دستور العمل نحوه صدور سند مالکیت جدید و تکلیف دفاتر اسناد رسمی به هنگام نقل و انتقال از سوی ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور صادر شد.
در اجرای تکلیف قانونی مقرر در بند ب ماده ۱۳ قانون بودجه سال ۱۳۸۹ و در راستای ارتقاء ضریب امنیت وتکمیل بانک جامع اطلاعات املاک و کاداستر، پیشگیری از جعل و ایراد خدشه به اسناد مالکیت صادره ، ارائه خدمت بهینه توام با سرعت ، دقت و کیفیت به شهروندان، صدور سند مالکیت جدید تک برگ توسط کلیه واحدهای ثبتی الزامی گردیده است.
لذا معاونین، مدیران ستادی و استانی مکلفند هم زمان با اجرای نرم افزار مربوط و صدور سند جدید برای فرآیند تفکیک املاک زیر ساخت لازم جهت تحقیق این امر را برای تمامی فرآینهای املاک، در کلیه واحدهای ثبتی سراسرکشور فراهم نمایند.
ماده ۱- در هر واحد ثبتی کار گروهی متشکل از رئیس یا معاون اداره و یک خبره ثبتی و یکی از کارشناسان مسلط به امور فناوری اطلاعات و کاداستر به منظور راهبری برنامه های نرم افزاری تشکیل می گردد.
کارگروه استانی متشکل از مدیر کل یا معاون وی و یک خبره ثبتی و یکی از کارشناسان مسلط به امور فناوری اطلاعات و کاداستر خواهد بود که مسئولیت راهبری برنامه‌های نرم‌افزاری واحدهای تابعه را عهده‌دار می‌باشد و کمیته تغییرات سازمان متشکل از مدیران کل املاک، کاداستر و توسه فناوری اطلاعات پاسخگوی مشکلات استانها می‌باشد.
تبصره – در صورت بروز هرگونه ابهام و اشکال در نرم افزار و به منظور پیشگیری از اعمال متفاوت و ایجاد رویه واحد لازم است ، مراتب از طریق کارگروه شهرستان جهت رفع نقص به کارگروه استانی منعکس و چنانچه کارگروه استانی قادر به رفع ابهام نباشد مراتب به اداره کل امور املاک اعلام تا موضوع در کمیته تغییرات مطرح و ارئه طریق گردد.
ماده ۲- در رابطه با تفکیک املاک ، پس از گواهی مطابقت نقشه تفکیکی با محل و سند مالکیت و تولید نقشه در محیط گرافیکی وتهیه صور تجلسه تفکیکی و اخذ گواهی های لازم ، در صورتی که مالک یک نفر باشد ضمن الحاق پارکینگ و انباری مطابق بادرخواست مالک ، سند دفترچه ای باطل و برای هر قطعه مفروزی سند جدید صادر می‌گردد.
تبصره – چنانچه مالک بیش از یک نفر باشد و قصد تنظیم تقسیم نامه رسمی داشته باشد پس از انعکاس مفاد صورت جلسه تفکیکی در قسمت ملاحظات سند دفترچه ای ، مراتب جهت تنظیم تقسیم نامه به دفتر خانه ارسال خواهدشد . سردفتر مکلف است پس از تنظیم تقسیم نامه ضمن درج موضوع در سند ، درخواست متقاضی را همراه با تقسیم نامه و لاشه سند و فیش واریز بهاء سند جدید به واحد مربوط ارسال نماید.
ماده ۳ – رؤسای واحدهای ثبتی مکلفند پس از صدور سند جدید ، هرگونه اقدام بعدی اعم از تجمیع ، افراز ، واصلاح رابه صورت سیستمی انجام دهند.
تبصره – نظر به اینکه مطابق ماده ۱۰ قانون تملک آپارتمان مصوب سال ۴۳ با اصلاحیه های بعدی آن، خریدار آپارتمان به قدرالسهم از اعیان ، مالک عرصه می باشد و حقی برای مالک اولیه باقی نخواهد ماند ، لذا تأکید می گردد به هنگام تفکیک آپارتمان از تخصیص باقیمانده پلاک برای عرصه و سایر مشاعات ونیز تخصیص پلاک فرعی برای پارکینگ ها و انباری ها، خود داری گردد.
ماده ۴- با توجه به تکلیف قانونی مقرر در ماده ۱۵۴ قانون ثبت و بند ۳۸۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی مبنی بر حصول اطمینان از ختم عملیات ثبتی، بمنظور احراز موضوع و نیز تکمیل بانک جامع اطلاعات املاک مقرر می دارد، برای آن دسته از املاک جاری که من بعد درخواست تفکیک می گردند، پس از ثبت ملک در دفتر املاک و صدور سند مالکیت، مبادرت به تفکیک ملک شود.
ماده ۵ – به منظور جلوگیری از وقوع اشتباه در تنظیم سند مالکیت ، لازم است بعد از تنظیم کلیه اقلام اطلاعاتی «پیش سند» تهیه و پس از اخذ گواهی از بایگانی و دفتر بازداشتی و ثبت در دفتر املاک و پرداخت وجوه، مبادرت به چاپ و صدور سند گردد.
تبصره – در صورتی که وکیل و یا نماینده قانونی مالک درخواست صدور سند نماید، قید مشخصات وکیل و یا نماینده قانونی مالک و نیز مشخصات نماینده شخصیت حقوقی در سند مالک الزامی است.
ماده ۶- در رابطه با آپارتمان هایی که دارای پارکینگ مشاعی می‌باشند، چنانچه قبلا در اسناد کلیه آپارتمانها ، حق استقرار خودرو قید شده، به همان نحو تحریر و از ذکر سایر مشاعات در سند خودداری گردد.
تبصره – چنانچه قبلا در سند آپارتمان حدود و مشخصات مفروزات، نظیر (انباری و پارکینگ) قید نشده باشد به هنگام صدور سند مالکیت جدید پس از ارائه نقشه ملک توسط مالک و تائید آن حدود اضافه گردد.
ماده ۷- به هنگام صدور سند، کلیه اقلام اطلاتی به وسیله سیستم چاپ خواهد شد و هرگونه دست نوشته به منظور توضیح یا رفع اشتباهات احتمالی ممنوع می‌باشد بوده وباعث مخدوش گردیدن سند خواهد شد.
تبصره – چنانچه سند در عین صدور ناقص و یا ناخوانا چاپ شود بنحوی که قابل استفاده نباشد، ضمن تنظیم صورت جلسه توسط متصدی صدور و تأیید مسئول امور مالی و مسئول دفتر املاک و رئیس واحد ثبتی، سند مذکور به مهرابطال ممهور و اوراق باطله هر سه ماه بک بار از طریق استان به اداره کل امور املاک فرستاده شود.
ماده ۸- در صورتی که سند تک برگ بعد از صدور و تسلیم به مالک، مفقود گردد و یا اینکه بدلیل ریختن جوهر یا سوختگی و یا پارگی و یا جهات دیگر، قابل استفاده نباشد، مطابق ماده ۱۲۰ آئین نامه قانون ثبت سندالمثنی صادر و موضوع در قسمت شماره سریال درج و سند جدید به مهرالمثنی ممهور می‌گردد.
تبصره – در موارد مذکور در تبصره ۵ ماده ۱۲۰ آئین نامه قانون ثبت، و نیز در مواردی که به لحاظ پر شدن قسمت نقل و انتقالات سند تک برگ، امکان درج انتقال جدید وجود نداشته باشد، سند مالکیت تعویض می‌گردد.
ماده ۹– اسناد جدید که از طریق پست ارسال می گردد، در صورت گواهی مأمور پست مبنی بر عدم شناسایی آدرس اعلام شده و یا عدم دسترسی به مالک، سند به واحد ثبتی مربوط اعاده و تا مراجعه مالک و یا نماینده قانونی و یا قائم مقام وی تحت نظر رئیس اداره نگهداری می‌شود.
ماده ۱۰- در صورت وقوع بیع، سر دفتر مکلف است ضمن درج معامله در سند، آن را به همراه خلاصه معامله و در خواست خریدار و رسید هزینه‌های مربوط، جهت ضبط در سوابق و صدور سند جدید، به واحد ثبتی ارسال و رسید مدارک را به متقاضی تحویل نماید.
تبصره – در رابطه با انتقال قسمتی از ملک، تعویض سند فروشنده ضرورت ندارد، مگر اینکه به لحاظ پر شدن قسمت نقل و انتقالات سند، امکان درج انتقال جدید وجود نداشته باشد.
ماده ۱۱- متصدی تحریر سند مکلف است کلیه اقلام اطلاعاتی مندرج در سند مالکیت را دقیقا در بانک اطلاعات املاک درج و سپس در سند منعکس نماید.
ماده ۱۲- در کادر مربوط به مشخصات ملک «مندرج در سند مالکیت» رعایت نکات زیر ضروریست:
-
در ردیف اول: چنانچه ثبت شهرستان مربوط فاقد ناحیه بندی است، در مقابل کلمه «ناحیه» خط تیره گذاشته خواهد شد.
-
در ردیف چهارم: چنانچه ملک دارای، سمت و طبقه باشد، ونیز چنانچه مجتمع دارای چندین بلوک و برای بلوک‌های آن شماره تعیین شده باشد شماره بلوک، سمت و طبقه در محل پیش بینی شده درج می شود و در غیر اینصورت با خط (-) مشخص گردد.
-
در ردیف پنجم: تاریخ ثبت ، شماره دفتر املاک، شماره صفحه و شماره ثبت ملک، «پس از انجام گواهی‌های لازم و اخذ اطلاعات از دفتر املاک» و تائید پیش سند، در قسمت پیش بینی شده درج می گردد.
-
در ردیف ششم: نرم افزار مربوط در خصوص کاربری ملک تعداد ۱۲۵ وضعیت را پیش بینی نموده. لذا در مقابل عبارت کاربری یکی از حالات خانه ، آپارتمان، زمین، زمین محصور و… درج و در مقابل عبارت وضعیت خاص، یکی از حالات عرصه، اعیان، عرصه و اعیان درج می شود. ودر انتهاء سطر بهاء ملک مطابق با برگ ارزیابی و یا سند انتقال قید می‌گردد.
-
در ردیف هفتم: مقابل عبارت «نوع و میزان مالکیت» چنانچه مالکیت مورد نظر مشاعی است میزان سهم مالک از کل سهام درج والا عبارت ششدانگ قید خواهد شد. همچنین در قسمت شماره سریال پس از وارد کردن شماره سریال چاپی سند و انتخاب یکی از حالات «اصلی ، المثنی ، تعویضی»، شماره سریال به همراه نوع سند از بانک اطلاعات املاک فراخوان و در سند درج می‌گردد.
-
در ردیف هشتم: درج دقیق نشانی ملک و کد پستی محل وقوع ملک الزامی است.
ماده ۱۳ – در محل پیش بینی شده در سند مالکیت جهت درج مشخصات مالک، چنانچه منشاء مالکیت به موجب یکی از عقود قانونی و بر اساس معامله رسمی صورت گرفته باشد، نوع عقد و شماره سند رسمی در قسمت «مستند مالکیت» درج گردد. و هر گاه موجب صدور سند مالکیت قوانین خاص نظیر (مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون ثبت و مواد ۱۴۰، ۱۳۳ و ۱۶۸ برنامه سوم و چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و موارد مشابه) باشد. علت مذکور در این قسمت درج خواهد شد. ضمنا با توجه به اینکه سوابق ثبتی فاقد شماره ملی اشخاص حقیقی و شناسه ملی اشخاص حقوقی می باشد لذا درج موارد مذکور حسب مورد الزامی است.
ماده ۱۴- در قسمت تصویر نقشه کاداستر ملک، درج نقشه ملک «حاوی طول اضلاع، مساحت، وضعیت مجاورین و مختصات نقشه» ونیز نقشه موقعیت کلی ملک و نحوه استقرار در کل پلاک، مطابق با استاندارد کاداستر الزامی است. ضمن اینکه انعکاس نقشه ملک و یا قطعه تفکیکی و درج مختصات جغرافیایی درسند، به منزله مطابقت آن با نقشه کاداستر است. و چنانچه به دلیل اختلاف، انطباق نقشه ثبتی با نقشه کاداستر در مرحله صدور سند امکان پذیر نباشد، نقشه ملک با خط مشکوک در نقشه کاداستر منعکس و سند مالکیت مطابق باحدود ثبتی موجود صادر و موضوع جهت رفع اختلاف مورد رسیدگی قرار گیرد.
تبصره – در قسمت بارکد مجموعه ۱۸ رقمی حاوی شماره صفحه دفتر املاک، شمارنده، شماره دفتر املاک، سری دفتر، بخش، کد واحد ثبتی و استان، در قالب خطوط بارکد توسط سیستم درج می‌گردد و در قسمت شناسه ملی جغرافیایی املاک و مستغلات (جام )، مجموعه ۲۳ رقمی حاوی طول و عرض جغرافیایی (x , y)، محدوده جغرافیایی (zone)شماره بلوک ، طبقه و واحد توسط سیستم درج خواهد شد.
ماده ۱۵- در پشت سند تک برگی، قسمتی جهت درج ملاحظات، حدود، حقوق ارتفاقی و انتفاعی و سایر توضیحات با قابلیت پنجاه سطر در نظر گرفته شده است. بدیهی است چنانچه احیانا در موارد خاص قسمت پیش بینی شده جهت درج حدود و موارد فوق کافی نباشد موارد مرتبط قید و اضافه گردد. «حدود ملک به شرح مندرج در دفتر املاک می با شد» و در اینگونه موارد در صورت در خواست مالک متن حدود تهیه و پس از تأیید در اختیار وی قرار می‌گیرد.
تبصره ۱ – در صورتی که مورد تفکیک آپارتمان و دارای منضمات مفروزی من جمله پارکینگ و انباری باشد ، درج مشخصات و موقعیت مکانی آن ذیل حدود آپارتمان الزامی است و حدود سایر منضمات ملک، حقوق ارتفاعی ، حقوق انتفاعی و توضیحات مرتبط به ملک بعد از حدود و مشخصات درج خواهد شد.
تبصره ۲- در مرحله صدور سند جدید ، کلیه محدودیتهای قبلی نظیر « اسناد رهنی که تا کنون فک رهن نشده و بازداشتهایی که رفع بازداشت نشده » ذیل حدود، درج می‌شود.
ماده ۱۶ – پس از درج مشخصات رئیس واحد ثبتی صادر کننده سند، هولوگرام امنیتی الصاق خواهد شد. در صورتی که سند توسط معاون و یا مسئول دفتر املاک امضاء می‌گردد، درج مشخصات امضاء کننده و سمت وی الزامی است.
ماده ۱۷ – در کادر مختص به محدودیتها و انتقالات، قسمتی جهت اعمال محدودیتها نظیر «بازداشت اصل و مازاد»، «رهن»، «اجاره» و موارد دیگر پیش بینی شده است و قسمتی جهت درج «انتقالات رسمی» در نظر گرفته شده است.
بدیهی است درج سابقه بازداشت و رفع بازداشت ملک در سند توسط واحد ثبتی و نیز درج سابقه عقود منعقده مربوط به ملک نظیر (بیع ، رهن ، اجاره بیش از سه سال) توسط دفاتر اسناد رسمی به وسیله سیستم صورت خواهد گرفت، لکن تا تجهیز کامل واحدهای ثبتی و دفاتر تابعه به سیستم مربوط، اقدامات مذکور به وسیله مهر با نقوش (نمونه زیر) حسب مورد انجام گردد.
مسئولیت حسن اجرای این دستورالعمل برعهده معاونین محترم، مدیران محترم کل استانها و دفتر بازرسی و پاسخگوئی به شکایات خواهد بود.
این دستور العمل مشتمل بر یک مقدمه و ۱۷ ماده و ۱۱ تبصره در تاریخ هفدهم خرداد ماه یک هزار و سیصد و هشتاد و نه به تصویب رسید.
=> راهنمای ارسال درخواست صدور سند مالکیت از دفاتر اسناد رسمی به واحدهای ثبتی <=
– احمد تویسرکانی
– معاون رئیس قوه قضائیه
– رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
