد امضاهایی که ذیل اوراق عادی بوده و برای تصدیق به آنان مراجعه می شود.
ماده ۷. شماره ثبت معاملات دفاتر اسناد رسمی باید مسلسل بوده و در آخر سال تجدید نشود.
ماده ۸. در موقع مراجه اشخاص برای انجام معاملات به دفاتر اسناد رسمی باید از مراجعه کنندگان ورقه شناسنامه مطالبه شود.
ماده ۹. در کلیه اسناد و دفاتر و قبوض باید تاریخ شمسی قید گردد.
ماده ۱۰. دوائر دولتی و مؤسساتی که برای ثبت معاملات خود اوراق مخصوصی تهیه نموده و برای ثبت معامله در آن اوراق به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می نمایند در صورتی اوراق مزبور پذیرفته می شود که به تصویب اداره کل ثبت اسناد و املاک رسیده باشد.
تبصره. سردفتران می توانند با اجازه اداره کل ثبت اوراق تصویب شده را در دفتر مخصوصی به هزینه خود چاپ نمایند.
ماده ۱۱. هرگاه کسی بخواهد وجهی تودیع نماید تا دویست ریال را در مقابل قبض رسمی نزد نماینده دفتر اسنادرسمی (چنانچه دارای نماینده باشد) والا نزد سردفتر تودیع نموده و بیش از مبلغ مذکور را باید به صندوق ثبت محل سپرده ودر مقابل رسید به سردفتر اسناد رسمی تسلیم نماید. در هر دو مورد فوق دفتر اسناد رسمی مکلف است منتهی در ظرف دو رور مراتب را به اداره ثبت محل اطلاع دهد تا اداره ثبت تودیع وجه را بوسیله اخطار به طرف ابلاغ کند.
ماده ۱۲. در دفتر اسناد رسمی وجه تودیع شده در دفتر مخصوص ثبت می گردد و در موقعی که قبض وجه تودیع شده به صاحب آن رد می شود در ستون مربوطه دفتر از کسی که قبض به او تسلیم شده رسیده اخذ می گردد.
ماده ۱۳. هیچ یک از سردفتران یا دفتریاران حق ندارند محل کار دفتر خود را بدون اطلاع و اجازه اداره ثبت تغییر دهند.
ماده ۱۴. سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل کار خود به منزل اصحاب معامله ببرند مگر آنکه محقق شود کسی که می خواهد معامله نماید مریض بوده که در این صورت باید تنظیم سند و ثبت معامله با حضور نماینده مدعی العموم محل و در نقاطی که دسترسی به مدعی العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدین محل به عمل آید.
تبصره ۱. سردفتران مکلفند دفاتر اسناد رسمی را برای ثبت معاملات دولتی و بنگاههای عمومی به محلی که اداره کل ثبت تعیین و دستور می دهد برده و سند را در آن محل تنظیم و ثبت نمایند.
تبصره ۲. برای تنظیم اسناد زندانیان سردفتری که از طرف اداره کل ثبت معین می شود مکلف است دفاتر اسناد رسمی را به دفتر زندان برده سند را با حضور نماینده دادستان شهرستان تنظیم و ذیل سند و ثبت دفتر مراتب را قید و به امضاء ذینفع و نماینده مزبور برساند.
ماده ۱۵. در صورت تغییر سردفتر مدیر ثبت اسناد و املاک محل و یا نماینده او با حضور مدعی العموم ابتدایی یا نماینده او و الا با حضور امین یا مأمور صلح و در صورتی که هیچیک از مأمورین مزبور حاضر نباشند با حضور دو نفر از معتمدین محل ذیل دفاتر را بسته و به قائم مقامی که بجای او معین می شود تسلیم می نمایند.
باب اول ـ در تنظیم اسناد و ثبت آن
ماده ۱۶. هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آنکه موفق با مقررات قانون باشد.
ماده ۱۷. در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین بطور وضوح قید شود و هرگاه خود متعاملین تغییر محل اقامت خود را بعد از ثبت سند به دفتر اسناد رسمی و بعد از صدور و ابلاغ اجرائیه به اداره اجرا اطلاع ندهند کلیه اوراق به همان محلی که در سند قید شده ابلاغ می گردد.
ماده ۱۸. سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضاء نمایند مگر آنکه وارد دفتر شده و به امضاء اصحاب معامله رسیده باشد.
ماده ۱۹. سند معامله باید پس از تنظیم و ثبت در دفتر سردفتر و نماینده (چنانچه دارای نماینده باشد) و انجام سایرتشریفات به تصدیق و امضاء اصحاب معامله برسد و متعاملین باید در یک جلسه اسناد و دفاتر مربوطه را امضاء نمایند و در صورتی که قبوض اقساطی هم ضمیمه سند باشد قبوض مزبور را هم بایستی در همان جلسه که اسناد و دفاتر امضاء می شود امضاء کند.
ماده ۲۰. سند ثبت شده در دفتر اسناد رسمی باید به صاحب سند یا وکیل او تسلیم و در دفتر مخصوصی رسید گرفته شود.
ماده ۲۱. در مورد اسنادی که در دو نسخه تنظیم می شود پس از ثبت یک نسخه در دفتر باید در ذیل آن نسخه قید (نسختان) شود و در نسخه ثانی قید شود که نسخه اول این سند در ذیل شماره فلان ثبت و تمبر حق الثبت هم به آن الصاق گردیده و اگر سند بیش از دو نسخه لازم باشد فقط رونوشت داده می شود.
ماده ۲۲. تنظیم و ثبت معاملاتی که از طرف قیمین صغار و محجورین نسبت به اموال آنها در دفاتر واقع می شود بدون اجازه کتبی مدعی العموم محل ممنوع است و به اوراق قیم نامه عادی در دفاتر اسناد رسمی نباید ترتیب اثر داده شود.
ماده ۲۳. دفاتر اسناد رسمی در مورد اقاله و فسخ معاملات باید بطریق ذیل عمل کنند:
الف)ـ در صورتی که یکی از متعاملین بخواهد از حق خیار فسخ خود استفاده نماید بایستی پس از احراز حق مزبور فسخ معامله در حاشیه سند و ثبت دفاترقید شده و به امضاء کسی که معامله را فسخ نموده برسد. سردفتر باید امضاء شخص مزبور و وقوع فسخ را تصدیق و امضاء نماید و همین عمل را عیناً نماینده (چنانچه دفتر اسناد رسمی دارای نماینده باشد) باید در دفتر خود بنماید. در این مورد زدن مهر باطل شد مورد نخواهد داشت.
ب) در صورتی که طرفین برای اقاله به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند باید پس از اقالهإ معامله در ستون ملاحظات دفتر سند معامله ابطال و مهر (باطل شد) روی سند و ثبت دفتر زده شود. در املاک چنانچه اقاله گردد خلاصه اقاله طبق خلاصه معاملات به دفتر ارسال گردد.
ماده ۲۴. در اسنادی که مواد مختلفی بین اصلحاب معامله مقرر شده مادامی که تمام مواد اقاله نشده باشد استعمال مهر (باطل شد) در سند و ثبت دفتر مورد نخواهد داشت.
ماده ۲۵. هیچ یک از اوراق را نباید قبل از تنظیم آن اصحاب معامله امضاء نمایند.
فصل اول ـ در معاملات و قراردادها
ماده ۲۶. درکلیه اسناد اجاره باید در متن سند تصریح شود که اگر بعد از گسستن عقد و یا پس از انقضاء مدت اجاره عین مورد اجاره تخلیه نشود مادام که اجاره دار ملک را در تصرف دارد بهره بهای زمان تصرف معادل اجاره ها بدهی مسلم او می باشد که ملتزم است تأدیه نماید مگر اینکه طرفین معامله بنحو دیگر تراضی نمایند.
ماده ۲۷. در مورد معاملات با شرط وکالت خارج باید شرط مزبور در همان سند قید شود و تنظیم سند شرط نامه جداگانه ممنوع است.
ماده ۲۸. در مورد کلیه معاملات اقساطی و اسناد و اجاره نامه باید قبوض اقساطی چاپی صادر شود.
ماده ۲۹. در کلیه اسناد معاملات نمی توان وکالت دائن را از طرف مدیون در انتقال مقداری از مال مدیون بخود بعنوان وجه التزام قید نمود.
ماده ۳۰. در مورد معاملات اقساطی باید قبوض رسمی بعده اقساط صادر و شماره سند معامله و تاریخ تأدیه در آن قید شده به امضاء متعهد برسد. قبوض مزبور بدائن تسلیم و تعداد شماره قبوض آن در ستون ملاحظات دفتر ذکر شده به امضاء متعهدله خواهد رسید و در ضورتی که ضامن داشته باشد اسم ضامن در قبوض اقساطی قید گردیده به امضاء ضامن برسد چنانچه قبوض اقساطی مربوط به اصل معاملات شرطی یا رهنی باشد باید در قبوض مزبور رهنی و یا شرطی بودن معامله قید شود.
فصل دوم ـ در معاملات غیرمنقول
ماده ۳۱. در مورد املاکی که در دفتر املاک ثبت نشده باشد سردفتر مکلف است قبل از تنظیم سند وضعیت ثبتی ملک را از اداره ثبت محل استعلام نموده و پس از وصول صورت وضعیت ثبت ملک هرگاه مانعی برای انجام معامله نباشد اقدام به ثبت سند نماید.
تبصره. دفتر اسناد رسمی مکلفند وضعیت املاک ثبت شده حوزه ثبت تهران را از لحاظ بازداشت و عدم شمول مقررات لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداریها و بانکها و اوقاف مصوب مردادماه ۱۳۳۵ و قانون اصلاحی سال ۳۹ استعلام نمایند پاسخهای رسیده از ماشینهای الکترونیکی که روی برگهای مخصوص منعکس و با مهر مخصوص ثبت مربوط ممهور گردیده نیز معتبر خواهد بود.
ماده ۳۲. در کلیه اسناد معاملات املاک باید شماره پلاک و حدود و فواصل ملک مورد معامله تصریحاً قید گردد.
ماده ۳۳. هرگاه معامله راجع باشد به انتقال قطعی تمام ملک ثبت شده سردفتر باید خلاصه آنرا در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء کرده و به انتقال گیرنده تسلیم نماید تا در صورتی که بخواهد سند مالکیت جدیدی برای خود تحصیل کند.
ماده ۳۴. در موردی که معامله راجع به انتقال یک قسمت از ملک باشد خلاصه آن باید در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء گردیده و سند مزبور به انتقال دهنده مسترد گردد دراین صورت انتقال گیرنده می تواند به اداره ثبت حوزه وقوع ملک مراجعه کرده و برای خود سند مالکیت مستقل تحصیل نماید.
ماده ۳۵. در مواردی نیز که معامله مربوط به واگذاری حق عینی نسبت به ملک (مثل رهن وحقوق ارتفاقی) و یا راجع به انتقال تمام یا قسمتی از عین ملک با حق استرداد باشد سردفتر باید آنرا در صفحات خلاصه انتقالات قید و امضاء نماید.
ماده ۳۶. بعد از تنظیم سند سردفتر مکلف است خلاصه معامله را که نزد او واقع شده روی برگهای مخصوص این کار نوشته منتهی در ظرف پنج روز به اداره ثبت بفرستد. خلاصه نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملین نیز بوده و علاوه بر امضاء آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت در صورتی که دارای نم اینده باشد ممضی باشد. تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.
ماده ۳۷. در صورتی که معامله راجع به ملک ثبت شده باشد باید خلاصه آن مستقیماً به دفتر املاک ثبت محل فرستاده شودکه در ذیل ثبت ملک قید گردد و در غیر این صورت به دایره بایگانی ثبت محل داده می شود. قسمت اول این ماده در مورد وصیت نسبت به املاک ثبت شده هم باید رعایت گردد.
ماده ۳۸. شخصی که نسبت به عین ملک حقی به او واگذار شده باید نسخه ای را که به او داده شده به ترتیب مقرر در ماده فوق به دفتر املاک یا دایره بایگانی بدهد و رسید دریافت دارد.
ماده ۳۹. در مورد عمری و رقبی و سکنی مقررات ماده فوق راجع به تنظیم خلاصه سند و ارسال آن به اداره ثبت حوزه وقوع ملک باید مجری گردد.
ماده ۴۰. در مورد معاملات وراث متوفی نسبت به املاک معامله را وقتی می توان نظیم و ثبت نمود که گواهینامه انحصار وراثت در دست داشته و بین آنها در سهم الارت توافق باشد.
ماده ۴۱. در مورد ترکه متوفی که دارای صیر است چنانچه قبل از صدور گواهینامه انحصار وراثت برای دریافت درآمد و یا پرداخت دیون و یا صرف وجه اقدام فوری لازم باشد و مدعی العموم بدایت در مرکز با موافقت مدعی العموم خکل ودر ولایات با موافقت مدعی العموم استیناف اجازه انجام امری که لازم بوده بدهد تنظیم سند معامله در دفاتر اسناد رسمی برای اینگونه امور مجاز و موکول به صدور گواهینامه انحصار وراثت نخواهد بود.
ماده ۴۲. در موقع مراجعه کلیه اتباع خارجه برای تملک اموال غیرمنقول باید سردفتران جواز اقامت آنها را ملاحظه تا در صورتی که مدت آن منقضی نشده باشد بوسیله اظهارنامه مخصوص از اداره ثبت محل برای تنظیم سند معامله تحصیل اجازه نمایند.
ماده ۴۳. در مورد اتباع خارجه که از اعضاء سفارتخانه ها و مستخدمین و رؤسای هیئت های اعزامی (میسیون) باشد گذرنامه آنها که به تصدیق شهربانی رسیده باشد به منزله جواز اقامت خواهد بود.
ماده ۴۴. تنظیم و ثبت اسناد معامله غیرمنقول اتباع ایران که ترک تابعیت نموده اند و مطابق قانون حق خرید اموال غیرمنقوله در ایران ندارند ممنوع است.
ماده ۴۵. در مورد معاملات باحق استرداد (بیع شرط و رهن و غیره) اتباع خارجه تحصیل اجازه مخصوص از اداره ثبت محل لازم نیست و مثل معاملات اتباع داخله باید وضعیت ثبتی ملک استعلام و خلاصه معامله نیز به اداره ثبت ارسال گردد.
ماده ۴۶. در مورد فسخ معاملات املاک ثبت شده دفاتر اسناد رسمی مکلف است پس از قید فسخ در دفاتر و سند مالکیت لاشه سند معامله و اعلامیه فسخ را به دفتر املاک حوزه ثبت ارسال داشته و رسید دریافت نمایند.
باب دوم ـ صدور ورقه اجرائیه
ماده ۴۷. تقاضای صدور ورقه اجرائیه باید بوسیله تقاضانامه از ناحیه ذینفع و یا قائم مقام او از دفتر اسناد رسمی که سند مورد اجرائیه در آن دفتر ثبت شده به عمل آمده و رسید دریافت دارد.
ماده ۴۸. در مورد فسخ معاملات و تقاضای تخلیه عین مستأجره باید قبوض اقساطی بقیه مدت ضمیمه تقاضانامه باشد.
ماده ۴۹. دفتری که سند مورد تقاضای اجراء در دفتر او ثبت شده پس از اطمینان به هویت تقاضا کننده و تشخیص اینکه حق مطالبه اجراء مفاد سند را دارد سواد سند را در سه نسخه تهیه کرده و به اداره ثبت می فرستد.
ماده ۵۰. ورقه اجرائیه را فقط نسبت به موضوعاتی می توان صادر کرد که در سند مربوطه منجزأ قید شده باشد.
ماده ۵۱. نسبت به وجه التزامی که در معاملات استقراضی یا هر نوع قرارداد و معامله دیگری مقرر شده و متعهد به تأدیه آن ملزم باشد بیش از صدی دوازده در سال نباید ورقه اجرائیه صادر شود.
باب سوم ـ در حق الثبت و تعرفه حق التحریر
ماده ۵۲. حق الثبت در دفاتر اسناد رسمی که دارای نماینده باشند بوسیله نماینده اخذ و معادل آن تمبر به سند الصاق می شود.
ماده ۵۳. مبلغ حق الثبت مأخوذی باید در دفتر در ستون حقوق دولتی قید شود.
ماده ۵۴. نسبت به وجه الضمانه و وجه التزام حق الثبت اخذ نمی گردد.
ماده ۵۵. حق الثت معاملات بر طبق قانون باید اخذ شود و هرگاه مورد معامله غیر از وجه نقد باشد قیمت عادله ملاک عمل خواهد بود.
ماده ۵۶. حق الثبت باید قبل از تنظیم سند تأدیه و قبض رسمی صادر گردد و هرگاه قبل از تنظیم سند معامله و ثبت آن در دفاتر مربوطه طرفین از انجام معامله صرفنظر نمایند باید در ظهر قبض رد وجه با تصدیق سردفتر قید و به امضای گیرنده آن برسد و در صورتی که معامله در دفتر ثبت شده باشد حق الثبت مأخوذه مسترد نخواهد شد و باید م عادل حق الثبت تمبر به سند الصاق و باطل شود.
ماده ۵۷. در صورتی که اصحاب معامله برای تنظیم سند و یا استرداد وجه تأدیه شده تا یک ماه حاضر نشوند وجوه دریافتی در هر ماه به حساب امانت به صندوق ثبت محل تحویل و قبض امانت دریافت می شود.
ماده ۵۸. دفاتر اسناد رسمی حق ندارند بیش از میزان مندرجه در تعرفه حق التحریر وجهی اخذ نمایند وحق التحریر هم به میزان اصلی معامله اخذ می گردد و نسبت به متفرعات آن هیچگونه وجهی تعلق نمی گیرد.
ماده ۵۹. بعد از دریافت حق التحریر مطابق تعرفه مقرره در مقابل آن قبض رسید صادر و به دهنده آن تسلیم می شود و قبض مذکور با قید تاریخ و شماره در دفتر مربوطه ثبت می گردد.
در موارد مختلفه
ماده ۶۰. در مورد انتقال املاک موقوفه و تبدیل به احسن باید اجازه اداره اوقاف ارائه شود.
ماده ۶۱. تنظیم و ثبت معاملات اشخاص بعنوان شرکت یا نمایندگی شرکت قبل از احراز شخصیت حقوقی آنها ممنوع است.
ماده ۶۲. دفاتر اسناد رسمی رونوشت مصدق اسناد ثبت شده را چنانچه تقاضا شده باشد به صاحبان اسناد و اشخاص ذینفع در معامله و به قائم قانونی آنها می دهند و به غیر اشخاص فوق در صورتی رونوشت داده می شود که از محکمه گواهینامه برای اخذ آن داشته باشند.
ماده ۶۳. رونوشت اوراقی که تشریفات آن در دفاتر انجام نشده و ناقص مانده است باید قید شود که ثبت آن از چه جهتی ناقص مانده و تکمیل نشده است.
ماده ۶۴. از قیم نامه و وکالت نامه و اوراق دیگری که برای تنظیم ثبت سند به دفتر اسناد رسمی سپرده شده رونوشت به تقاضاکننده داده می شود ولی رونوشت مزبور در حکم اصل سند نبوده و سند اصل نبوده و سند عادی محسوب است و در ذیل آن قید می شود رونوشت مطابق سند عادی است که به دفتر سپرده شده.
- آیین نامه های قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران
- آئین نامه های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۷ دی ماه ۱۳۵۴ وزارت دادگستری
مصوب ۱۷ دی ماه ۱۳۵۴ وزارت دادگستری با اصلاحات و الحاقات بعدی تا ۱۳۹۰
قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴
ماده ۱ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – در تصدیق اجتهاد صادره از مراجع مسلم باید نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و تاریخ تولد ذینفع با حروف قید و صحت صدور آن به تائید شورای عالی قضائی رسیده باشد
ماده ۲- به تصدیقاتی که دلالت صریح بر اجتهاد ندارد و یا حاکی از مراتبی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمی شود.
ماده ۳ (اصلاحی ۱۳۸۶/۳/۲۲) – در مناطقی که به موجب مقتضیات محلی، اقتصادی و جمعیتی نیاز به تأسیس دفتر اسناد رسمی باشد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت رفع نیاز و برای انتخاب سر دفتر اسناد رسمی مراتب را به نحو مقتضی به اطلاع عموم خواهد رسانید.
متقاضیان واجد شرایط مکلفند در مهلت تعیین شده تقاضای خود را تسلیم نمایند.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در فرصت مناسب از کلیه داوطلبان واجد شرایط مذکور، توسط هیأت منتخب رئیس قوه قضائیه مصاحبه به عمل خواهد آورد.
تبصره ۱- چنانچه تعداد متقاضیان سردفتری اسناد رسمی به حدی باشد که به تشخیص رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انتخاب سردفتری از طریق مصاحبه با صعوبت مواجه و یا مستلزم صرف زمان غیر متعارف گردد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می تواند برای انتخاب سردفتر اسناد رسمی از داوطلبان مذکور، آزمون کتبی به عمل آورده و پس از اعلام نتیجه آزمون مذکور، هیأت منتخب رئیس قوه قضائیه از افرادی که حداقل نصاب نمره یا بالاترین نمره را حسب مورد احراز نموده اند مصاحبه به عمل خواهد آورد.
تبصره ۲- حداقل نصاب نمره را برای مناطق مختلف، سازمان ثبت اسنا و املاک کشور تعیین می نماید.
ماده ۴- هریک از سردفتران مذکور در تبصره دوم ماده ششم قانون دفاتر اسناد رسمی هر موقع خود را واجد یکی از شرایط مذکور در ماده ۶ تشخیص دهد می تواند تقاضای تطبیق وضع خود را با ارسال مدارک لازم به ثبت محل یا سازمان ثبت اسناد و املاک در مرکز تسلیم کند به این تقاضاها بدون رعایت تشریفات مذکور در ماده ۳ این آئین نامه رسیدگی و ابلاغ لازم صادر خواهد شد.
در مورد دفتریارانی که بر اسسا قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلی دفاتر اسناد رسمی به سردفتری مرفع شده ولی عملاً به سردفتری اشتغال نیافته اند با رعایت مهلت مقرر در ماده ۸ قانون در صورت وجود محل می تواند آنان را به تصدی دفترخانه ای که به متناسب با درجه آنان باشد انتخاب کرد. در صورتیکه درجه این قبیل سردفتران کمتر از درجه یک باشد تصدی آنان در دفترخانه های درجه یک منوط به احراز یکی از شرایط مندرج در ماده شش قانون دفاتر اسناد رسمی و صدور ابلاغ برای آنان هست.
ماده ۵ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – در دفتریاراری که به موجب ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی پیشنهاد می شود هرگاه سابقه دفتریاری نداشته باشد ویا سابقه او در دفتریاری اول یا دوم کمتر از یک سال باشد هیاتی که از طرف سازمان ثبت تعیین می شود از فرد پیشنهاد شده به نحو مقتضی امتحنا و مصاحبه به عمل آورده و در صورت پذیرفته شده در امتحان و تشخیص شایستگی با رعایت ماده ۷ قانون دفاتر اسناد رسمی ابلاغ نامبرده از طرف سازمان ثبت صادر خواهد شد.
ماده ۶ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – کفیل دفترخانه ای که سدرفتر آن فوت یا به انفصال دائم محکوم یا غیبت غیرموجه دارد حق تنظیم سند جدید در دفاتر مورد کفالت را ندارد و تکمیل اسناد ناقص نیز موکول به کسب اجازه از ثبت محل خواهد بود.
تبصره- در مورد درآمد دفترخانه در مدت کفالت بترتیب مقرر در ماده ۴۷ قانون عمل خواهد شد.
ماده ۷- سوگند نامه مندرج در ماده ۱۶ قانون دفاتر اسناد رسمی بشرح ذیل است:
(اینجانب امضاء کنندگان ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته وسوگند یاد می کنم که قوانین و نظامات کشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی را محترم شمرده در کمال بی طرفی و پاک دامنی به وظایف مرجوعه قیام و اقدام نمایم).
ماده ۸ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – مراسم سوگند با حضور رئیس سازمان ثبت و معاونین او و رئیس یا هیات مدیره کانون سردفتران و مدیر کل امور اسناد و سردفتران و معاون او یا در صورت اقتضاء با حضور یکی از مقامات نامبرده در فوق به عمل خواهد آمد.
ماده ۹-
- شروع به کار سردفتران و دفتریاران منوط بمعرفی ضامن می باشد و این کار باید بموجب سند رسمی انجام گیرد.
- مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر ۵۰۰۰۰۰ ریال در مورد دفتریاران اول و دوم ۲۵۰۰۰۰ ریال است.
- مشمولین این ماده می توانند بجای معرفی ضامن برابر مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کند.
- ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت محکومیت های نقدی دادگاه انتظامی است و این موضوع باید در سند تصریح شود. تبدیل تضمین جایز است.
ماده ۱۰- در صورتی که مال غیرمنقول مورد وثیقه به مناسب اجرای ماده ۹ کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا به جهتی از جهات از اعتبار و ارزش خود بیفتد سردفتر یا دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یکماه تضمین خود را تجدید نماید و الا اجازه اشتغال از او صلب خواهد شد.
تبصره- هرگاه اعتبار ضامن به جهتی از بین برود یا متزلزل شود ادامه کار سردفتر یا دفتریار موکول به تبدیل ضامن یا دادن وثیقه به شرح ماده ۹ خواهد بود همچین حکم در مورد هم جاری است که ارزش یا میزان تضمین به جهتی از جهات کاهش یابد.
ماده ۱۱- دفترخانه ها باید دارای دفاتر ذیل باشند:
- یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمب شده و اسناد در آن ثبت می شود.
- دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند شماره و تاریخ سند خواهد بود.
- دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوهی است که به منظور ثبت سند مقرر است که شماره قبض هزینه های مزبور در آن قید می شود. این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمب خواهد شد.
- دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرایی و خلاصه معاملات
- دفتر ابوابجمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار
- دفتر گواهی امضاء
ماده ۱۲ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – دفاتر گوهی امضاء مکلفند رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده را به هزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند.
دفاتر، مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته های مالی نیستند، مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آنکه موضوع گواهی امضاء شده عین یا منفعت مال غیر منقول و یا سهام شرکتها ثبت شده باشد
در مورد تصدیق صحت امضاء مواد ۶۴ و ۶۶و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک لازم الرعایه است.
ماده ۱۳- در موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط ثبت منطقه تعیین می گردد. ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار در منطقه ثبتی تهران از طرف سازمان ثبت و در سایر مناطق ثبتی از سوی مدیر کل ثبت منطقه صادر می گردد.
ماده ۱۴-
- میزان مرخصی سالانه سردفتریار یکامه [یک ماه] است.
- ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار از طرف رئیس ثبت استان صادر می گردد.
- صدور ابلاغ مزبور موکول به درخواست متقاضی و موافقت رئیس واحد ثبتی محل است
- در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی سالانه خود استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می شود و میتواند از مجموع آنها به شرط آنکه از ۴ ماه تجاوز نکند یکجا یا به دفعات استفاده کند در این صورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت منطقه یا سازمان ثبت می باشد.
تبصره (الحاقی ۱۳۸۶/۳/۲۲) – سردفترانی که به عضویت اصلی هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران انتخاب می شوند، با تصویب و پیشنهاد هیأت مدیره و موافقت رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور خواهند بود.
در این مدت دفترخانه به کفالت اداره و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم خواهد شد. حق الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیأت مدیره کانون و پس از موافقت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پرداخت خواهد شد.
ماده ۱۵- در صورتی که سردفتر یا دفتریار به لحاظ عارضه بیماری قادر به انجام وظیفه نباشد باید با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل درخواست مرخصی استعلاجی نماید. در صورتی که مدت بیماری بیش از یکماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی منوط به گواهی هیئت پزشکی به انتخاب سازمان ثبت خواهد بود.
ماده ۱۶- صدور ابلاغ مرخصی فقط برای خروج از کشور موکول به اعلام نتیجه بازرسی دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه حساب است مگر در موارد ضروری که در این صورت سازمان ثبت باید با اخذ ضامن یا تضمین کافی اقدام به صدور ابلاغ مرخصی نماید.
ماده ۱۷- دفتریار کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل می باشد و تعیین وی با واحد ثبت محل است.
تبصره- تغییر دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تصیوب سازمان ثبت جایز است.
ماده ۱۸- در نقاطی که دفترخانه منحصر باشد و دفتریار واجد شرایط نباشد دفاتر تحویل رئیس ثبت محل یا یکی از کارمندان به تعیین رئیس ثبت محل می شود.
ماده ۱۹- جز در موارد تنظیم سند جدید و تکمیل سند ناقص و گواهی امضاء و فسخ سند در سایر موارد انجام امور دفترخانه در زمان تعطیل آن به عهده اداره ثبت است.
تبصره- در مورد تکمیل سند ناقص یا فسخ یا اقاله سند تنظیم شده در دفتری که در حال تعطیل است ثبت محل می تواند ابلاغ سیار برای یکی از دفاتر صلاحیت دار صادر نماید.
ماده ۲۰- رسیدگی مقدماتی در اطراف شکایات و اصل با تحقیق در دفترخانه و تنظیم صورت مجلس در محل آغاز می گردد. مامور تحقیق ضمن ارسال صورت مجلس تنظیم شده گزارش ماموریت خود رابرای صدور دستور مقتضی با اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال می دارد.
ماده ۲۱- در موردیکه گزارشهای واصل علیه دفتران و دفتریارا حاکی از وقوع تخلف باشد هرگاه تحقیقات انجام شده برای اخذ تصمیم و قوع کافی تخلف بنظر اداره امور اسناد سازمان ثبت و املاک کشور محرز باشد آن اداره پرونده را در تهران نزد دادستان انتظامی سردفتران و در مناطق ثبت نزد کسیکه وظایف دادستان انتظامی را در محل انجام می دهد ارسال می دارد.
ماده ۲۲- هرگاه تحقیقات انجام شده کافی نباشد و نیز در مورد شکایات و اصل علیه سردفتران و دفتریاران اداره امور اسناد سارمان ثبت اسناد و املاک کشور وسیله یکی از مامورین خود یا سایر مامورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا ثبت محل تحقیقات لازم را انجام می دهد. در صورتیکه وقوع تخلف بنظر آن اداره محرز بود بتکلیف مقرر در قسمت اخیرماده ۲۱ عمل می شود.
ماده ۲۳- دادستان انتظامی در صورتیکه نقصی در پرونده ملاحظه نکند به تنظیم کیفرخواست مبادرت می نماید در غیراینصورت پس از رفع نقص وسیله اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک بتکلیف مزبور عمل می کند. در کیفرخواست باید علاوه بر مشخصات کامل متخلف جریان وقوع تخلف و مواد مورد اسناد تصریح گردد.
ماده ۲۴- کیفرخواست وسیله مامور ابلاغ ثبت محل به متخلف ابلاغ می شود ترتیب ابلاغ کیفر خواست و دادنامه و سایر اخطارات بر اساس مقررات آئین دادرسی مدنی می باشد.
ماده ۲۵- مدت پاسخ متخلف به کیفر خواست ده روز از تاریخ ابلاغ می باشد. این مهلت بتقاضای متخلف و تصویب اداره کل منطقه ثبت و در تهران با تصویب مدیر کل امور اسناد یکبار برای ده روز قابل تمدید است. متخلف در پاسخ کیفر خواست باید کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود می داند همراه لایحه به ثبت محل باداره کل امور اسناد سازمان ثبت کند.
ماده ۲۶- هرگاه ضمن رسیدگی مقدماتی موضوع رسیدگی بزه تشخیص شود مراتب با تصریح جهات امر بمرجع صالح قضائی اعلام می شود. در صورتیکه مرجع صالح قضائی موضوع را بزه تشخیص ندهد اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک مورد را از جهت تخلف انتظامی با توجه به مقررات مربوط مورد رسیدگی قرار خواهد داد. در اینصورت تخلف انتظامی تا ابلاغ حکم قطعی مراجع قضایی مشمول مروز زمان نخواهد شد.
ماده ۲۷- حکم دادگاه انتظامی به متخلف و دادستان ابلاغ می شود. در صورتیکه حکم مبنی بر محکومیت متخلف به مجازات های انتظامی درجه سه و بالاتر از آن باشد متخلف می تواند ظرف مدت ده روز نسبت به آن دادگاه تجدید نظر انتظامی شکایت کند این شکایت به دادگاه بدوی انتظامی تسلیم می شود دادگاه اخیر الذکر پرونده را همراه شکایت مزبور به دادگاه تجدید نظر انتظامی ارسال می داد. مدت شکایت دادستان نیز نسبت به حکم صادره ده روز از تاریخ ابلاغ است.
ماده ۲۸ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) – در مورد اعضای دادگاه بدوی انتظامی و تجدید نظر و دادستان و دادیاران و اعضاء علی البدل موارد بر همان است که در بندهای ۱ و ۲ و ۳ و۴ و ۵ و ۶ ماده ۲۰۸ قانون آئین دادرسی مدنی پیش بینی شده است.
ماده ۲۹ (اصلاحی ۱۳۶۰/۱۱/۲۷) –
الف – تخلفات ذیل موجب توبیخ کتبی با درج در پرونده است:
- تاخیر در پرداخت وجوه عمومی در صورتی که زاید بر یک هفته نباشد در صورت تاخیر زاید بر یک هفته به مجازات مقرر در بند (ب) و در صورت تاخیر زاید بر پانزده روز متخلف و به مجازات مقرر در بند (ج) این ماده محکوم خواهد شد.
- تاخیر در ارسال آمار به مراجع مربوطه و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) محکوم خواهد شد.
- عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) محکوم خواهد شد.
- اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند (ج) محکوم‌خواهد شد.
- تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند (ج)محکوم خواهد شد.
- رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب رجوع برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند (ب) و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند (ج) محکوم خواهد شد.
ب (اصلاحی ۱۳۶۱/۵/۶) – تخلفات ذیل موجب جریمه از ۵۰۰ ریال تا ۲۰ هزار ریال است:
- غیبت غیرمجاز یا غیرموجه تا مدت سه روز و بیش از آن به مجازات مقرر در بند (ج) محکوم خواهد شد.
- تاخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخی و رونوشت تقسیم‌نامه و اطلاع نامه نکاح و طلاق به اداره ثبت مربوطه
- خودداری غیرموجه از صدور اجراییه و یا صدور اجراییه به صورت ناقص به نحوی که موجب تاخیر در کار شود.
- عدم رعایت مواد مربوطه به تشکیلات دفترخانه.
- قصور در تبدیل قبوض سپرده و حواله آن به صندوق ثبت.
- امتناع از ثبت واقعه ازدواج و طلاق و ثبت سند هرچند دلیل امتناع کتبا به متقاضی اعلام شده باشد ولی موضوع از مسایل نظری نبوده واقعا باید سند تنظیم میشده.
- خودداری از تسلیم رونوشت و مدارک به اشخاصی که حق دریافت آنها را دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصی که حق دریافت آنها را ندارند.
- (الحاقی ۱۳۹۰/۸/۲۸) ـ وصول حق التحربر بیش از تعرفه برای بار اول
ج – تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است :
- کسر پرداختی در صورتی که با توجه به موازین آن عرفا اشتباه محاسبه تلقی نشود.
- بردن دفتر اسناد رسمی برای ثبت به خارج از محل دفترخانه بدون مجوز قانونی.
- ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه های اسناد رسمی و ازدواج و طلاق.
- امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع‌نامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه.
- امتناع از ارسال آمار.
- تقصیر در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت در صورت احراز سو نیت.
- ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردیکه تکلیف به استعلام دارد.
- تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه ها و دستورالعمل ها.
- امتناع از معرفی دفتریار مورد قبول سازمان ثبت ظرف مهلت معقولی که ثبت محل تعیین مینماید.
- عدم قید حقوق دولتی و حق التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی.
- تمرد از اجرای دستورات صادره و خودداری از قبول کفالت دفاتر دیگر در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف میشود.
- (الحاقی ۱۳۹۰/۰۸/۲۸) ـ تکرار وصول حق التحریر بیش از تعرفه مصوب.
د ـ تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است:
- امتناع از پرداخت وجوه عمومی با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول وسیله واحد ثبتی یا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
- امتناع از ثبت سند در صورتی که کتبا دلیل امتناع را به متقاضی تسلیم نکند و یا نوشته فاقد دلیل باشد.
- تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعملها بیش از یکبار.
- عدم قید حقوق دولتی و حق‌التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیم در صورت تکرار.
- دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند (هـ) این ماده محکوم خواهد شد.
- عدم مخالفت کفیل دفترخانه از دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به سازمان ثبت اسناد و ثبت محل برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند (هـ) این ماده محکوم خواهد شد.
هـ ـ تخلفات ذیل موجب انفصال دایم:
- قصور یا تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.
- تبصره ـ در صورت جلب رضای ذینفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف، دادگاه میتواند کیفر او را برحسب اهمیت موضوع به یکی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد. گرفتن وجوهی غیر از آنچه در قوانین و مقررات تجویز گردیده است.
ماده ۳۰- محل دفترخانه با انتخاب و موافقت اداره ثبت محل با رعایت فواصل مناسب تعیین می شود. ساعات کار دفترخانه به تناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعیین و بدفترخانه ابلاغ می شود. دفترخانه باید متناسب حجم کار خود علاوه بر اتاق های کافی برای استقرار سردفتر یا دفتریار و کارکنان دفترخانه محلی برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.
ماده ۳۱- سهمیه دفتریار از محل درآمد حق الثبت تا ششصد ریال تمام آن و از ششصد ریال تا بیست هزار ریال دو سوم درآمد مزبور می باشد و بقیه سهم سردفتر خواهد بود و درآمد بیش از بیست هزار ریال در اختیار سردفتر می باشد تا به ترتیبی که مقتضی بداند بر اساس لیستی که تنظیم می کند برای کمک و اعاشه به کارکنان دفترخانه پرداخت نماید.
تبصره- در صورتی که دفترخانه فاقد دفتریار باشد سهم دفتریار نیز متعلق به سردفتر خواهد بود.
ماده ۳۲- هرگاه دفتریار زائد بر یک نفر باشد حقوق او به عهده سردفتر است.
عالیست بهترین باشید همیشه ⚘
سلام بر قرار و برفراز باشید